Uren boeken per week Matrix (nieuw)

Er is een nieuwe manier om in InSite snel via een matrix uren per week te boeken. Dit is vooral makkelijk voor medewerkers die langere tijd op dezelfde projecten boeken. Bij deze nieuwe manier is het niet meer nodig om de week te verwerken! Dat scheelt je weer een extra handeling en dus tijd!

Bekijk hier de Video van deze gave functionaliteit! (14:07)

Het nieuwe matrix boeken biedt:

• Het gemak van een Vaste lijst met projecten waarachter je de uren per dag in de week invult. Sneller kan niet. En de vaste lijst kun je zelf uitbreiden.
• Niet meer nodig om de week te verwerken tot enkelvoudige nacalculatieregels.
• Direct inzicht in wat je geboekt hebt aan de Totalen per dag en per week.
• Zowel uren als kosten boeken is mogelijk.

De oude methode stopt in de loop van 2023.

Dit moet je eerst inrichten.

Nacalculatie per week boeken InSite (matrix) (nieuw)

1. Open InSite.
2. Ga naar: Projecten / Matrix boeken.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

   

   Je ziet een lay-out met links de Vaste lijst met projecten waarop je snel uren kunt boeken voor de dagen van de week, die je in het midden ziet. Regels met geboekte uren met combinaties die nog niet op de Vaste lijst staan, zie je schuingedrukt. Deze kun je snel toevoegen met de actie die je ziet als je boven de regel klikt.

   

   Verlof en Verzuim zijn overigens nooit onderdeel van de vaste lijst. Lees hier meer over hoe verlof en verzuim getoond worden bij de integratie met HRM.

   De eerste dag van de week (zondag, maandag) wordt bepaald door de periodetabel week uit de projectinstellingen.

   Al eerder (via een andere methode) geboekte uren, zie je hier ook.

   Wat zie je in de Uren weergave? (Profit 5)

   Wat zie je in de Uren weergave?

   • Geel euroteken = gefactureerd
   • Groen vinkje = geaccordeerd
   • Geel uitroepteken = er is geboekt op afwijkende urensoorten; dit is mogelijk als Urensoort tonen aan staat.
     = bij de Flex-activering: er zijn meerdere declaraties geboekt. (Profit 5)
   • Rood uitroepteken = afgekeurde uren

     

   • Helemaal rood = er is een foutmelding, controleer dit in de cel
   • Klik op de details van de boeking - daar zie je ook de status.

     

     - Details met status:

     

   Dikgedrukte urenboeking = deze boeking bestaat uit een of meer andere boekingen. Mogelijkerwijs afkomstig uit een ander boekingsmethode. Hiervan kun je de details zien in een pop-up.

   Wat zie je in de Kalender?

   Wat zie je in de Kalender?

   • Groen balkje onder het aantal uren = je hebt op deze dag het maximale aantal uren geboekt.
   • Grijs gearceerd = afgesloten

     

   • Rode punt bij dag = uren zijn afgekeurd, de week is daarbij gelijk ook weer opengezet

     

     In de Uren weergave zie je bij de afgekeurde boeking een rood uitroepteken.

   • Je kunt ook eenvoudig uitzoomen, en een maand selecteren, zodat je snel naar een andere datum kunt.

   Zie ook: Snel navigeren in de datumselectie-tool.

   In de boekingslay-outs voor de boekingslay-outs voor het kalender- en stapelboeken en het nieuwe matrix uren boeken per week kun je snel navigeren in de datumselectie-tool.

   Deze heb je dus tot je beschikking in:

   • Uren boeken per week InSite voor kalender- of stapelboeken.
   • Voor matrix boeken in InSite: Uren boeken per week InSite (Matrix).

   Navigeer snel naar een datum in een ander jaar:

   1. Klik in de kalender op de kop. Bijvoorbeeld op 'Oktober 2021'.

      De kop gaat naar een hoger niveau: jaren.

   2. Selecteer een ander jaar.

      Je ziet vervolgens de maanden in dat jaar.

   3. Selecteer een maand.

      Je ziet de dagen in die maand.

   4. Selecteer een dag.
   5. Vervolgens kun je links je uren boeken op die dag.
3. Klik eventueel op: Nieuwe regel om een project toe te voegen aan de Vaste lijst. Afhankelijk wat er is ingesteld, krijg je te vullen velden. Project en Werksoort zijn verplicht.

