The number of hours in the leave entry exceeds the leave entitlement balance for the leave period. A negative leave entitlement balance is not allowed of the maximum has been exceeded.

Je krijgt deze melding bij het uitvoeren van de actie:

• Herberekenen verlof
• Verlofboeking aanmaken
• Verlofaanvraag goedkeuren
• Uitdienst melden
• Loopbaanregel toevoegen
• Verlofcorrectie aanmaken
• Contract wijzigen
• Deblokkeren medewerker

Let op:

De instelling 'Geen negatief saldo' betekent niet dat er geen negatief saldo kan ontstaan. Door onderstaande scenario's kan het altijd gebeuren dat het saldo negatief wordt. Met de instelling 'Geen negatief saldo' kan het dus niet altijd voorkomen worden.

Oorzaken foutmelding

De melding verwijst naar een specifieke verlofboeking. Het aantal verlofuren uit die verlofboeking zorgt ervoor dat het saldo van de medewerker negatief wordt terwijl dat niet is toegestaan of het ingestelde maximum aantal negatieve uren wordt overschreven. De oorzaak van deze melding is vaak al eerder ontstaan. Er zijn namelijk verschillende scenario's waardoor negatief verlof kan ontstaan. De melding vindt dus niet plaats op het moment dat het negatieve verlof ontstaat, maar de melding ontstaat bij het uitvoeren van bovenstaande acties.

Dat er een negatief saldo ontstaat, kan verschillende oorzaken hebben.In dit artikel beschrijven we de meest voorkomende scenario's om aan te geven hoe een negatief saldo kan ontstaan.

Onbetaald verlof

Als je bij een medewerker onbetaald verlof boekt, verlaagt Profit het perioderecht op andere verlofsoorten. Wettelijk gezien kan een medewerker geen perioderecht opbouwen over onbetaalde uren. Het kan zijn dat hierdoor te weinig saldo op de verlofsoorten overblijft, waardoor een negatief saldo ontstaat.

Krijg je de melding bij het herberekenen van het verlof en was de verlofboeking daarvoor al toegevoegd? Dan kan het zijn dat de medewerker na die verlofboeking onbetaald verlof heeft opgenomen. Op dat moment wordt het perioderecht van de overige verlofsoorten verlaagd.

Samenloop meerdere verlofaanvragen

Het kan zijn dat er nog één of meerdere verlofaanvragen staan die afgekeurd moeten worden. Zolang deze niet zijn afgekeurd, wordt het verlofsaldo verminderd met het aantal uur uit die verlofaanvragen.

Verlofcorrectie aanmaken

Ook bij een verlofcorrectie met een positief aantal uren kan de melding optreden.

Voorbeeld

De medewerker heeft een verlofsaldo van -100 uren.

De verlofcorrectie is +80 uren. Dit zou leiden tot een verlofsaldo van -20 uren en dit is niet toegestaan, dus de melding volgt.

Het kan ook zijn dat de datum van de boeking buiten de geldigheid van het verlofsaldo valt. Bijvoorbeeld als de medewerker uit dienst is. De datum van de boeking moet dan binnen het contract vallen.

Mogelijke oorzaken negatief verlofsaldo

Er kunnen meerdere oorzaken zijn waarom er een negatief verlofsaldo ontstaat.

Wijzigingen in een dienstverband

Het kan zijn dat door wijzigingen in een dienstverband het verlofsaldo van de medewerker negatief uitkomt.

Voorbeeld:

Door een roosterwijziging gaat de medewerker minder werken. De medewerker heeft al verlofboekingen staan. Door de roosterwijziging kan het zijn dat het saldo negatief uitkomt.

Inrichtingswijzigingen op arbeidsvoorwaardenniveau

De arbeidsvoorwaarden vormen in combinatie met het rooster van de medewerker de basis van het verlofsaldo. Door alle inrichtingswijzigingen op arbeidsvoorwaardeniveau, zoals ouderschapsverlof en feestdagen, kan het saldo negatief uitvallen.

Het verlofsaldo kan tijdelijk negatief zijn

Verlofrechten worden per kalenderjaar toegekend. Dit betekent dat het aantal verlofuren dat je krijgt, elk jaar opnieuw wordt vastgelegd. Als je in een bepaald jaar meer verlof hebt opgenomen dan je had, kan je saldo tijdelijk negatief worden. Zodra het nieuwe jaar begint, krijg je opnieuw verlofuren toegekend, waardoor je saldo weer positief kan worden. Het is dus belangrijk om te weten dat je verlofsaldo elk jaar opnieuw wordt berekend en dat je het negatieve saldo van het vorige jaar kunt compenseren met de verlofuren van het nieuwe jaar.

