Reserveringen inrichten (Flex)

Voor het opnemen, overhevelen en uitbetalen van reserveringen voor de uitzendbranche kun/moet je een aantal zaken inrichten.

Inrichten kosten- en werksoorten voor uitbetalen

De werksoorten en kosten voor nacalculatie voor opname richt je in/heb je al ingericht. Een opname wordt tegen normaal tarief belast, maar een (gedeeltelijke) uitbetaling moet tegen bijzonder tarief belast worden. Dit zijn andere looncomponenten. Hieruit volgt dat je voor uitbetaling extra kosten en werksoorten en urensoorten moet toevoegen, indelen op componenttype en koppelen in HRM.

1. Kosten en Werksoorten toevoegen

   Zie hieronder overzichten van toe te voegen kostensoorten en werksoorten voor uitbetaling en ingericht met de integratie Payroll.

   Ook moet je Urensoorten toevoegen/inrichten en koppelen in de werksoorten.

   Let op:

   De integratie Payroll richt je in op de urensoorten, niet op de werksoorten.

2. Items indelen in componenttype

   Voor het uitbetalen stel je bij zowel de kosten als bij de werksoorten het componenttype Uitbetalen reservering in. Als je dit componenttype gekoppeld hebt, controleert Profit niet op maximum aantal uren per dag in de nacalculatie.

3. In de instellingen HRM koppel je vervolgens de werksoorten en kosten voor uitbetalen aan de juiste velden voor het uitbetalen.

De in te richten kostensoorten in combinatie met de integratie Payroll zijn:

In te richten werksoorten voor uitbetaling met de integratie payroll (integratie inrichten in de gekoppelde urensoorten, niet in de werksoorten):

Urensoort inrichten met type reservering

In de urensoort stel je de reserveringsvelden in: om wat voor type reservering gaat het én wil je dat negatief saldo is toegestaan of niet.

In de werksoort koppel je de urensoort van hetzelfde type reservering. Je krijgt dan bij elkaar horende combinaties.

In de urensoorten die je koppelt aan de werksoort voor uitbetaling (gedeeltelijk en via boeken nacalculatie) om vervolgens de instellingen HRM in te richten, moet het veld 'Type reservering' (op de urensoort) verwijzen naar hetzelfde type reservering als waarbij je de werksoort hebt gekoppeld. Bijvoorbeeld:

• Werksoort vakantie-uren: type reservering Vakantie-uren ‘2’ in de urensoort;
• Werksoort vakantie-uren bovenwettelijk: type reservering ‘4’;
• Werksoort ADV-uren: type reservering ‘7’, etc.

Alle urensoort inrichten voor reservering:

1. Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.
2. Open de eigenschappen van de urensoort of voeg een nieuwe toe.
3. Ga naar het tabblad: Reservering.
4. Selecteer het type reservering bij Type reservering. Bijvoorbeeld Vakantie-uren (2), Vakantieuren in geld (3), etc.
5. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Doe dit voor alle urensoorten die je wilt laten reserveren.

6. Voor de urensoorten richt je ook de integratie Payroll in via de actie Integratie Payroll.

Zie ook:

• Urensoort koppelen aan werksoort

HRM instellingen inrichten voor betalen en overhevelen reserveringen

In de HRM instellingen stel je voor de hele omgeving in na hoeveel weken automatisch uitbetaald en overgeheveld moet worden. Daarnaast richt je per type reservering in welke kosten- en werksoort gebruikt moet worden voor het (gedeeltelijk) uitbetalen. (Profit 4)

Reserveringen worden automatisch uitbetaald in de volgende gevallen:

• na een x-aantal niet gewerkte weken (alleen voor reserveringen in geld) of
• na een x-aantal weken na uit dienst.

Je kunt zelf instellen na hoeveel weken ze uitbetaald moeten worden.

Ook stel je in na hoeveel weken overgeheveld moet worden. Na beëindiging van een plaatsing worden de reserveringen in uren waarbij geen uitzendbeding van toepassing is, na een x-aantal weken automatisch overgeheveld naar de meest recente plaatsing. Standaard staat dit aantal weken op 5. Je kunt het aantal weken zelf instellen (max. 10).

HRM instellen voor reserveringen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Flex.
3. Voor het gedeeltelijk uitbetalen koppel je de kosten/werksoorten met bijzonder tarief die je hebt toegevoegd voor uitbetalen.

   

4. Bij Reserveringen in geld uitbetalen koppel je de kosten die Profit moet gebruiken.
5. Bij Reserveringen in uren uitbetalen koppel je de werksoorten die Profit moet gebruiken voor uitbetalen.