   Bij de Flex-activering zijn Plaatsing en Werksoort verplicht. (Profit 5)

4. Sorteren: Klik in de lay-out op het veld in de regel. Op dat veld kun je vervolgens sorteren. Boven de vaste lijst zie je vervolgens ook het veld waarop gesorteerd is. Bijvoorbeeld 'Project (code)' als je zojuist op het projectnummer hebt geklikt om te sorteren. Of Project als je op de projectomschrijving hebt geklikt.
5. Klik op Zoeken en vul in waar je op zoekt.
6. Klik eventueel op de pijltjes voor het 'Zoeken'-veld om de rijen in of uit te klappen voor een beter overzicht. Profit onthoudt deze instelling.
7. Boek kosten via de '+' onder de datum.

   Behalve uren kun je ook kosten boeken. Kosten boek je zonder tijden. Het kan dus zowel bij:

   • stapelboeken als bij kalenderboeken
   • het matrix boeken (nieuw)

   Dat je kosten kunt boeken moet zijn ingericht in de boekingslay-out. Daarbij kan ook ingesteld worden dat je bepaalde velden bij het boeken van een werksoort of bij kosten ziet of juist niet ziet, Kostprijs toon je bij Kosten wel, bijvoorbeeld.

   Kosten boeken:

   1. Klik op '+' bij de datum.

      

   2. Selecteer bij Itemcode de kostencode. Bijvoorbeeld Studiekosten.
   3. Vul de overige velden.
   4. Klik op: OK.

      

      Je ziet vervolgens de boeking(en) van de kosten onder de datum staan, onder het totale aantal geboekte uren.

8. Boek je uren door die per dag in te vullen achter het project in de Vaste lijst.

   Bekijk hier een voorbeeld van de eenheden die je kunt boeken (minuten en dan minimaal in eenheden van 3).

   De uren boek je in minuten en dan minimaal in eenheden van drie minuten. Profit rondt af op de dichtstbijzijnde drie minuten.

   Bijvoorbeeld:

   Een uur boek je als 1:00. Een half uur boek je als 0:30, drie kwartier als 0:45.

   Bij het opslaan rondt Profit het handmatig ingestelde aantal af naar de dichtstbijzijnde drie minuten. 1:20 wordt automatisch 1:21. Tien minuten typ je als 0:10, wat afgerond wordt naar 0:09. Vijf minuten wordt 0:06.

   Negatieve uren boeken is ook mogelijk, als dit is ingericht.

   Profit controleert of je per project per dag mag boeken en toont dat door middel van de kleuren wit (mag), lichtgrijs (eigenlijk niet, maar boeken kan) en donkergrijs (niet te boeken). Bij Flex heb je een extra donkergrijze controle (er is geen actuele loonafspraak op deze datum). (Profit 5) Raadpleeg hier de controles die Profit uitvoert.

   In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die wordt uitgeleverd met een patch op Profit 5.

   In de uren boeken matrix zie je of op een project al of niet geboekt mag worden aan de kleur. Profit voert controles uit op bijv. het afgemeld zijn van een project of niet en toont dan bijvoorbeeld de kleur:

   • Wit = volgens de Profit-controles kun en mag je boeken.
   • Lichtgrijs = volgens de Profit-controles zou je niet meer moeten boeken, maar boeking is wel mogelijk.
   • Donkergrijs = geen boeking mogelijk.
   • Donkergrijs = er is geen actuele loonafspraak op deze datum (alleen Flex-activering).(Profit 5)

   De Profit-controles zijn:

   Project:
   Is het project afgemeld of niet?	Project {1=projectnumber} is reeds afgemeld.
   Mag de gebruiker alleen als teamlid boeken?	Nacalculatie voor project {1=project} is alleen toegestaan voor teamleden.
   Kan op de datum op het project geboekt worden?	Op {1=Date} kan niet op project '{2=Description} ({3=ProjectId})' geboekt worden.
   Welke status heeft het project en is het mogelijk te boeken bij die status?	{1=modus} van {2=status} op project {3=project} is niet toegestaan met projectstatus {4=projectstatus} ({5=projectstatusomschrijving})
   Projectfase
   Is de projectfase al afgemeld?	Projectfase {2=projectstage) van project {1=projectnumber} is reeds afgemeld.
   Kan op de datum op het project dan wel projectfase geboekt worden?	Op {1=Date} kan niet op project '{2=ProjectDescription} ({3=ProjectId})', projectfase '{4=ProjectStageDescription} ({5=ProjectStageId})' geboekt worden.
   Item
   Is het item geblokkeerd?	Item {1=basic item} is geblokkeerd.
   Plaatsingsovereenkomst(Profit 5)
   Is de plaatsing geblokkeerd?	Plaatsing '{1}' is geblokkeerd. Kies een andere plaatsing.
   Is de combinatie van plaatsingscontract en medewerker toegestaan op de datum?	Plaatsingscontract '{1=plaatsing}' voor medewerker {2=medewerker} is niet geldig op {3=datum}.
   Is de combinatie van plaatsingscontract en medewerker toegestaan?	Plaatsing {1=Plaatsing} is niet geldig voor medewerker {2=Medewerker}.

