Adressen

Je hebt adresgegevens van de relaties nodig om met ze te kunnen communiceren en ze te kunnen bezoeken.

In Small Business leg je adressen vast bij personen, organisaties én op het tabblad Contacten bij personen en organisaties. Small Business kent verschillende typen adressen. Een persoon heeft bijvoorbeeld een (privé)adres en een postadres. Een organisatie heeft een (werk)adres en een postadres.

Beschrijving

Je beschikt standaard over een tabel met Nederlandse postcodes en de bijbehorende plaatsnamen. Als je een Nederlandse postcode invult, verschijnt automatisch de gekoppelde plaatsnaam.

Een adres wordt automatisch opgeslagen in een centrale adressentabel. In deze tabel staan zowel woonadressen als postbusadressen. Alle organisaties en personen met hetzelfde adres zijn gekoppeld aan één adres in de adressentabel. Deze aanpak verhoogt de consistentie van de adresgegevens die je in Small Business vastlegt. Als tijdens het toevoegen van een adres blijkt dat het al voorkomt in de tabel wordt de organisatie of persoon toegevoegd aan het adres.

Als een organisatie of persoon verhuist koppel je een nieuw adres. Je kunt dit adres al ruim van te voren vastleggen omdat je een ingangsdatum invult. Het oude adres blijft beschikbaar op het tabblad Adreshistorie. De historie van een adres wordt bewaard omdat je bijvoorbeeld in facturen het adres vastlegt. Dit adres is gekoppeld aan het adres bij de organisatie en mag niet veranderen. Ook kun je via de adreshistorie nagaan of een brief eventueel aan een verkeerd adres is verstuurd.

Dit onderwerp heeft geen betrekking op e-mailadressen en internet-adressen etc. Deze gegevens vallen in Small Business onder de communicatiegegevens, net als telefoon- en faxnummers.

Verhuizing vastleggen of Adres corrigeren in Profit Windows

Als je een adres wilt wijzigen dan kun je een verhuizing vastleggen of een adres corrigeren.

  • Verhuizing: als een organisatie of persoon op een bepaalde datum van adres A naar adres B gaat. Bij een verhuizing krijg je de mogelijkheid een of meerdere organisaties of personen, die van dat adres gebruik maken, mee te verhuizen. Daarnaast heb je de mogelijkheid om alleen het bezoekadres te verhuizen en het postbusadres uit te sluiten. De volledige adreshistorie blijft hierbij behouden.
  • Correctie: als je een spel- of andere fout in een adres wilt aanpassen. Een correctie werkt direct door naar alle organisaties en personen die aan dit adres gekoppeld zijn. Je kunt hier geen selectie opgeven.

    Voorbeeld: 

    Je voegt EnYoi ICT Software toe als organisatie. Hun adres is Philipsstraat 9 in Leusden. In plaats van 9 heb je per ongeluk 6 ingevuld. Philipsstraat 6 is het adres van Het Accountantskantoor. Ook zij zijn een klant.

    Je moet het adres van EnYoi ICT Software nu wijzigen door een verhuizing vast te leggen. Hierbij selecteer je alleen EnYoi en niet het accountantskantoor!

    Als je kiest voor adres corrigeren wordt elke organisatie en persoon die aan het adres is gekoppeld automatisch aangepast. Als je dit doet zal bij Het Accountantskantoor het adres ook aangepast worden van 6 in 9, dat wil je niet!

Werkwijze

Zie ook