Mutaties importeren

Je bespaart veel tijd door financiële mutaties te importeren. Dit kunnen mutaties uit een ander pakket zijn, of uit een andere omgeving in Small Business. Je kunt zowel de beginbalans als andere mutaties importeren via Small Business / Inrichting / Import grootboek / Financiële mutatie.

In dit onderwerp staan de belangrijkste aspecten van importeren van financiële mutaties. Als je niet bekend bent met de importfunctionaliteit, lees je eerst de algemene toelichting.

Verkoopmutaties / verkoopfacturen

Als je financiële mutaties importeert is het technisch gezien geen factuur en dus niet zichtbaar bij de verkooprelatie op het tabblad Facturen. De factuur is immers in een ander software pakket gemaakt. De geïmporteerde financiële mutaties kun je gebruiken om de financiële afhandeling in Small Business te doen. De geïmporteerde financiële mutaties vind je alleen terug bij de verkooprelatie op het tabblad Mutaties.

Importvolgorde

Je importeert mutaties in de juiste volgorde:

• Beginbalansboekingen
• Inkoopboekingen
• Verkoopboekingen
• Bankboekingen
• Overige

Let op:

Je importeert dus eerst de inkoop- en verkoopboekingen en daarna de bankboekingen. Hierdoor blijven de openstaande posten (o.b.v. de inkoop- en verkoopboekingen) niet ten onrechte open staan.

Gebruik per dagboek een apart importbestand.

Regels per journaalpost

Het importbestand zal meestal meerdere journaalposten bevatten. Daarom moet Small Business kunnen bepalen welke regels bij één bepaalde journaalpost horen. De boekingsregels van een journaalpost moeten direct onder elkaar staan. Small Business beoordeelt de te importeren regels op basis van de volgende gegevens:

• Dagboek
• Boekingsdatum
• Journaalpostnummer
• Boekstuknummer

Als één van bovenstaande gegevens wijzigt, ziet Small Business dit als het begin van een nieuwe journaalpost. Door een correcte sortering van de regels voorkom je, dat Small Business tijdens het importeren regels afkeurt.

Gebruik de volgende sortering:

• Inkoop- en verkoopjournaalposten

  Sorteer deze op journaalpostnummer / journaalpostvolgnummer.

  Deze sortering kun je bijvoorbeeld gebruiken voor het importeren van financiële mutaties uit een andere omgeving van Small Business. Als deze velden niet aanwezig zijn in het importbestand, dan houd je de volgende volgorde aan voor facturen:

  • 1e regel: Debiteur of crediteur met het gehele factuurbedrag
  • 2e regel: omzet- of kostenrekening met het omzet- of kostenbedrag
  • 3e regel: BTW bedrag

  Let op: 

  Small Business gaat ervan uit dat een factuur altijd begint met de debiteur of crediteur. Het is dus zeer belangrijk dat je bovenstaande volgorde aanhoudt voor de facturen.

• Overige journaalposten

  Sorteer deze op journaalpostnummer. Als geen journaalpostnummer aanwezig is in het importbestand, sorteer je op boekstukdatum / boekstuknummer.

  Let op: 

  De eventuele teller die aan het betreffende dagboek gekoppeld is, gebruikt een import niet. Houdt dus rekening met dat als je importeert op een dagboek, waar je ook handmatige boekingen in boekt, Small Business de telling van deze teller niet ophoogt door een import.

Journaalpost met BTW in twee regels importregel

De journaalpost ziet er bijvoorbeeld als volgt uit:

Je vinkt de importoptie Btw-bedrag in dezelfde regel aan.

Journaalpost als één importregel

Elke importregel bevat een volledige journaalpost, bijvoorbeeld:

Je vinkt de volgende importopties aan:

• Btw-bedrag in dezelfde regel
• Tegenrekening in dezelfde regel

Je kunt de tegenrekening ook opgeven als Vaste waarde in de importdefinitie. Small Business boekt de journaalposten dan tegen op deze rekening. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn voor het inlezen van beginbalansmutaties.

Debiteur-, crediteur- en rekeningnummers

In een importbestand met financiële mutaties mogen de rekeningnummers van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren in één kolom, twee kolommen of drie kolommen staan. Je geeft dit aan in de importoptie Afhandeling rekeningen.