   Je ziet onderaan de dagen en rechts de totalen per dag en per project. Rechtsonder zie je het totaal aantal uren geboekt in de week.

9. Wil je op een andere urensoort boeken? Klik op de zichtbare werksoort. Je ziet dan een lijst van afwijkende urensoorten. Dit moet ingericht zijn (Urensoort tonen). (Dit is niet mogelijk bij de Flex-activering).
10. Klik eventueel op de actie Vorige week kopiëren om snel uren te boeken. Niet alles wordt gekopieerd. Dit moet eerst ingericht zijn. Klik op Ja bij de vraag.

    Je kunt sneller uren boeken in InSite door de uren van de voorafgaande week te kopiëren via de actie Kopiëren vorige week . Dit kan je veel tijd besparen als je vaak dezelfde boekingen maakt.

    Dit geldt voor de boekingslay-outs voor het kalender- en stapelboeken en het nieuwe matrix uren boeken per week.

    Er worden alleen werksoorten gekopieerd. Niet gekopieerd worden:

    • Kosten.
    • Verlof of Ziekte (die een medewerker geboekt heeft via ESS bijvoorbeeld).
    • Voortgangsregels.
    • Regels op projecten, fases en geldigheidscombinaties die inmiddels afgesloten/niet meer geldig zijn.

    Het kan ook zijn dat in de huidige week boekingen van de vorige week niet overgenomen worden. Redenen daarvoor kunnen zijn: bepaalde projectinstellingen, de periode is geblokkeerd of afgesloten, het is een feestdag of er is geen contract.

    Bij de gekopieerde uren bepaalt Profit opnieuw alle tarieven. Maak je gebruik van de Flex-activering, dan bepaalt Profit bij samengestelde toeslaguren het normale uren-deel opnieuw. Bij automatische dagvergoedingen bepaalt Profit de dagvergoedingen opnieuw.

    Uren vorige week kopiëren:

    1. Open InSite.
    2. Ga naar de lege week in de weergave.
    3. Klik op de actie: Kopiëren vorige week .
    4. Controleer de gekopieerde uren en wijzig/verwijder ze waar nodig.

    De actie Kopiëren vorige week kun je verbergen of juist zichtbaar maken via de boekingslay-out.

11. Klik op het uur om de details toe te voegen/te zien.

    Ook mogelijk is dat je dit direct ziet, zonder dat je eerst alleen de uren kunt boeken. Dan is ingericht dat het Detailscherm direct opent.

    

    Wat je ziet aan kolommen is op grond van tabblad Regel in de boekingslay-out inrichting.

    1. Voeg via Regel toevoegen eventueel een regel toe om de totaaluren te splitsen.
12. Wijzig eventueel Omschrijving (of een ander veld dat is ingesteld als Veld toelichting).
13. Klik eventueel op een actie. Dit moet eerst ingericht zijn. Bijvoorbeeld week kopiëren.
14. Verwijder een regel door achter de werksoort op de -knop te klikken. Als alle werksoorten weg zijn, verdwijnt ook de regel.

Inrichten Nacalculatie per week boeken InSite (matrix) (nieuw)

Het nieuwe Matrix boeken in InSite richt je als volgt in:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de boekingslay-out Uren boeken per week InSite (Matrix).

   Maak eventueel een kopie van deze boekingslay-out als je een eigen boekingslay-out wilt gebruiken. Blokkeer dan dan de standaard boekingslay-out, zodat deze niet meer gebruikt kan worden.

   Als je een kopie boekingslay-out hebt gemaakt, dan ontstaat automatisch een nieuwe toegevoegde InSite-pagina. Voeg deze als Sitebeheerder toe in InSite.

3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
4. Vink Kosten boeken toegestaan aan als je naast uren ook kosten wilt laten boeken. Hier vind je meer over de inrichting hiervan.
5. Selecteer bij Roostercontrole eventueel een op de projectinstellingen (tabbladen Uren en Controles) afwijkende controle op het geboekte aantal uren.
6. Vink eventueel Negatieve uren boeken toegestaan aan.
7. Ga naar het tabblad: Regel velden.
8. Stel eventueel voorkeurwaarden op de velden in. Dit kan per veld ook voor alleen kosten of alleen werksoorten.

   Let op:

   Je mag geen veldinstellingen instellen op de grondslagen die je kiest voor de vaste lijst!

   Ook Veld verbergen is mogelijk.

