Autonummering vastleggen

Je richt per onderdeel de autonummering in, zodat Small Business gegevens automatisch nummert als je deze toevoegt. De autonummering van organisaties richt je altijd in. De autonummering van andere onderdelen is afhankelijk van de instellingen:

• Als personen en organisaties in dezelfde reeks worden genummerd, richt je de autonummering van personen niet in.
• Als de nummering van organisaties ook geldt voor bijvoorbeeld gekoppelde inkoop- en verkooprelaties, richt je de autonummering hiervan niet in.

Voorbeeld:

Je wilt dat Small Business nummers toekent in de serie P000010 tot en met P999990, waarbij je telkens met een stap van 10 omhoog wilt. Je stelt de autonummering als volgt in:

• Voorloopgedeelte: P
• Startwaarde: 10
• Stapgrootte: 10
• Totale lengte:  7

  De nummering verloopt dan als volgt: P000010, P000020, P000030, enz.

Je kunt autonummering gebruiken voor de volgende onderdelen in Small Business :

• Inkooprelatie
• Nummer offerte
• Ordernummer (verkoop)
• Organisatie
• Pakbonnummer
• Persoon
• Verkooprelatie

In de eigenschappen van de autonummering stel je in of je standaard gebruik wilt maken van de autonummering. Vervolgens kun je ook aangeven of de gebruiker mag afwijken van de voorgestelde nummering en of Small Business het toegekende nummer in een melding moet weergeven.

Autonummering vastleggen:

In dit voorbeeld bekijk je de autonummering voor nieuwe organisaties.

1. Ga naar: Small Business / Beheer / Autonummering.

   Small Business toont de weergave met de gegevens waarvoor je autonummering kunt instellen.

2. Open de eigenschappen van de autonummering.

   Voorbeeld: Voorloopgedeelte

Wil je de nummering van personen bijvoorbeeld altijd met een P laten beginnen, dan vul je in het veld Voorloopgedeelte een P in. Wil je de nummering van organisaties bijvoorbeeld altijd met een O laten beginnen, dan vul je in het veld Voorloopgedeelte een O in.

1. Vul in het veld Startwaarde het eerste getal in van de nummerreeks die je wilt gebruiken.

   De lengte van de startwaarde is afhankelijk van de waarde in het veld Totale lengte en of je een voorloopgedeelte hebt ingevuld. Vul je niet het maximaal aantal posities in, dan wordt links aangevuld met nullen.

   Voorbeeld: Lengte van de startwaarde

   heb je in het veld Totale lengte de waarde 4 ingevuld en in het veld Voorloopgedeelte een P ingevuld, dan is de startwaarde maximaal 3 posities. Heb je in het veld Totale lengte de waarde 8 ingevuld en in het veld Voorloopgedeelte de waarde 08, dan is de startwaarde maximaal 6 posities.

   Vul je bijvoorbeeld in het veld Startwaarde de waarde 1 in en in het veld Totale lengte de waarde 3, dan wordt de nummering links aangevuld met nullen. Het eerste nummer wordt dan 002.

   Vul je bijvoorbeeld in het veld Startwaarde de waarde 1 in en in het veld Totale lengte de waarde 4 en in het veld Voorloopgedeelte vul je de waarde P in, dan wordt de nummering eerst het voorloopgedeelte geplaatst en vervolgens wordt daarna aangevuld met nullen. Het eerste nummer wordt dan P002.

2. Wijzig eventueel de stapgrootte met een getal waarmee het nummer moet worden opgehoogd. Standaard wordt een stapgrootte van 1 gehanteerd.

   Voorbeeld: Stapgrootte

   Vul je in het veld Stapgrootte de waarde 10 is en de startwaarde van de nummering is 10000, dan wordt het eerste nummer 10010, het tweede nummer 10020, het derde nummer 10030, etc.

3. Vul het aantal posities in dat totaal gebruikt mag worden voor de nummering. De maximale totale lengte van een nummer is 9 posities.
4. Vink Standaard autonummering gebruiken aan om de autonummering standaard toe te passen. Je kunt eventueel nog afwijken door het veld Autonummering in de betreffende functie uit te vinken. Dat is alleen toegestaan als je het veld Gebruiker mag afwijken hebt aangevinkt.
5. Vink Gebruiker mag afwijken aan als gebruikers af mogen wijken van de automatische nummering. Zij mogen dan in plaats van de autonummering handmatig een nummer toekennen. Dit geldt niet voor alle gegevens, maar bijvoorbeeld wel voor nieuwe organisaties of personen.
6. Vink Gegenereerd nummer melden aan om het automatisch gegenereerde nummer te melden. Deze melding verschijnt aan het einde van de wizard van het toevoegen van een gegeven.
7. Klik op: OK.