Voorraadjournalisering bij niet-terugvorderbare btw (Ordermanagement)

Voorraadjournalisering is het verwerken van journaalposten op basis van voorraadhoudende ordermutaties. Profit boekt automatisch de journaalpost wanneer de voorraad van een voorraadhoudende artikel wijzigt. Het veld Datum boeking van de journaalpost wordt gevuld op basis van systeemdatum van de ordermutatie en niet de datum van bijvoorbeeld ontvangst of pakbon.

Je kunt als organisatie met niet-terugvorderbare btw te maken hebben. Je kunt ook Prorata vrijgesteld zijn voor inkoop. Je vindt hierover in een ander Helpartikel meer als het gaat om inkooporders en inkoopaanvragen. Hierbij is met name het exploitatiebedrag van belang voor het procuratieschema.

Bijvoorbeeld:

Btw-scenario Inkoop vrijgesteld

Dit richt je in Profit in voor Inkoop. Daarbij geldt het volgende met betrekking tot Btw vrijstelling bij inkoop van voorraadartikelen (zorg/onderwijs):

• De inkoopprijs van het artikel leg je vast exclusief btw. Eventuele korting verwerk je niet in de prijs en leg je apart vast.
• Voor de juiste bepaling van de voorraadwaarde bij je voorraadartikelen voeg je een vaste verrekenprijs inclusief btw en eventuele korting toe.
• Een afdeling bestelt voorraadhoudende artikelen, deze bestelling leg je vast via een verkooporder. De verkooporder zorgt voor de voorraadmutatie en de interne doorbelasting van de kosten naar de afdeling (vaak verbijzonderingsas Kostenplaats).
• In Profit Financieel zorg je ervoor dat de rekening Prijsverschil en de rekening Inkoop ook bij vrijgestelde (niet-terugvorderbare) btw met inkoop van voorraadartikelen in evenwicht is. Dit doe je door o.a. in de Ordermanagement-instellingen het veld Btw terug te vorderen in te stellen.

  Profit verwerkt dan zowel de voorraadwaarde als de inkoopwaarde voor voorraadartikelen inclusief btw. Hierdoor leidt in Profit Financieel de btw niet meer tot een restant op de rekening Inkoop en wordt het prijsverschil apart geboekt. Dit speelt met name in de zorg en het onderwijs waar vrijgestelde btw gangbaar is.

Video

Ordermanagement Omgeving instellen voor vrijgesteld

In de Ordermanagement-instellingen stel je in hoe Profit in het inkoopproces moet omgaan met btw te vorderen.

Hiervoor moet je de inrichting in Financieel voor niet-terugvorderbare btw (ook wel 'pro rata' of 'btw vrijgesteld') al hebben gedaan.

1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Voorraad.

   Standaard is deze ingesteld op Volgens instelling verbijzondering. Profit bepaalt hiermee de btw-code op grond van de inrichting op kostenplaats / project.

3. Vink Volgens instelling verbijzondering uit onder het kopje Btw-bepaling voorraadartikel bij inkoop.
4. Selecteer de btw-terugvorderingscode bij Btw-terugvordering om de btw in te stellen voor een voorraadartikel. Selecteer:
   • Niet terugvorderbaar als de voorraadartikelen in het magazijn komen en nog niet duidelijk is wie de afnemers zijn van deze artikelen.
   • Vrijgesteld - Hierbij kijkt Profit voor voorraadartikelen alleen naar de btw-codes voor inkoop met 0% btw te vorderen.
   • Volledig - Hierbij kijkt Profit voor voorraadartikelen alleen naar de btw-codes voor inkoop met 100% btw te vorderen.

   Dit veld in Ordermanagement is óók zichtbaar als je niet btw-vrijgesteld bent met inkoop met voorraadartikelen (voor eigen gebruik incl. workflow en procuratie). Dus ook als in de financiële Instellingen administratie / tabblad Btw, bij het kopje Btw te vorderen in het veld Verbijzonderingsas helemaal niets staat ingesteld.

   Als in de financiële Instellingen administratie Vrijgesteld staat ingesteld, moet je hierboven Vrijgesteld instellen.

Voorbeelden inkoopjournaalposten met niet-terugvorderbare btw vanuit Ordermanagement

Voorbeeld:

• Artikel ABC heeft een vaste verrekenprijs (VVP) van € 121, verkoopprijs € 0 en een inkoopprijs van € 100.
• Btw 21%.
• Er is op dit moment geen voorraad, Profit houdt wel voorraad bij.
• Voorraadjournalisering staat aan.
• Niet-terugvorderbare btw mét de ordermanagement-instelling is ingericht.
• De vaste verrekenprijzen zijn inclusief btw toegevoegd.

  Een inkooporder en verkooporder genereren geen journaalpost, want op het moment van de order vindt er geen goederenbeweging plaats.

In dit voorbeeld gaan we ervan uit dat de artikelgroepen op een bepaalde manier zijn ingericht voor niet-terugvorderbare btw. Raadpleeg de inrichting bij de artikelgroepen.

Bij bovenstaand voorbeeld, krijg je de onderstaande journaalposten.

Ontvangst:

Ontvangst van 1 artikel

Pakbon:

Factuur interne debiteur:

Na het uitleveren van het artikel wordt de pakbon gefactureerd naar de afdeling. Profit genereert twee journaalposten: de factuur en de kostprijsboeking. De factuur is altijd € 0, je wilt geen openstaande post bij de afdeling. De tweede journaalpost boekt de kosten van de uitgeleverde artikelen op een kostenrekening met bijhorende verbijzonderingscode/kostenplaats.

Factuur

Kostenboeking

Voorraad opboeken:

Bij handmatige voorraadboekingen (ook via import of UpdateConnector) ontstaat de volgende journaalpost:

Voorraad afboeken:

Bij handmatige voorraadboekingen (ook via import of UpdateConnector) ontstaat de volgende journaalpost:

Herwaardering voorraad:

Bij herwaardering van de voorraad (door bijvoorbeeld een prijswijziging van de verrekenprijs) ontstaat de volgende journaalpost:

De bedragen Debet en Credit kunnen ook andersom geboekt worden, dit is afhankelijk of de voorraadwaarde stijgt of daalt.

Confronteren zonder verschillen:

De volgende journaalpost ontstaat bij het boeken van de inkoopfactuur en deze te confronteren met ontvangst:

Confronteren met verschillen:

De volgende journaalpost ontstaat bij het boeken van de inkoopfactuur waarbij er een prijsverschil is en deze te confronteren met ontvangst:

Bij een prijsverschil boven de ingestelde marge in bijvoorbeeld inkooprelatieprofiel, boekt Profit twee journaalposten:

En