Personen samenvoegen

Let op: 

Deze functie is niet bedoeld voor overnames of fusies van bedrijven en voor contactpersonen die uit dienst gaan. Het gaat om het samenvoegen van personen en personen die in wezen altijd één zijn geweest en die door gebruikersfouten of door fouten in de conversie meerdere keren in Profit voorkomen.

Na het samenvoegen gaat de historie van de bron verloren!

Het kan voorkomen dat door fouten in de conversie of door gebruikersfouten een persoon meerdere keren voorkomt in Small Business. Door middel van het samenvoegen worden (onderliggende) gegevens van de bron, die niet voorkomen bij het doel, overgenomen naar het doel. De bron komt dan te vervallen en de persoon komt eenmaal voor.

Voorbeeld: 

Stel je hebt in Small Business enige tijd geleden persoon A aangemaakt. Je collega heeft dezelfde persoon later ook toegevoegd als nieuwe persoon B, met bijvoorbeeld een nieuw rekeningnummer. De gegevens van persoon A moeten echter op één plek geregistreerd worden, anders is de administratie niet meer betrouwbaar. Bij het samenvoegen is  persoon A het doel en persoon B de bron. De brongegevens komen na het samenvoegen te vervallen. Persoon B is dan verdwenen, maar het nieuwe rekeningnummer vind je terug bij persoon A.

Beschrijving

Voorwaarden voor het samenvoegen van personen:

• Personen moeten van hetzelfde geslacht zijn, of het doel heeft geslacht Onbekend.
• De geboortedatum mag niet wijzigen als het doel een medewerker is.
• Personen mogen niet beide gegevens van hetzelfde type hebben, bijvoorbeeld allebei Cliënt IB of Medewerker zijn.
• De personen mogen geen verschillende Burger Service Nummers (BSN) hebben.

  Let op:

  De veldwaarden van vrije inrichting worden bij het samenvoegen niet overgenomen.

De volgende gegevens worden volgens deze methoden overgenomen:

• Velden. Een veld wordt alleen overgenomen als het veld bij de doelpersoon leeg is.
  Als  het om een groep velden gaat (zoals bijvoorbeeld Naam) dan wordt de groep alleen overgenomen van de bron als alle velden in de groep bij het doel leeg zijn of de velden die wel gevuld zijn, hetzelfde zijn als de bron.
• Een type van een bron wordt alleen overgenomen als het type niet voorkomt bij het doel. Als ze bij beide voorkomen wordt de hele samenvoegactie geannuleerd. Overweeg om eerst de specifieke typen samen te voegen (voor zover de samenvoegfunctie beschikbaar is: Verkooprelaties/debiteuren samenvoegen of Inkooprelaties/crediteuren samenvoegen).
• Als een type telecommunicatie niet voorkomt bij de bron maar wel bij het doel dan wordt het communicatiegegeven overgenomen.
• Een persoon kan contactpersoon zijn bij meerdere organisaties (in de weergave CRM / Organisaties/personen / Contacten getoond als ‘Persoon bij organisatie’). Als de bron-persoon contactpersoon is bij een organisatie, wordt dit alleen overgenomen naar het doel-persoon als daar de combinatie persoon-organisatie nog niet bestaat. Het veld Organisatorische eenheid wordt nooit overgenomen.
• Dossieritems worden allemaal overgenomen van de bronpersoon naar de doelpersoon.
• Verbanden worden ook overgenomen als deze nog niet voorkomen bij het doel.

Samenvoegen personen

Bij het samenvoegen is het doel leidend als dezelfde gegevens (bv. naam en telefoonnummer werk) gevuld zijn bij de bron en het doel. Alle onderliggende gegevens en koppelingen zullen worden overgenomen door het doel als deze bij het doel nog niet bestaan.

Samenvoegen:

1. Ga naar: Small Business / CRM / Samenvoegen organisatie/persoon.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de bron.
4. Selecteer het doel.
5. Selecteer de manier van samenvoegen:
   • Direct samenvoegen: als je maar één bron en één doel wilt samenvoegen kun je beter deze optie selecteren.
   • Toevoegen aan lijst, later samenvoegen: hier kun je voor kiezen als je veel gegevens wilt samenvoegen. Je kunt de actie dan 's avonds starten. Als je deze optie kiest, selecteer je op het moment dat je werkelijk wilt gaan samenvoegen de regels die je wilt samenvoegen en klikt op de actie Samenvoegen. Daarna worden de organisaties en personen samengevoegd.
6. Klik op: Voltooien.

   Als je zojuist Direct samenvoegen hebt geselecteerd, worden de bron en het doel nu samengevoegd. Als er fouten zijn geconstateerd krijg je daar nu een melding van. Los de fouten op en start het 'Samenvoegen' nog een keer.

   Als je zojuist Toevoegen aan lijst, later samenvoegen hebt aangevinkt, zie je in de weergave nu een nieuwe regel met de geselecteerde bron en het doel.

7. Klik op: Nieuw.

   Je kunt nu meer regels toevoegen.

8. Selecteer de regels.
9. Klik op de actie: Samenvoegen.

   Je krijgt nu een melding. Als je veel regels hebt geselecteerd, kan het zijn dat het samenvoegen veel tijd in beslag neemt.

10. Klik op: OK.

    Nu worden de gegevens samengevoegd.

Zie ook

• Overgenomen velden bij samenvoegen personen

Overgenomen velden bij samenvoegen personen

De volgende gegevens worden overgenomen.