Korten verlofopbouw bij langdurig verzuim

Als het verlofsaldo dat is opgebouwd op basis van aanvullende roosteruren (voor een groot deel) is opgenomen en de verlofopbouw op een later moment gekort wordt als gevolg van langdurig verzuim.

Voorbeeld:

De medewerker heeft een rooster van 36 uur en bouwt 4 uur verlof op basis van aanvullende roosteruren per week op. De medewerker wordt langdurig ziek. Op basis van de instelling wordt de opbouw van de aanvullende roosteruren gekort.

Lees hier meer over korten verlofopbouw bij verzuim.

Oplossingen

Zoals in bovenstaande scenario's beschreven, zijn er goede, functionele redenen waardoor een negatief saldo kan ontstaan. Met de instelling 'Geen negatief saldo' kan het dus niet altijd voorkomen worden. Soms kan het saldo toch negatief worden en ontstaat de melding. Het is belangrijk dat je als organisatie in een proces opneemt hoe je hiermee omgaat. Er zijn een aantal oplossingen die je hierbij in jouw proces kunt opnemen.

Controleer het saldo

Controleer of de medewerker voldoende saldo heeft (of houdt, als je onbetaald verlof boekt). Zo niet, dan kan de medewerker geen verlof meer opnemen. Is dat wel de bedoeling dan kun je het verlofsaldo ophogen door een verlofcorrectie toe te voegen.

Controleer de verlofsoorten

Controleer in het verlofsaldo van de medewerker of wel alle gewenste verlofsoorten naar voren komen. Mis je daar één of meerdere verlofsoorten? Controleer dan in de betreffende verlofsoort in de arbeidsvoorwaarde of het vinkje Verlofsaldo bijhouden aanstaat. Controleer ook of het jaar waarin de verlofsoort geldig is, is toegevoegd aan de periodetabel die jullie gebruiken voor verlof. Je vindt de periodetabel via Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.

Keur verlofaanvragen indien nodig af

Controleer of er nog niet beoordeelde verlofaanvragen open staan die afgekeurd moeten worden. Zolang deze niet zijn afgekeurd, wordt het verlofsaldo verminderd met het aantal uur uit die verlofaanvragen.

Controleer het samengesteld verlof

Heb je een nieuwe verlofsoort aangemaakt? Vergeet deze verlofsoort dan niet toe te voegen aan het samengesteld verlof met de juiste prioritering. Meer informatie vind je in het artikel Verlof aanvullen met nieuw jaar.

Richt negatief verlof in

Om deze melding op te lossen richt je verlofsoort Negatief verlof in. De uren die de medewerker tekort komt, worden dan op deze verlofsoort geboekt. Dit geeft je inzicht en je lost hiermee bovenstaande melding op.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft in de eerste helft van het jaar zijn volledige verlofsaldo opgenomen. De medewerker gaat vervolgens halverwege het jaar uit dienst. Hierdoor wordt het verlofsaldo verminderd. De uren die de medewerker hierdoor negatief komt te staan, zorgen voor de melding. Door negatief verlof in te richten, kan het saldo worden herrekend. Negatief verlof geeft je inzicht hoeveel uren de medewerker daadwerkelijk negatief staat én het inrichten van negatief verlof zorgt dat er geen melding over een individuele verlofboeking ontstaat. Hierna kun je er zelf voor kiezen of je de teveel opgenomen uren verrekend met het salaris, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering of op een andere manier.

Als je geen negatief verlof inricht en vervolgens 'Herberekenen verlof' uitvoert, blijft de melding op deze medewerker terugkeren. Het saldo blijft ongewijzigd en de medewerker kan de verlof aanvraag blijven insturen.

Daarnaast kun je het signaal 'Medewerker/Verlofsaldo negatief verlofsaldo (Profit)' inrichten. Dit signaal attendeert je erop dat de medewerker een negatief saldo heeft.

Bij uitdiensttreding: richt een verlofsoort Negatief verlof in. De uren die de medewerker in verleden tekort kwam worden dan op deze verlofsoort geboekt. Dit geeft je inzicht en je lost hiermee de melding op. Hierna kun je er zelf voor kiezen of je de teveel opgenomen uren verrekend met het salaris van de medewerker.

Herbereken het verlof

Herbereken het verlof via HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.