• Rekeningnummers in één kolom

  Als je de rekeningnummers van grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren in één kolom hebt staan, dan moet duidelijk gemaakt worden of het rekeningnummer een grootboekrekening, een debiteur of een crediteur is. Je hebt hiervoor twee mogelijkheden:

  • Het rekeningkenmerk staat in een aparte kolom in het importbestand. Gebruik hierbij de volgende waarden:

    G = Grootboekrekening

    D = Debiteur

    C = Crediteur

  • Small Business bepaalt het kenmerk automatisch, als je de importoptie Rekeningkenmerk automatisch bepalen aanvinkt. Je kunt deze optie alleen gebruiken als je aparte nummerreeksen hanteert voor de grootboekrekeningen, debiteuren en crediteuren. Deze nummerreeksen mogen elkaar niet overlappen.
• Rekeningnummers in twee kolommen

  Het importbestand bevat één kolom voor grootboekrekeningnummers en één kolom voor debiteur- en crediteurcodes. Voor de debiteur- en crediteurcodes voeg je een kolom toe met de codes D of C of je laat het rekeningkenmerk automatisch bepalen.

• Rekeningnummers in drie kolommen.

  Omdat de nummers in aparte kolommen staan is een verdere specificatie niet nodig.

Vervaldatum automatisch berekenen

Het veld Vervaldatum automatisch berekenen berekent de vervaldatum automatisch met de betaalvoorwaarde die is ingericht bij de debiteur.

Afwijkende betaalrekening

Het veld Afwijkende betaalrekening komt twee keer voor in de Importdefinitie.

• Afwijkende betaalrekening Type Geheel getal

  Dit veld zoekt het recordnummer (Rec.nr.) van de bankrekening die al bestaat in Profit. Als je het Rec.nr. al hebt, dan kan je het Rec.nr. in je importbestand gebruiken.

• Afwijkende betaalrekening Type tekst

  In dit veld kun je het IBAN-nummer invullen. Na de import van een financiële mutatie op de debiteur/crediteur wordt de bankrekening toegevoegd

Debet- en creditbedragen

De debet- en creditbedragen van mutaties mogen in één kolom of twee kolommen staan.

• Bedragen in één kolom. Als de bedragen in één kolom staan, dan geef je aan of het om debet- en creditbedragen gaat. Hierbij heb je de volgende mogelijkheden (selecteer de juiste waarde in de importoptie Afhandeling debet/credit):
  • Bedragkolom met teken

    De bedragkolom bevat een teken om het onderscheid tussen debetbedragen en creditbedragen aan te geven. Creditbedragen worden door een minteken (-) aangegeven. Dit minteken mag voor of achter het bedrag staan. Debetbedragen worden niet door een teken aangegeven of worden aangegeven door een plusteken (+). Als debetbedragen door een plusteken worden aangegeven moet het plusteken voor het bedrag staan.

  • Teken in aparte kolom

    Het importbestand bevat een kolom met bedragen en een aparte kolom met een aanduiding voor debet of credit. Selecteer Gebruik tekenkolom in de importoptie Afhandeling debet/credit. Vervolgens specificeer je de tekens die je gebruikt, bijvoorbeeld C en D.

• Bedragen in twee kolommen. Omdat het importbestand een aparte debetkolom en creditkolom bevat, hoef je de bedragen niet verder te specificeren.

Regels afgekeurd tijdens import

Het kan voorkomen dat Small Business het importbestand niet in één keer succesvol inleest. Als dit het geval is (Small Business constateert bijvoorbeeld fouten), dan importeer je het gehele bestand niet opnieuw. Small Business importeert correcte regels namelijk wel. De afgekeurde regels staan in een apart bestand. Je geeft de bestandslocatie van dit bestand op in de importdefinitie.

Let op:

Als je één journaalpost van meerdere regels importeert, dan moet deze altijd in evenwicht zijn. Als de import dan een fout op één regelt aangeeft, dan zal Small Business de volledige journaalpost niet importeren, omdat deze niet in evenwicht is.