Inrichten Kandidatenbeheer

Voor het toevoegen van flex-medewerkers en hun plaatsingen én het automatisch uitdienstmelden in de Flex-branche kun je e.e.a. inrichten.

Flex medewerkers overzichten in InSite inrichten

Voor het raadplegen van de gegevens van de kandidaten in InSite zijn de volgende sjablonen beschikbaar:

• Flex-medewerkers

  Dit is een weergave met alle Flex medewerkers. Als je dubbelklikt op een medewerker in de weergave, dan open je de pagina Kandidaat stamkaart (MSS).

  De weergave bevat alleen medewerkers waarbij het veld Flex-medewerker is aangevinkt.

• Kandidaat stamkaart (MSS)

  Deze stamkaart is alleen te openen door het dubbelklikken op de medewerker in het overzicht Flex-medewerker. Je ziet op deze stamkaart gegevens over plaatsingen, declaraties, reserveringen en de medewerker zelf.

Ook heb je de beschikking over de overzichten:

• Alle flex-medewerkers
• Indienst flex-medewerkers
• Toekomstige flex-medewerkers
• Uitdienst flex-medewerkers

Verder is de medewerker waarbij het veld Flex-medewerker aan staat, zichtbaar in de algemene weergaven Alle Medewerkers en Medewerkers (MSS). En o.a. in Medewerkers (basis), Medewerkers uit dienst, Medewerkers zonder contract en Toekomstige medewerkers (MSS).

Profiel voor contract bij plaatsing inrichten

Bij het toevoegen van een plaatsing krijgt de flex-medewerker een contract volgens het profiel dat je instelt.

Voeg profielen toe waarmee je het toevoegen van de verschillende contracten versnelt en vereenvoudigt doordat je de waarden van velden van tevoren bepaalt.

Bijvoorbeeld de profiel van het type Indienst met de algemene gegevens:

En in tabblad Context:

Met tenslotte bijvoorbeeld de veldinstellingen voor Contract kandidaat bij werkgever 3:

Zie ook:

• Profiel inrichten

Workflows rond plaatsingen inrichten

Profit bevat een groot aantal standaard workflows om de besluitvorming te borgen.

Rond plaatsingen heb je meerdere workflows tot je beschikking:

• Plaatsing (Profit)
• Plaatsingsregel (Profit)
• Plaatsing afsluiten (Profit)
• Plaatsing afsluiten beoordelen (Profit)

De beoordelaar in deze workflows is de Relatiebeheerder en vervangers medewerker. Als je voorheen al van deze workflows gebruik maakte, wijzig dan je bestaande workflow of voeg een nieuwe toe.

Rond de vraag of aan het eind van een plaatsing de kandidaat overgenomen moet worden of dat voor verlengd uitzenden gekozen gaat worden, heb je deze workflows:

• Overname (Profit)
• Verlengd uitzenden (Profit)

Zie ook:

• Workflow onderhouden

Vastlegging aanvullende gegevens medewerker bij plaatsing

Om het plaatsen van medewerkers zo efficiënt mogelijk te maken kun je in verschillende workflows aanvullende medewerkergegevens vullen. De velden voor BSN, bankrekeningen, loonheffingskorting en het arbeids- en pensioenverleden zijn hiermee bijvoorbeeld beschikbaar bij het aanmaken van een plaatsing.

Je bepaalt per profiel zelf welke aanvullende gegevens beschikbaar zijn.

Profiel inrichten met aanvullende gegevens:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het aanmaak- beoordeelprofiel van het type: Plaatsingscontract.
3. Ga naar het tabblad: Aanvullende gegevens.

   

4. Vink Aanvullende gegevens bij plaatsing aan, als je wilt dat de aanvullende gegevens beschikbaar zijn.
5. Selecteer de contexten bij Persoon, Medewerker, Adres, Bankrekening en Overige gegevens.

   Je kunt ervoor kiezen om bepaalde contexten niet te selecteren, als je niet wilt dat de betreffende gegevens beschikbaar zijn.

   Je kunt nieuwe contexten toevoegen die alleen van toepassing zijn voor de aanvullende gegevens bij het aanmaken of beoordelen van een plaatsing.

   Profit neemt voorkeurswaarden van velden, die onderdeel zijn van de aanvullende gegevens, niet over van de velden uit het geselecteerde indienstprofiel.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook:

• Profiel inrichten

Overnemen plaatsing bij aanmaken plaatsingcontract inrichten

Bij het aanmaken van een plaatsingscontract kun je in InSite een bestaande plaatsing selecteren, zodat Profit de gegevens hiervan overneemt naar de nieuwe plaatsing. Hiermee heb je een invoerhulp bij het aanmaken van een nieuwe plaatsing. Je moet hiervoor het veld zichtbaar maken in de context van het plaatsingsprofiel en de pagina in InSite aanpassen:

Profiel 'Aanmaken plaatsingscontract' inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de eigenschappen van het Aanmaken profiel Aanmaken plaatsingscontract.

   

3. Klik op: Onderhouden achter de context Plaatsing.
4. Open de veldinstellingen van het veld Gebaseerd op plaatsing.
5. Vink het veld Zichtbaar en Wijzigbaar aan.

Functionaliteit autoriseren:

Indien nodig moet je het paginaonderdeel Gebaseerd op plaatsing onder Plaatsingscontract autoriseren in functionaliteit.

Als je gebruik maakt van de standaard Profit autorisatierollen dan staat de autorisatie automatisch goed. Met de Profit rol Plaatsingen (Profit) is dit automatisch geregeld.

Aanpassen Aanmaken plaatsingscontract in InSite via Sitebeheer:

1. Aanpassen van bestaande pagina Aanmaken plaatsingscontract in InSite via Sitebeheer. Selecteer deze pagina die je wilt bewerken.
2. Ga naar het tabblad: Pagina.
3. Klik op: Bewerken.
4. Klik op: Indeling.
5. Het nieuwe kader Gebaseerd op plaatsing wordt onderaan geplaatst. Dit pagina-onderdeel moet je verslepen, zodat je deze als eerste bovenaan de pagina plaatst. Zoals onderstaand schermvoorbeeld.

• Zie ook: Plaatsing van Kandidaat vastleggen

Medewerker automatisch uitdienst melden

Je kunt medewerkers die een bepaalde tijd niet hebben gewerkt na het afsluiten van een plaatsing, automatisch uit dienst laten melden. Profit telt de niet gewerkte weken gebeurt bij het accorderen van de salarisverwerkingsperiode. Profit kijkt daarbij naar het veld Meetellen voor fasetelling op de urensoort.

Na het opgegeven aantal weken, start Profit een workflow voor het uitdienst melden van de medewerker. Profit genereert de workflows bij het uitvoeren van de taak Actuele gegevens vernieuwen.

De datum uit dienst die Profit voorstelt, en die wordt ingevuld als einddatum van de openstaande contractregel, is de laatste dag van de laatst niet gewerkte week. Bijvoorbeeld medewerker heeft voor het laatste gewerkt op 1-6-2023. De instelling voor de niet gewerkte weken staat op 3 niet gewerkte weken. De medewerker wordt op 24-6-2023 (laatste dag van 3de niet gewerkte week) uitdienst gemeld. Profit bepaalt de laatste dag van de week aan de hand van de instelling die aanwezig is op de periodetabel van de medewerker (veld ‘1e dag van de week’).

Automatisch uitdienst melden inrichten:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Flex.
3. Vink Medewerker automatisch uitdienst melden aan.
4. Vul bij Weken na einde plaatsing/contract het aantal weken in waarna Profit de workflow voor het uitdienst melden van de medewerker moet starten. Profit beschouwt weken waarin de medewerker geen actieve plaatsing heeft als 'niet gewerkte weken'. Profit telt vanaf de einddatum van de laatste plaatsing.
5. Selecteer bij Uitdienst profiel het profiel dat je wilt gebruiken voor het uitdienst melden.

   Je kunt het profiel naderhand nog wijzigen.

   • Geef het veld Reden einde arbeidsovereenkomst een voorkeurswaarde in de context van het uitdienstprofiel.
   • Geef verplichte velden een voorkeurswaarde in de context van het uitdienstprofiel.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Voorwaarden

Voor het automatisch uitdienst melden gelden een aantal voorwaarden. De betreffende medewerker moet aan al deze voorwaarden voldoen om automatisch uitdienst te worden gemeld:

• Medewerker is gekoppeld aan declaratieverloning

  Alleen medewerkers die een contract hebben dat gekoppeld is aan een periodetabel van type verwerking ‘Declaratieverwerking’. De koppeling naar de periodetabel verloopt via de salarisregel van de medewerker.

• Medewerker zit in fase 1-2, 3, 4, A, B of C

  Profit start alleen een workflow voor het uitdienst melden als de medewerker een contract heeft in fase 1-2, 3, 4, A, B of C. Contracten met de fase Ketensysteem, Onbekend of n.v.t. en Wettelijk regime zijn uitgesloten van automatisch uitdienst melden. Contracten met de onderstaande waarden in het veld Fase komen in aanmerking voor automatisch uitdienst melden:

  • AU: Fase A met uitzendbeding - Een medewerker met deze fase gaat uitdienst als de opdracht eindigt (plaatsing) of als de medewerker ziek wordt. Op het moment dat één van deze twee dingen gebeurt, dan gaat de teller van (niet gewerkte) weken lopen.
  • AZ: Fase A zonder uitzendbeding - Een medewerker met deze fase gaat uitdienst op een overeengekomen einddatum. Dit betekent dat een plaatsing van deze medewerker altijd een einddatum heeft. De teller voor niet gewerkte weken gaat lopen na de einddatum van het plaatsingscontract van de medewerker
  • AZU: Fase A zonder uitzendbeding, met uitsluiting van loondoorbetalingsverplichting
  • 12: Fase 1-2 met uitzendbeding - Een medewerker met deze fase gaat uitdienst als de opdracht eindigt of als de medewerker ziek wordt. Op het moment dat één van deze twee dingen gebeurt, dan gaat de teller van (niet gewerkte) weken lopen.
  • 13: Fase 1-2 zonder uitzendbeding - Een medewerker met deze gaat uitdienst op een overeengekomen einddatum. Dit betekent dat een plaatsing van deze medewerker altijd een einddatum heeft. De teller voor niet gewerkte weken gaat lopen na de einddatum van het plaatsingscontract van de medewerker.
  • 14: Fase 1-2 zonder uitzendbeding, met uitsluiting van loondoorbetalingsverplichting
  • B: Fase B - Een medewerker met Fase B gaat uitdienst als de overeenkomst (dwz het contract van de medewerker) eindigt. Dus de teller voor niet gewerkte weken gaat lopen vanaf de einddatum van het fase B contract.
  • C: Fase C - Een medewerker met Fase C gaat uitdienst als de overeenkomst (contract) eindigt. Teller vanaf de einddatum van het fase C contract.
  • 3: Fase 3 - Een medewerker met Fase 3 gaat uitdienst als de overeenkomst (contract) eindigt. Teller vanaf de einddatum van het fase 3 contract.
  • 4: Fase 4 - Een medewerker met Fase 4 gaat uitdienst als de overeenkomst (contract) eindigt. Teller vanaf de einddatum van het fase 4 contract.
• De medewerker heeft het aantal niet gewerkte weken volgens de instelling in de instellingen van HRM.
• Medewerker heeft geen actieve plaatsing. Profit telt de 'Niet gewerkte weken'-termijn op bij de einddatum van de laatste plaatsing.
  
  Einddatum laatste plaatsing + Niet gewerkte weken = start workflow