thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Samengesteld verlof (wettelijk en bovenwettelijk)

Je laat de medewerkers wettelijk en bovenwettelijk verlof op een samengestelde verlofsoort boeken waarna Profit het saldo van de juiste gekoppelde verloftypen wijzigt.

Hrm_Samengesteld verlof inrichten (20)

Inhoud

Beschrijving

Een medewerker bouwt verlof op volgens de wet; dit wordt onderverdeeld in wettelijk en bovenwettelijk verlof. Hiervoor gelden de volgende wettelijke regels (per cao kan hiervan afgeweken worden):

  • Wettelijke vakantiedagen:

    Medewerkers moeten hun wettelijke vakantiedagen binnen 6 maanden na het jaar van opbouw opnemen. Daarna komen deze dagen te vervallen.

  • Bovenwettelijke vakantiedagen

    Medewerkers moeten hun bovenwettelijke vakantiedagen binnen 5 jaren na het jaar van opbouw opnemen. Daarna komen deze dagen te vervallen.

Je richt Profit zodanig in dat de medewerker op één (samengesteld) verloftype zijn verlof boekt waarna Profit automatisch op de juiste manier het wettelijk en/of bovenwettelijk verlof afboekt. Door één samengesteld verloftype te gebruiken voorkom je vragen van medewerkers die niet weten wat de termen wettelijk en bovenwettelijk inhouden.

In InSite kan een medewerker alleen nog het samengestelde type verlof boeken. In Profit Windows kun je eventueel in uitzonderingsgevallen nog op de gekoppelde, afzonderlijke typen verlof boeken.

Let op: 

Samengesteld verlof kun je alleen gebruiken als de verlofperiodetabel gebaseerd is op 'Jaar'.

Als je wettelijk en bovenwettelijk verlof via samengestelde verlofboekingen gaat gebruiken, raden wij om hiermee per 1 januari van het komend jaar te beginnen. Hiermee voorkom je eventuele herberekeningen en voor de medewerkers is duidelijk wat het startpunt is.

Hrm_Samengesteld verlof inrichten (10)

Lees meer over:

Alternatieve inrichting bovenwettelijk verlof

Verlopen saldi

Wettelijk en bovenwettelijk verlof inrichten in nieuwe arbeidsvoorwaarde

Typen verlof wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen toevoegen

Je voegt een nieuw type verlof toe voor de wettelijke vakantiedagen. Dit type verlof geldt voor één verlofboekjaar. Voor ieder verlofboekjaar voeg je een nieuw type verlof toe in Profit. Ook voor de bovenwettelijke vakantiedagen voeg je voor ieder verlofjaar een type verlof toe.

Voorbeeld: inrichting

Je voegt het verloftype Wettelijk verlof komend jaar toe met einddatum 31-12-[komend jaar] en uiterste boekingsdatum op 30-06-[komend jaar+1].

Je voegt daarna Bovenwettelijk verlof komend jaar toe met als einddatum 31-12-[komend jaar] en uiterste boekingsdatum 31-12-[komend jaar +5]. (Bovenwettelijk verlof is immers tot 5 jaar erna nog te boeken).

Voor het vastleggen van een verlof, richt je de prioritering van verlof in. Na het inrichten van de prioritering kun je overlappende verlofboekingen vastleggen. De prioritering bepaalt hoe Profit met het overlappende verlof overweg moet gaan.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft elke vrijdagmiddag ouderschapsverlof. Als je geen prioritering inricht dan moet de medewerker om het ouderschapsverlof heen de vakantie boeken. Hierdoor legt de medewerker meerdere verlofboekingen vast voor de vakantie, wat erg bewerkelijk is.

Om dit te voorkomen richt je de prioritering in van Type verlof. Je geeft het ouderschapsverlof een hogere prioriteit dan vakantie. Als de medewerker vakantie vastlegt, trekt Profit door de prioritering de uren van het ouderschapsverlof af van de vakantie.

Je kunt de prioritering als volgt inrichten:

  • 1. Ouderschapsverlof
  • 2. ATV
  • 3. Wel aanwezig
  • 4. Bijzonder verlof
  • 5. Tijd voor tijd
  • 6. Feestdagenverlof
  • 7. Wettelijk Verlof
  • 8. Vakantie
  • 9. Onbetaald verlof

    Je geeft ATV een hogere prioriteit dan wettelijk verlof en vakantie. Als je dit niet doet, heeft dit invloed op het aantal uren verlof van de ATV-boeking die Profit automatisch genereert bij een verlofboeking die samenvalt met ATV-opbouw.