   Dat zijn voor kosten en werksoorten:

   Code	Type reservering	Veld omgevingsinstellingen HRM
   1	Vakantiegeld	Kostensoort vakantiegeld
   2	Vakantie-uren	Werksoort vakantie-uren
   3	Vakantie-uren in geld	Kostensoort vakantie-uren in geld
   4	Vakantie-uren bovenwettelijk	Werksoort vakantie-uren bovenwettelijk
   5	Vakantie-uren bovenwettelijk in geld	Kostensoort vakantie-uren bovenwettelijk in geld
   6	Kort verzuim / bijzonder verlof in geld	Kostensoort kort verzuim
   7	ADV-uren	Werksoort ADV-uren
   8	ADV-uren in geld	Kostensoort ADV-uren in geld
   9	Tijd-voor-tijd uren	Werksoort tijd-voor-tijd uren
   10	Eindejaarsuitkering	Kostensoort eindejaarsuitkering
   11	Eindejaarsuitkering (periodiek te factureren)	Kostensoort eindejaarsuitkering (period. facturen)

   

6. Voor het automatisch uitbetalen na aantal weken niet gewerkt:
   1. Vul het aantal weken in bij Niet gewerkte weken (MU).

      Profit begint het 'Aantal weken niet gewerkt' bij medewerkers zonder 'Datum laatst gewerkt' te tellen vanaf de begindatum van de arbeidsverhouding. Profit telt bij het accorderen.

   2. Vul het aantal weken in bij Weken na uit dienst.
   3. Stel bij Onvoorwaardelijke EJU uitbetalen na uit dienst in of je het automatisch uitbetalen na aantal weken wel of niet ook voor onvoorwaardelijke eindejaarsuitkeringen wilt. (Profit 4) De uitbetaling gebeurt via een losse declaratie, dus niet samen op de declaratie met volledige uitbetaling van de overige reserveringen.
7. Voor het overhevelen stel je in:

   

   1. Vul bij Weken na einde plaatsing het aantal weken (tussen 1 en 10) in dat Profit de reserveringen moet overhevelen.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Salarisverwerkingsplan voor automatisch uitbetalen reserveringen inrichten

De reserveringen voor vakantiegeld moeten conform de uitzend CAO (ABU art. 29) jaarlijks uitbetaald worden in juni. De definitie van de 1e week van juni wordt in de CAO verder niet toegelicht. Dit is daarom instelbaar per uitzendorganisatie. Deze mogelijkheid heb je ook voor kort verzuim.

Dit doe je voor het vakantiegeld en kort verzuim maar in één salarisverwerkingsplan.

Automatisch uitbetalen reservering via salarisverwerkingsplan instellen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Open de weergave Salarisverwerkingsplan (alle).
3. Selecteer het juiste salarisverwerkingsplan. Week 22 in juni bijvoorbeeld.
4. Klik op: Meer acties / Salarisverwerkingsplan.
5. Ga naar het tabblad: Declaratieverloning.

   Je hebt ook de mogelijkheid om dit periodiek uit te betalen.

   

6. Vink Uitbetalen reservering vakantiegeld aan.
7. Vink Uitbetalen reservering kort verzuim aan.
8. Sla de wijzigingen op.

Zie ook:

• Uitbetalen reserveringen via salarisverwerkingsplan kort verzuim en vakantiegeld

Werkgever instellen voor opneembaar saldo reserveringen

Je kunt instellen per werkgever naar welke plaatsingen Profit moet kijken om te bepalen hoeveel de medewerker mag opnemen.

De instelling werkt door in de controle bij het indienen van een declaratie vanuit nacalculatie en is ook beschikbaar in de import ‘Werkgever’ en mutatie import ‘Werkgever’.

Opneembaar saldo reserveringen instellen per werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Voorkeurwaarde Flex.

   

4. Stel bij Opneembaar saldo in hoe Profit moet berekenen wat het saldo aan reserveringen is die de medewerkers mogen opnemen:
   • Saldo van plaatsing + saldo beëindigde plaatsingen (1) - Hierbij kun je opnemen van actieve en beëindigde plaatsingen, niet van andere actieve plaatsingen.
   • Saldo van alle plaatsingen (2) - Hierbij kan ook opgenomen worden van andere actieve plaatsingen.
5. Sla de wijzigingen op.

Negatief verlof (Flex)

Je kunt instellen dat medewerkers bij declaratieverloning verlof kunnen opnemen zelfs als dat leidt tot een negatief verlofsaldo.

Dit doet zich bijvoorbeeld voor als een medewerker verlof wil terwijl hij net in dienst is of aan het begin van het nieuwe jaar. De medewerker heeft dan nog niet genoeg gewerkt om verlof opgebouwd te hebben.

Je bepaalt zelf tot welke negatieve limiet dit mogelijk is.

Dit werkt ook door als je medewerker meerdere plaatsingen heeft.

Let op:

Als de reserveringen overgeheveld zijn van de ene plaatsing naar de andere is het niet meer mogelijk om negatief te staan op de plaatsing waar de reserveringen stonden.

Het saldo op een plaatsing mag ook niet negatief worden als de einddatum van de plaatsing in een geaccordeerde salarisverwerkingperiode valt.

Dit richt je in per urensoort. Je kunt dus meerdere limieten gebruiken afhankelijk van de urensoorten.

Dit is ook mogelijk bij Tijd-voor-tijd en Vakantie-uren in geld.

Negatief verlof toestaan in bepaalde urensoorten:

1. Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.
2. Open de eigenschappen van de urensoort.

   Bijvoorbeeld Opname vakantie (in uren).

