Declaratie wanneer en hoe aanpassen (Flex)

Je kunt declaraties, de geboekte uren die er aan ten grondslag liggen (de nacalculatieregels) en de uiteindelijke declaratiefacturen wijzigen afhankelijk van de status en de stap in het proces.

Overzicht wanneer hoe aan te passen

Correctiedeclaratie factureren (Flex)

Je kunt de correctiedeclaratie factureren zodra je de declaratie klaargezet hebt voor factureren. (Het gaat dan om een goedgekeurde declaratie die verwerkt is, maar niet persé ook betaald).

Hiervoor zijn verschillende crediteringsmethoden mogelijk. Bijvoorbeeld een gesaldeerde correctiefactuur, een volledige credit- en vervangende debetfactuur of een aparte credit- en debetfactuur met alleen de correcties. Ieder optie dan al of niet gesplitst per verzamelperiode. Dit kun je op hoog niveau inrichten maar je kunt hier ook bij het genereren nog van afwijken.

Correctiedeclaraties kun je ook via een geplande taak factureren: Correctiedeclaraties factureren.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Correctiedeclaratie factureren.
2. Selecteer de correctiedeclaratie(s).

   Je ziet in de regel al wat de standaard crediteringsmethode is.

3. Klik op de actie: Genereren.
4. Selecteer eventueel een andere Factuurdatum.
5. Vink Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan als je direct na het genereren de facturen wilt verstrekken aan de verkooprelatie(s).
6. Selecteer eventueel een afwijkende Crediteringsmethode die anders is dan wat je in het verkooprelatieprofiel of in de klantovereenkomst hebt ingesteld.
7. Klik op: Voltooien.

   Je kunt vervolgens de status en de verstrekte factuur raadplegen, bijvoorbeeld omdat je wilt zien hoe de factuur met de afwijkende crediteringsmethode eruit ziet

8. Open de weergave: Correctiedeclaraties (afgehandeld).

   

9. Open de correctiedeclaratie.
10. Klik op: acties / Factuur.
11. Klik op de actie: Afdrukvoorbeeld in de boekingslay-out.

    

Correctiedeclaraties importeren

Correctiedeclaraties kun je ook importeren.

Dit doe je via Projecten / Beheer / Import Flex / Correctiedeclaratie. Een correctie leidt automatisch tot een min- en een plusregel.

Bij de import geldt:

• Je mapt op het veld Identity van de regel.
• Het in te lezen bestand moet gesorteerd zijn op declaratienummer.
• Het veld Declaratienummer is verplicht.
• Als het veld Regelnummer leeg is, wordt een regel toegevoegd.
• Als het veld Regelnummer gevuld is, wordt het regelnummer gecorrigeerd.
• Je moet verkoopaantal meegeven bij nieuwe regels. Op het moment dat je dit niet doet wordt verkoopaantal met 0 geïmporteerd.

Hier is ook een UpdateConnector voor.

Wat gebruik je wanneer bij Handmatige correctie?

Wanneer gebruik je welke manier om iets te corrigeren?

• Je wilt een declaratie corrigeren die nog niet is verloond:

  Je kunt pas corrigeren op het moment dat de declaratie die je wilt corrigeren is verloond. Declaraties die nog niet zijn verloond kun je beter aanpassen door de goedkeuring eraf te halen om zo de huidige declaratie aan te passen.

• Je wilt een declaratie corrigeren die is verloond.

  Als de declaratie wel is verloond heb je nog de mogelijkheid om de declaratie in het declaratiecockpit terug te draaien door de goedkeuring eraf te halen. Dit kan alleen in bepaalde situaties (de declaratie mag bijvoorbeeld nog niet betaald zijn).

• Je wilt de declaratie helemaal terugdraaien en deze is nog niet verloond.

  Als je de declaratie helemaal wilt verwijderen klik je op de actie Collectief verwijderen.

• Je wilt de declaratie helemaal terugdraaien maar deze is al verloond.

  Als deze declaratie al verloond is moet je de declaratie corrigeren door in de weergave met goedgekeurde declaraties te klikken op Terugdraaien. Met deze actie draait Profit de hele declaratie terug. Er ontstaat dan een nieuwe versie die je kunt verlonen en/of factureren.