Typen verlof wettelijke vakantiedagen en bovenwettelijke vakantiedagen toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.

    Als je deze functionaliteit niet ziet, richt je eerst de autorisatie in.

  2. Klik op: Nieuw.

    Je voegt eerst een type verlof toe voor de wettelijke vakantiedagen.

  3. Vul de code in.
  4. Vul de omschrijving in.
  5. Selecteer Periodeverlof bij Categorie.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Wijzig de prioriteit met behulp van de navigatieknoppen.
  8. Verplaats het nieuwe type verlof totdat het onder de andere wettelijke typen verlof staat.

    Als je de prioritering van het verlof hebt ingericht, kun je niet meer terug naar de situatie zonder verlofprioritering.

  9. Klik op: Voltooien.

    Verlofsoort Wettelijk vakantiedagen

  10. Voeg ook direct een type verlof voor de bovenwettelijke vakantiedagen toe.
  11. Stel de prioriteiten in volgens de wettelijke regels of volgens de regels van de cao. Doorgaans hebben wettelijke typen verlof een hogere prioriteit dan de bovenwettelijke typen verlof.
  12. Voeg het samengestelde type verlof toe en koppel daarin de zojuist toegevoegde verloftypen als je via InSite niet meer apart op wettelijk en bovenwettelijk wilt laten boeken. Profit zal bij een verlofboeking op het samengestelde verloftype, automatisch het juiste aantal uren op het juiste gekoppelde verloftype afboeken.
Type samengesteld verlof inrichten

Aan een samengesteld type verlof zijn andere verloftypen gekoppeld. Bij een verlofaanvraag bepaalt Profit automatisch van welk gekoppeld type afgeboekt moet worden.

Dit kun je bijvoorbeeld gebruiken voor vakantie waaraan je de verloftypen wettelijk en bovenwettelijk verlof koppelt. Voordeel van een samengesteld verlof is dat een medewerker niet zelf hoeft na te denken op welk verlof geboekt moet worden.

In een samengesteld Type verlof koppel je de basistypen verlof die je al hebt toegevoegd. Vervolgens stel je de prioritering in. Geef het samengestelde verloftype de laagste prioritering.

Voorbeeld: inrichting

Voeg het samengestelde verloftype Vakantie toe en koppel daarin Wettelijk verlof komend jaar en Bovenwettelijk verlof komend jaar. Als je al gebruik maakt van verlof en er zijn nog bestaande verloftypen waarop nog saldo openstaat (bijvoorbeeld Bovenwettelijk verlof vorig jaar, etc.) dan koppel je die ook aan het nieuwe samengestelde verloftype Vakantie.

Een samengesteld verloftype kan zowel in InSite als in Profit Windows geboekt worden.

De aan een samengesteld verloftype gekoppelde verloftypen kun je in InSite niet meer afzonderlijk boeken. Het afzonderlijk boeken op de gekoppelde verloftypen kan nog slechts in Profit Windows.Hierdoor is het belangrijk dat de prioriteit van de afzonderlijke verloftypen hoger is dan het samengestelde verloftype. Bij een combinatie van ouderschapsverlof en samengesteld verlof Vakantie, wordt dan ook eerst van het ouderschapsverlof en vervolgens van vakantie afgeboekt.

Let op: 

Verloftypen waarbij in de verlofsoort geen limiet zit op negatief saldo kun je niet koppelen. Dit zou namelijk een bodemloos gat kunnen worden. Wijzig de verlofsoort voor het verloftype dat je wilt koppelen.

Ook onbetaald verlof kun je niet koppelen.

Samengesteld type verlof Vakantie toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Inrichting / Type verlof.

    Als je deze functionaliteit niet ziet, richt je eerst de autorisatie in.

  2. Voeg eerst de afzonderlijke verloftypen toe die je wilt gaan koppelen. Bijvoorbeeld Wettelijk volgend jaar en Bovenwettelijk volgend jaar. Let er daarbij op dat de prioritering is ingesteld.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Vul de code in.
  5. Vul de omschrijving in. Bijvoorbeeld Vakantie.
  6. Selecteer Periodeverlof bij Categorie.
  7. Vink Samengesteld verlof aan.
  8. Klik op: Volgende.

