Importeren

Je kunt gegevens in Profit importeren vanuit een extern bestand. Hierbij past Profit de controles toe die ook gelden bij handmatige invoer.

Inhoud

Nieuw in Profit 1

Nieuw in Profit 1

Het gebruik van de importwizard is vereenvoudigd. Het is makkelijk geworden om de juiste importmethode te kiezen en hebt meer overzicht. Er zijn enkele instellingen vervallen.

Meer helderheid bij de importmethodes

De keuze Import via bestaande definitie en/of wijzigen bestaande definitie is gesplitst in:

  • Import via bestaande definitie

    Je importeert de gegevens op basis van een bestaande importdefinitie, waarbij je alleen de naam van het te importeren bestand kunt wijzigen. Alle andere stappen voor het aanpassen van de importdefinitie hoef je niet meer te doorlopen, je kunt direct door met de feitelijke import.

  • Bestaande definitie bewerken en importeren

    Heb je een importdefinitie maar wil je iets aanpassen? Dan gebruik je deze optie.

Importopties vereenvoudigd

Het uitgangspunt voor het importbestand is een CSV-bestand waarvan de eerste regel een kopregel met omschrijvingen is. De opvolgende regels worden geïmporteerd. Kijk onderin het scherm of de te importeren regels goed worden getoond. Als dit niet het geval is, dan klik je op Geavanceerde opties en pas je de opties aan.

Het veld Bestand verwijderen na het importeren is vervallen. Je bent zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van de importbestanden, Profit doet dit niet.

Velden koppelen

Na het vastleggen van de instellingen ga je Profit-velden koppelen aan velden uit het importbestand. Hierbij gebruik je de onderstaande lijst waarin alle importopties getoond worden. De extra importopties zijn nu dus bij elk veld zichtbaar, zodat je niet meer op een veld hoeft te klikken om de opties te zien. Helemaal links zie je de kolom Verplicht, hier kun je zien of een veld verplicht is of niet. De gele achtergrond bij verplichte velden is vervallen om meer rust in het scherm te brengen. Ook het veld Alleen verplichte velden tonen is vervallen.

In Profit 22 had je vervolgens een samenvatting van te importeren velden, maar dit komt overeen met de bovenstaande weergave. Daarom is de samenvatting vervallen.

Omschrijving van de importdefinitie

Bij de omschrijving van de importdefinitie had je ook de volgende vinkvelden: Gebruikers mogen het te importeren bestand veranderen, Gebruikers mogen logbestand wijzigen, Import bestandsnaam opslaan in importdefinitie en Log bestand opslaan in importdefinitie. Deze velden zijn vervallen, Profit gedraagt zich alsof alle velden aangevinkt zijn.

Import uitvoeren

Je voert de import feitelijk uit met de nieuwe actie Importeren (vroeger ging dit via Voltooien). De bekende acties Open Log en Foutenrapport zijn nu altijd beschikbaar. Het is niet meer mogelijk om na de actie Foutenrapport het importbestand te wijzigen in Edit mode, want dit was foutgevoelig. Wel kun je het importbestand op de achtergrond wijzigen terwijl de importwizard open blijft staan. Als je je wijziging hebt doorgevoerd, kun je opnieuw importeren via de actie Importeren.

Beschrijving

Je kunt via de importfunctionaliteit grote hoeveelheden data in één keer importeren. Voor elke tabel (Organisaties/Personen, Medewerkers, Grootboekrekeningen, etc.) gebruik je een aparte importfunctie. Bepaalde importfuncties zijn alleen geschikt voor het toevoegen van nieuwe gegevens (die nog niet in Profit zijn vastgelegd) en andere voor het wijzigen van bestaande gegevens. Er zijn ook importfuncties die deze functionaliteit combineren.

Je voert de import altijd uit op basis van een importdefinitie die je zelf samenstelt. In de importdefinitie geef je de relatie aan tussen de velden in het importbestand en de velden in Profit. Ook bevat de importdefinitie algemene informatie over het te importeren bestand, zoals de bestandsindeling. Je kunt alleen ASCII-bestanden (bijvoorbeeld .TXT of .CSV) importeren.

Let op:

De servers van AFAS worden 's nachts gereboot in verband met de installatie van software-patches, Profit Patches en andere onderhoudswerkzaamheden. Hierdoor wordt een eventueel lopende import afgebroken.

Wij raden daarom aan om voor importacties 's nachts de tool AFAS Remote te gebruiken. De werking hiervan wordt niet beïnvloed door het rebooten van terminal servers.

Tijdens de import zal Profit de volgende controles (validaties) uitvoeren:

  • Controle op basis van importdefinitie

    Profit controleert of het importbestand geïmporteerd kan worden op basis van de importdefinitie. Deze controle kun je ook apart uitvoeren, zonder gegevens te importeren. Profit zal onder andere foutmeldingen geven als gegevens ontbreken of als gegevens niet het juiste formaat hebben.

  • Controle bij het toevoegen of wijzigen van gegevens

     Profit past de controles toe die ook gelden bij handmatige invoer.

Profit importeert gegevens die geen fouten opleveren tijdens de validatie.

Werkwijze