The number of hours in the leave entry exceeds the leave entitlement balance for the leave period. A negative leave entitlement balance is not allowed of the maximum has been exceeded.
Je krijgt deze melding bij het uitvoeren van de actie:
- Herberekenen verlof
- Verlofboeking aanmaken
- Verlofaanvraag goedkeuren
- Uitdienst melden
- Loopbaanregel toevoegen
- Verlofcorrectie aanmaken
- Contract wijzigen
- Deblokkeren medewerker
Let op:
De instelling 'Geen negatief saldo' betekent niet dat er geen negatief saldo kan ontstaan. Door onderstaande scenario's kan het altijd gebeuren dat het saldo negatief wordt. Met de instelling 'Geen negatief saldo' kan het dus niet altijd voorkomen worden.
Oorzaken foutmelding
Het aantal verlofuren uit de verlofboeking die wordt vermeld kan niet van het saldo van de medewerker worden afgeschreven. Als dat zou worden gedaan, wordt het saldo negatief terwijl dat niet is toegestaan, of het ingestelde maximum aantal negatieve uren wordt overschreden.
Dat er een negatief saldo ontstaat, kan verschillende oorzaken hebben:
Onbetaald verlof
Als je bij een medewerker onbetaald verlof boekt, verlaagt Profit het perioderecht op andere verlofsoorten. Wettelijk gezien kan een medewerker geen perioderecht opbouwen over onbetaalde uren. Het kan zijn dat hierdoor te weinig saldo op de verlofsoorten overblijft, waardoor een negatief saldo ontstaat.
Krijg je de melding bij het herberekenen van het verlof en was de verlofboeking daarvoor al toegevoegd? Dan kan het zijn dat de medewerker na die verlofboeking onbetaald verlof heeft opgenomen. Op dat moment wordt het perioderecht van de overige verlofsoorten verlaagd.
Samenloop meerdere verlofaanvragen
Het kan zijn dat er nog één of meerdere verlofaanvragen staan die afgekeurd moeten worden. Zolang deze niet zijn afgekeurd, wordt het verlofsaldo verminderd met het aantal uur uit die verlofaanvragen.
Verlofcorrectie aanmaken
Ook bij een verlofcorrectie met een positief aantal uren kan de melding optreden.
Voorbeeld
De medewerker heeft een verlofsaldo van -100 uren.
De verlofcorrectie is +80 uren. Dit zou leiden tot een verlofsaldo van -20 uren en dit is niet toegestaan, dus de melding volgt.
Het kan ook zijn dat de datum van de boeking buiten de geldigheid van het verlofsaldo valt. Bijvoorbeeld als de medewerker uit dienst is. De datum van de boeking moet dan binnen het contract vallen.
Te weinig saldo op samengesteld verloftype
Als op een samengesteld verloftype wordt geboekt, moeten de juiste typen verlof hieraan gekoppeld zijn.
Mogelijke oorzaken negatief verlofsaldo
Er kunnen meerdere oorzaken zijn waarom er een negatief verlofsaldo ontstaat.
Wijzigingen in een dienstverband
Het kan zijn dat door wijzigingen in een dienstverband het verlofsaldo van de medewerker negatief uitkomt.
Voorbeeld:
Door een roosterwijziging gaat de medewerker minder werken. De medewerker heeft al verlofboekingen staan. Door de roosterwijziging kan het zijn dat het saldo negatief uitkomt.
Inrichtingswijzigingen op arbeidsvoorwaardenniveau
Door alle inrichtingswijzigingen op arbeidsvoorwaardeniveau, zoals ouderschapsverlof en feestdagen, kan het saldo negatief uitvallen. Na het wijzigen van de inrichting is het noodzakelijk om 'Herberekenen verlof' uit te voeren. Daarnaast is het ook aan te raden om negatief verlof in te richten, omdat er door de wijziging(en) alsnog een negatief saldo kan ontstaan bij de medewerkers.
Het verlofsaldo kan tijdelijk negatief zijn
Het verlofsaldo van de medewerker kan tijdelijk negatief zijn.
Voorbeeld:
De medewerker had in 2024 een negatief saldo, maar met het saldo van 2025 is het saldo weer positief. Door het gebruik van 'Negatief verlof' heb je een tijdelijke oplossing voor de negatieve uren.
Korten verlofopbouw bij langdurig verzuim
Als het verlofsaldo dat is opgebouwd op basis van aanvullende roosteruren (voor een groot deel) is opgenomen en de verlofopbouw op een later moment gekort wordt als gevolg van langdurig verzuim.
Oplossingen
Er zijn meerdere oplossingen mogelijk:
Controleer het saldo
Controleer of de medewerker voldoende saldo heeft (of houdt, als je onbetaald verlof boekt). Zo niet, dan kan de medewerker geen verlof meer opnemen. Is dat wel de bedoeling dan kun je het verlofsaldo ophogen door een verlofcorrectie toe te voegen.
Controleer de verlofsoorten
Controleer in het verlofsaldo van de medewerker of wel alle gewenste verlofsoorten naar voren komen. Mis je daar één of meerdere verlofsoorten? Controleer dan in de betreffende verlofsoort in de arbeidsvoorwaarde of het vinkje Verlofsaldo bijhouden aanstaat. Controleer ook of het jaar waarin de verlofsoort geldig is, is toegevoegd aan de periodetabel die jullie gebruiken voor verlof. Je vindt de periodetabel via Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
Keur verlofaanvragen indien nodig af
Controleer of er nog niet beoordeelde verlofaanvragen open staan die afgekeurd moeten worden. Zolang deze niet zijn afgekeurd, wordt het verlofsaldo verminderd met het aantal uur uit die verlofaanvragen.
Controleer het samengesteld verlof
Heb je een nieuwe verlofsoort aangemaakt? Vergeet deze verlofsoort dan niet toe te voegen aan het samengesteld verlof met de juiste prioritering. Meer informatie vind je in het artikel Verlof aanvullen met nieuw jaar.
Richt negatief verlof in
Richt een verlofsoort Negatief verlof in. De uren die de medewerker tekort komt, worden dan op deze verlofsoort geboekt. Dit geeft je inzicht en je lost hiermee bovenstaande melding op. Daarnaast kun je signalen inrichten die je erop attenderen dat de medewerker een negatief saldo heeft. Als je geen negatief verlof inricht en vervolgens 'Herberekenen verlof' uitvoert, blijft de melding op de medewerker erugkeren en het saldo blijft ongewijzigd. Het saldo kan pas juist worden op het moment dat hij naar negatief kan.
Bij uitdiensttreding: richt een verlofsoort Negatief verlof in. De uren die de medewerker in verleden tekort kwam worden dan op deze verlofsoort geboekt. Dit geeft je inzicht en je lost hiermee de melding op. Hierna kun je er zelf voor kiezen of je de teveel opgenomen uren verrekend met het salaris van de medewerker.
Herbereken het verlof
Herbereken het verlof via HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.