9. Ga naar het tabblad: Acties.
10. Stel eventueel de acties in; welke wil je tonen en welke wil je verbergen.

11. Ga naar het tabblad: Matrix.

    

    Je stelt bij Vaste lijst in wat Profit in InSite moet tonen van de projecten waarop de medewerkers kunnen boeken.

12. Selecteer bij Grondslagen welke combinatie van grondslagen/velden je wilt kunnen vullen bij het uren boeken. Project, werksoort of Project, dimensie 1, projectfase, werksoort, etc. De velden Project en Werksoort zijn altijd verplicht. Bij de Flex-activering stel je Klantsoort, Plaatsing, werksoort als grondslag in. (Profit 5)

    Bij Projectfase zie je in de lay-out een subniveau.

    Als je wilt dat men niet op het project maar op de projectfases boekt als die er zijn, dan kun je in de Management tool dit veld verplicht stellen.

13. Selecteer bij Aanvullende informatie welk extra gegevens je wilt zien achter een project in de vaste lijst. Bijvoorbeeld Hoofdproject, Verkooprelatie, Projectgroep of een combinatie hiervan. Je ziet ze dan grijs achter de Vaste lijst-gegevens. Je kunt hier ook op filteren. Bij de Flex-activering kun je ook kiezen uit Functie, verkooprelatie. (Profit 5)
14. Vink Urensoort tonen aan als ook de urensoorten getoond moet worden zodat daarop geboekt kan worden. (Normaal zie je alleen de werksoort.) Voorbeelden van urensoorten zijn normale én overuren. Als je dit veld aan zet, zie je een lijst van mogelijke urensoorten als extra niveau in de Vaste lijst. Je ziet de urensoorten die niet geblokkeerd zijn voor handmatige invoer in eigenschappen urensoort. Dit geldt dan voor alle gebruikers.

    Als dit veld uit staat, kun je geen urensoort vullen bij het matrix boeken. Profit neemt dan de voorkeur urensoort die in de werksoort is ingesteld. Of die in de projectinstellingen (tabblad Uren) als voorkeur urensoort (Urensoort normaal) is ingesteld.

    Als je een voorkeur urensoort hebt ingesteld in de teamlidregel(s) van het team dat bij een project hoort, dan stelt Profit deze urensoort voor als het teamlid het project toevoegt als item aan zijn vaste lijst. (Zoals ook wordt voorgesteld bij handmatig toevoegen van uren bij kalenderboeken).

    Bij de Flex-activering zijn deze en onderstaande instelling niet van toepassing.

15. Stel bij Urensoort normaal in welke urensoort als 'normaal' geldt.
16. Vink Detailscherm direct openen aan als je het Detail-scherm direct wilt zien.
17. Vink Via regel velden ipv vaste lijst van velden aan als je wilt dat de kolommen in het Detail-scherm worden getoond met de velden en in de volgorde als op het tabblad Regel en niet volgens de Vaste lijst. Je krijgt dan een tabel in het Detail-scherm.

    Als je deze optie aanzet, kun je geen veld toelichting instellen in het veld hieronder.

18. Stel bij Veld toelichting in welk veld je wilt gebruiken.

    Dit veld zie je terug in het Detail-scherm van geboekte uren op een dag. Dit veld is dan wijzigbaar. Het is niet mogelijk hier andere (vrije) velden te tonen/wijzigen.

19. Stel bij Code van grondslag tonen in bij welke van de velden je (ook) de code wilt tonen. Bijvoorbeeld het projectnummer als je Project aanvinkt. En werksoortcode als je Werksoort aanvinkt.
20. Klik op: Opslaan en sluiten.

InSite inrichten:

InSite richt je in met de volgende pagina's:

• Aanpassen mijn uren per week (Matrix)

  Dit is het pagina-onderdeel waarin de (door de gebruiker in de selectie-pagina geselecteerde of enige) boekingslay-out getoond wordt. Voeg deze toe aan je InSite als dit nog niet het geval is.

• Selecteren boekingslay-out mijn uren boeken per week (matrix)

  Dit pagina-onderdeel koppel je aan de actie/banner/menuknop als je meerdere boekingslay-outs voor matrix boeken hanteert. InSite geeft hier dan keuze uit de actieve (niet geblokkeerde) boekingslay-outs van Uren boeken per week InSite Matrix.

Zie ook: Onderdeel uit bestaande pagina toevoegen

Autorisatie inrichten

• De waarden die de gebruiker kan kiezen bij een grondslag kun je autoriseren via een gegevensfilter of het team.

  Een gebruiker kan bijvoorbeeld alleen projecten kiezen waar hij onderdeel is van het team.

• Het toevoegen van een nieuwe regel aan de vaste lijst via de actie Nieuwe regel is geautoriseerd via de pagina Toevoegen aan vaste lijst.

Zie ook: Autorisatie in InSite