   

3. Ga naar het tabblad: Reservering.
4. Stel het veld Negatief saldo in. Bijvoorbeeld op Toestaan tot limiet (per medewerker).
5. Vul bij Limiet het aantal uur dat maximaal negatief mag worden opgenomen.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Urensoort voor reserveringen

Reserveringen importeren

Je kunt reserveringen van uitzendkrachten aanvullen/corrigeren via een import. Zo kun je eenvoudig het bestaande saldo overhevelen van een ander pakket naar Profit of bestaande saldo’s bij uitzendkrachten corrigeren.

Let op!

Voordat je deze import start, moet je er zeker van zijn dat in de plaatsingen de juiste uurlonen zijn geregistreerd. De uurlonen zijn namelijk de basis voor de reservering. Als je het uurloon aanpast nadat de import is uitgevoerd, heeft dit gevolgen voor de loonjournaalpost en daarnaast de herwaardering van de reserveringen. Om vele correcties te voorkomen is het advies éérst de plaatsingen te controleren!

Download de bestanden

1. Download onderstaande 3 Excelbestanden. Je vindt deze hier via het Flex-zip-bestand.
   1. Importdefinitie Reserveringen HRM_Beheer_Import Medewerker Payroll_Reservering (Excel-importdefinitie)
   2. Voorbeeldbestand aanvullen Reservering (Excel)
   3. Voorbeeldbestand corrigeren Reservering (Excel)
2. Download de Importdefinitie Reserveringen (Ipd-Importdefinitie in Profit) hier.

Excel

1. Vul de Excel-importdefinitie met de gegevens.
2. Sla deze daarna op als .CSV via Excel / Bestand / Opslaan als. Onder de naam kun je een dropdown-menu openen om een ander bestandstype te selecteren. Kies hier voor ‘CSV UTF-8 (door komma’s gescheiden) (*.csv).

   Let op:

Open het .csv bestand niet nadat je deze hebt opgeslagen en hebt afgesloten. Na het (her)openen van dit bestand haalt Excel-gegevens zoals voorloopnullen weg. Stel dat jouw medewerkerscodes zijn: 005612, dan maakt Excel hier 5612 van. Daarmee zal jouw import mislukken!

Profit

1. Ga naar: HRM / Beheer / Import medewerker Payroll / Reservering.

   

2. Mocht je de importdefinitie nog niet hebben geïmporteerd, kies dan hier voor ‘Importdefinitie toevoegen (via een geleverd bestand).
   • Klik op Volgende, Windows verkenner opent.
   • Selecteer het bestand en druk op Open.
   • Pas eventueel de omschrijving aan en druk op Voltooien.

   Je keert terug naar het oorspronkelijke scherm.

3. Selecteer ‘Import via bestaande definitie’. Hier zie je de zojuist geïmporteerde definitie terug. Selecteer deze en druk op Volgende. Druk bij ‘Te importeren bestand’ op de drie puntjes en zoek naar het eerder opgeslagen .CSV bestand.

   Nadat deze is geselecteerd, worden de regels als voorbeeld getoond onder ‘Bestandsregels’.

   

4. Klik op Volgende.

   De importdefinitie staat qua koppeling tussen Excel kolommen en Profit velden al juist.

5. Klik op Volgende totdat je de mogelijkheid krijgt om op ‘Controle’ te drukken. Voer deze controle uit. Let op: dit betreft een initiële controle of bijvoorbeeld alle verplichte velden zijn gevuld, niet het daadwerkelijk importeren!
6. Als de controle foutloos is uitgevoerd, klik je daarna op ‘Importeren’.

   

7. Als de import is uitgevoerd, klik op: Voltooien.
8. Controleer het resultaat van de import via HRM / Medewerker / Medewerker / open de medewerker / tabblad Reservering.

Wat als er regels in het importbestand fout zijn?

Het kan voorkomen dat één of meerdere regels uit jouw importbestand foutief zijn, bijvoorbeeld omdat je bij één bedrag per ongeluk een Punt (.) hebt gebruikt i.p.v. een Komma (,) voor het aangeven van een decimaal. De overige juiste regels worden dan alsnog geïmporteerd bij het gebruiken van de knop ‘Importeren’. Stel dat je importeert:

• Vakantiegeld: 1000
• ADV-uren: 500

Mocht ADV-uren in deze fout gaan, dan is Vakantiegeld wél geïmporteerd omdat Profit dit ziet als een juiste regel.

Haal deze daarna dan ook uit je importbestand om te voorkomen dat de medewerker uiteindelijk nogmaals de 1000 euro ontvangt als reservering vakantiegeld.

Voorbeeldbestanden

Voorbeeldbestand aanvulling

Hieronder het overzicht van de reserveringen van de Conversie Medewerker. Deze zijn leeg.

Nu draaien we het gedeelde importbestand voor de aanvulling. Let op: een negatief saldo overhevelen is dus ook mogelijk! Het resultaat van deze import is:

Voorbeeldbestand correcties

Hieronder het overzicht van de reserveringen van Ivo.

Het gedeelde voorbeeldbestand voor Correcties is uitgevoerd als import. Het resultaat van deze import is nu:

Bij het openen van de reservering Vakantie-uren zien we: