Weekcontrole

De weekcontrole in InSite geeft je als relatiebeheerder een compleet beeld van welke medewerker welke uren zou moeten boeken, op welke plaatsingen.

Hiermee kun je dus eenvoudig controleren of je medewerkers genoeg uren en kosten hebben geboekt. Het gaat dan om de verwachte uren volgens rooster, urenbelofte of doeluren.

Via een herinnering kun je hen vervolgens aansporen alsnog hun uren en kosten te boeken.

Ontbrekende uren en kosten kun je immers niet verlonen of factureren en veroorzaken oponthoud in het facturatie- en verloningsproces. Met deze functionaliteit maak je het controleren en herinneren een gestroomlijnd onderdeel van het proces.

Deze controle voer je wekelijks uit.

Profit zet de te controleren week aan het begin van iedere week klaar. Deze wordt gedurende de week gevuld met de uren en kosten die de medewerkers boeken en indienen.

Als relatiebeheerder voer je de controle uit in je persoonlijke portalpagina. Daar zie je de medewerkers, of medewerkers van de plaatsingen, waar je relatiebeheerder voor bent.

De weekcontrole staat los van de individuele controle van declaraties.

Dit moet je eerst inrichten.

Controleren

Via de weekcontrole ga je na of de medewerkers genoeg uren hebben geboekt en ingediend om te verlonen en factureren.

Als de medewerker niet hetzelfde heeft geboekt als wat je verwacht, kun je in de eigenschappen van de regel meer informatie raadplegen. Een regel die je geraadpleegd hebt, krijgt een rode kleur en een vink ervoor ten teken dat je die al gezien hebt. Je kunt de regel ook weer uitvinken.

Als blijkt dat er inderdaad te weinig is geboekt, stuur je de medewerker eventueel een herinnering.

Als je weet dat de medewerker niet werkt in deze week en dus in de controle mag worden overgeslagen, kun je de regel aanmerken als 'Niet-gewerkte week'. Daarna krijgt deze de status Gecontroleerd en zet Profit in de regel het veld Niet-gewerkte week aan.

Als je klaar bent met controleren zet je de regel op 'Gecontroleerd'. Een regel die 'gecontroleerd' is, verdwijnt uit de weergave met 'Te controleren weken'. Deze is nog wel zichtbaar in de weergave 'Alle weken'. Verder kun je ook een interne opmerking aan de regel toevoegen. Bijvoorbeeld dat er iets speelt bij de medewerker en je dit voor jezelf en/of collega’s intern inzichtelijk wil hebben.

Weekcontrole uitvoeren

1. Ga naar: InSite / persoonlijke portalpagina van de relatiebeheerder / overzicht Alle te controleren weken of Te controleren weken relatiebeheerder.

   

   In de weekcontrole verschijnt één regel per medewerker per week, ook als er meerdere plaatsingen zijn.

   • In het overzicht Te controleren weken relatiebeheerder zie je de nog te controleren medewerkers per periode (week) van de geautoriseerde relatiebeheerder.
   • In het overzicht Alle te controleren weken zie je de weken over alle relatiebeheerders heen én de te controleren weken waarbij Profit geen relatiebeheerder kon vinden. Lees hier meer over relatiebeheerders.

   Profit maakt aan het begin van de nieuwe te controleren week controleregels aan voor alle medewerkers die een op dat moment geldig contract met urenbelofte of een plaatsingscontract hebben. Een medewerker die dat pas krijgt gedurende deze week, verschijnt in de weekcontrole op de eerstvolgende dag. De aangemaakte week controleer je dan bijvoorbeeld op vrijdagmiddag van die week of maandagmorgen van de week daarop (voordat je gaat factureren).

   Je ziet hier per medewerker o.a. het aantal uren per week dat is afgesproken (urenbelofte of rooster), het aantal geboekte uren, aantal geboekte declaraties en het aantal uren dat nog geboekt moet worden.

2. Klik op een regel om de details van de te boeken week van de medewerker te zien.

   

   1. Raadpleeg de velden in de kop. Hier zie je links de basisgegevens van de medewerker, bij totalen de opgetelde uren qua componenttype en rechts de verwachte uren volgens de afspraken (urenbelofte of rooster) en de nog te boeken uren.

      Het kan zijn dat er bij het kopje Uren per week velden ontbreken. Dit komt doordat bij de gegevens rond de urenbelofte leeg zijn in de eigenschappen van het rooster bij de medewerker.

      Hier vind je meer uitleg over de velden.

   2. Raadpleeg de velden bij Week. De vetgedrukte regel is de totaal-regel.
   3. Bij Declaraties zie je de declaraties (nacalculatie die is ingediend). Klik eventueel op een declaratie om de eigenschappen te zien.
   4. Bij Nacalculatie zie je de uren die zijn geboekt.
   5. Tenslotte zie je onderin de opmerkingen.

      - Bij Opmerking voor back-office zie je de interne opmerking die je in het Weekcontrole-overzicht kunt toevoegen via de actie Opmerking.

      - Bij Opmerking voor medewerker zie je de opmerking die is verstuurd in de herinneringsmail aan de medewerker.

   Bij een periodetabel voor Projecten van 4 weken ziet dit er bijvoorbeeld zo uit:

   

3. Sluit de details van de regel.
4. Selecteer de regels* en klik op een van de acties.
   • Herinneren* - Als je de flex-medewerker een herinnering wilt sturen omdat de geboekte uren niet overeenkomen met het verwachte aantal. Voeg eventueel een opmerking toe in de wizard die Profit overneemt in het bericht.

     Deze herinnering neemt Profit niet in het dossier op. Wel kun je inrichten dat je ziet wanneer verzonden is en door wie.

     Profit stuurt het bericht naar het E-mail werk-adres van de medewerker via de geplande taak Aanmaken bericht.

     De e-mailherinnering is gebaseerd op een berichtsjabloon en kun je aanvullen met een persoonlijke toelichting.

   • Opmerking* - Als je een opmerking die alleen intern zichtbaar wordt, wilt toevoegen aan de regel. Bijvoorbeeld met de reactie van de medewerker.
   • Niet gewerkte week - Als je als relatiebeheerder wilt aangeven dat er in deze week niet gewerkt is of gaat worden. Dit kun je eventueel gebruiken voor je eigen controles van HRM zoals de zorgverzekering, huisvesting, leaseauto, CAK-inhouding.
   • Gecontroleerd - Als de week definitief gecontroleerd is bij de medewerker.

   *Let op: Bij Herinneren en Opmerking worden al bestaande herinneringen of opmerkingen bij een regel overschreven als je vervolgens deze actie voor meerdere regels tegelijk uitvoert.

5. Controleer op deze manier de medewerkers in de Te controleren weken-weergave.
6. Nadat de medewerker is gecontroleerd, zie je de regel terug in de weergave Alle weken.

   

   In de weergave Alle weken zie je deze informatie mét de status van de controle (Status controle), dus ook de al gecontroleerde.

Betekenis velden

Hieronder zie je de uitleg van de velden in de Weekcontrole / Detailscherm.

Weekcontrole overzicht

Zie ook:

• Overzicht wijzigen