    Je ziet dat het samengestelde type verlof de laagste prioriteit heeft. Zo wordt eerst van de verloftypen met een hogere prioritieit afgeboekt.

  9. Klik op: Voltooien.

Basis verloftypen koppelen aan samengesteld verloftype:

  1. Open de eigenschappen van het type samengestelde verlof.
  2. Ga naar het tabblad: Gekoppeld type verlof.
  3. Klik op: Nieuw.

    Je ziet de nog niet gekoppelde verloftypen.

  4. Vink de zojuist toegevoegde wettelijke en bovenwettelijke typen voor vakantie aan.
  5. Klik op: Voltooien.

    Het samengestelde verlof bevat nu ook het nieuwe type verlof voor het wettelijke en bovenwettelijk verlof.

  6. Voeg de verlofsoort voor het samengestelde type verlof toe.
Wettelijke en bovenwettelijke verlofsoorten inrichten

Voor de wettelijk vakantiedagen richt je onder de arbeidsvoorwaarde twee verlofsoorten in.

De tabel met typen verlof en de prioriteiten moet je hiervoor al uitgebreid hebben.

De twee verlofsoorten die je inricht in de arbeidsvoorwaarde zijn:

  • Wettelijke vakantiedagen

    Als basisrecht vul je het wettelijk aantal uren (160) voor het betreffende jaar in.

  • Bovenwettelijke vakantiedagen

    Als basisrecht vul je het bovenwettelijke gedeelte van de vakantiedagen.

In deze beschrijving gaan we uit van de wettelijke standaard. Veel cao's werken met afwijkende datums.

Verlofsoort voor wettelijke vakantiedagen toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
  4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
  5. Ga naar het tabblad: Verlof.
  6. Klik op: Nieuw.

    Hrm_Wettelijke en bovenwettelijke verlofsoorten inrichten (05)

  7. Vul 1 januari van het betreffende jaar in bij Begindatum.
  8. Vul 31 december van het betreffende jaar in bij Einddatum.
  9. Vul 30 juni van het daarop volgende jaar in bij Uiterste boekingsdatum. Tot deze datum is het wettelijk verlof te boeken.

    Na het bereiken van deze datum kun je niet meer boeken op de verlofsoort. Deze datum kijkt daar de begindatum van de verlofboeking. Als je een verlofboeking toevoegt op een datum vóór 30 juni, met een begindatum na 30 juni, dan valt deze dus na de uiterste boekingsdatum.

  10. Selecteer de verlofsoort voor de wettelijk vakantiedagen van het betreffende jaar bij Type verlof.
  11. Selecteer Wettelijk bij Basisverloftype.
  12. Vul de wettelijke vakantie-uren in bij Basis perioderecht.
  13. Klik op: Volgende.
  14. Vink Verlofsaldo bijhouden aan als dit nog niet het geval is.
  15. Selecteer een Methode.
  16. Selecteer Gelimiteerd o.b.v. saldo in verlofperiode (geldig op begindatum) bij Negatief verlofsaldo.

    Het saldo van de huidige verlofperiode moet toereikend zijn voor de medewerker om verlof op te nemen. Hierbij wordt gekeken naar het saldo van de verlofperiode die hoort bij de begindatum van de verlofaanvraag. Hiermee moet de medewerker in de huidige verlofperiode voldoende verlofrecht opbouwen (de hele verlofperiode telt mee), voordat de medewerker verlof kan opnemen.

  17. Verlofsaldo overhevelen uit vorige periode is standaard aangevinkt.

    Als je een type verlof hebt geselecteerd die is gekoppeld aan het samengesteld verlof, dan is dit veld automatisch aangevinkt.

  18. Vul het aantal uren dat iemand mag meenemen naar de volgende periode in bij Maximumaantal uren.

    Dit maximum geldt voor alle medewerkers die onder de arbeidsvoorwaarde vallen en wordt niet naar rato van de arbeidsduur berekend.

  19. Klik op: Voltooien.

    Verlofsoorten inrichten Wettelijke vakantiedagen

    Je voegt de verlofsoort voor meerdere toekomstige jaren toe.

Verlofsoort voor bovenwettelijk vakantiedagen toevoegen:

Of je deze stap neemt hangt af van hoe je het verlof beheert: jaarlijks een nieuw bovenwetttelijke verlofsoort toevoegen of doorgaan met de bestaande bovenwettelijke verlofsoort.

