Gegevens importeren in Profit
Je kunt gegevens in Small Business importeren vanuit een extern bestand. Hierbij past Small Business de controles toe die ook gelden bij handmatige invoer.
Beschrijving
Je kunt via de importfunctionaliteit grote hoeveelheden data in één keer importeren. Voor elke tabel (Organisaties/Personen, Medewerkers, Grootboekrekeningen, etc.) gebruik je een aparte importfunctie. Bepaalde importfuncties zijn alleen geschikt voor het toevoegen van nieuwe gegevens (die nog niet in Small Business zijn vastgelegd) en andere voor het wijzigen van bestaande gegevens. Er zijn ook importfuncties die deze functionaliteit combineren.
Je voert de import altijd uit op basis van een importdefinitie die je zelf samenstelt. In de importdefinitie geef je de relatie aan tussen de velden in het importbestand en de velden in Small Business. Ook bevat de importdefinitie algemene informatie over het te importeren bestand, zoals de bestandsindeling. Je kunt alleen ASCII-bestanden (bijvoorbeeld .TXT of .CSV) importeren.
Let op:
De servers van AFAS worden 's nachts gereboot in verband met de installatie van software-patches, Profit Patches en andere onderhoudswerkzaamheden. Hierdoor wordt een eventueel lopende import afgebroken.
Wij raden daarom aan om voor importacties 's nachts de tool AFAS Remote te gebruiken. De werking hiervan wordt niet beïnvloed door het rebooten van terminal servers.
Tijdens de import zal Small Business de volgende controles (validaties) uitvoeren:
- Controle op basis van importdefinitie
Small Business controleert of het importbestand geïmporteerd kan worden op basis van de importdefinitie. Deze controle kun je ook apart uitvoeren, zonder gegevens te importeren. Small Business zal onder andere foutmeldingen geven als gegevens ontbreken of als gegevens niet het juiste formaat hebben.
- Controle bij het toevoegen of wijzigen van gegevens
Small Business past de controles toe die ook gelden bij handmatige invoer.
Small Business importeert gegevens die geen fouten opleveren tijdens de validatie.