  1. Ga in de arbeidsvoorwaarde naar het tabblad Verlof, als je daar nog niet bent.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul 1 januari van het betreffende jaar in bij Begindatum.
  4. Vul 31 december van het betreffende jaar in bij Einddatum.
  5. Vul 31 december over vijf jaar na de einddatum in bij Uiterste boekingsdatum.

    Voor het bovenwettelijk verlof van 2020 is dat bijvoorbeeld 31 december 2025.

  6. Selecteer het type verlof voor de bovenwettelijke uren bij Type verlof.
  7. Selecteer Verlof bij Basisverloftype.
  8. Vul de bovenwettelijke vakantieuren in bij Basis perioderecht.
  9. Klik op: Volgende.
  10. Vink Verlofsaldo bijhouden aan.
  11. Selecteer eventueel een andere Methode.

    Meer informatie vind je bij Verlofperioderecht berekenen o.b.v. HRM.

  12. Selecteer Gelimiteerd o.b.v. saldo in verlofperiode (geldig op begindatum) bij Negatief verlofsaldo.

    Het saldo van de huidige verlofperiode moet toereikend zijn voor de medewerker om verlof op te nemen. Hierbij wordt gekeken naar het saldo van de verlofperiode die hoort bij de begindatum van de verlofaanvraag. Hiermee moet de medewerker in de huidige verlofperiode voldoende verlofrecht opbouwen (de hele verlofperiode telt mee), voordat de medewerker verlof kan opnemen.

    Verder is het bij samengestelde verlofsoorten, waar je deze bovenwettelijke verlofsoort aan koppelt, niet toegestaan om 'Geen limiet op negatief saldo' als instelling te hebben.

  13. Verlofsaldo overhevelen uit vorige periode is standaard aangevinkt.

    Als je een type verlof hebt geselecteerd die is gekoppeld aan het samengesteld verlof, dan is dit veld automatisch aangevinkt.

  14. Vul het aantal uren dat iemand mag meenemen naar de volgende periode in bij Maximumaantal uren.

    Dit maximum geldt voor alle medewerkers die onder de arbeidsvoorwaarde vallen en wordt niet naar rato van de arbeidsduur berekend.

  15. Klik op: Voltooien.

    Je ziet de verlofsoort voor het bovenwettelijke deel van de vakantiedagen met een duur van 5 jaar.

Samengestelde verlofsoort vakantie toevoegen

Je voegt een verlofsoort voor een samengesteld verloftype toe. Daarbij stel je geen basisverlofrecht in; dit is immers samengesteld uit de gekoppelde verloftypen zoals bovenwettelijk en wettelijk verlof.

Profit bepaalt per medewerker het feitelijke perioderecht.

Een samengestelde verlofsoort is alleen mogelijk bij een periodetabel van een jaar.

Verlofsoort voor samengesteld verlof toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Arbeidsvoorwaarde.
  4. Open de eigenschappen van de arbeidsvoorwaarde.
  5. Ga naar het tabblad: Verlof.
  6. Klik op: Nieuw
  7. Vul de begindatum in.
  8. Vul eventueel een einddatum in. Doorgaans zal je geen einddatum invullen omdat je met samengesteld verlof wilt blijven werken.
  9. Selecteer het samengestelde type verlof bij Type verlof.

    Profit koppelt automatisch het basisverloftype Samengesteld.

  10. Klik op: Voltooien.
  11. Het verlofsaldo moet worden herberekend.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

  12. Kopieer deze verlofsoort eventueel naar andere arbeidsvoorwaarden binnen de cao.

Herberekenen verlofsaldo via wachtrij

Tijdens het inrichten van verlof kan Profit melden dat je het verlof moet herberekenen.

Let op:

Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Om het herberekenen van verlof uit te kunnen voeren, moet je geautoriseerd zijn voor de menukeuze.

Wij raden aan om tijdens het herberekenen geen verlof te boeken.

Verlof herberekenen via de wachtrij:

  1. Ga naar: HRM / Aan- en afwezigheid / Herberekenen verlof.
  2. Vul bij Vanaf jaar het jaar in waar je wilt beginnen met het herberekenen van het verlof.
  3. Selecteer eventueel de werkgever.
  4. Selecteer eventueel de cao.
  5. Klik op: Voltooien.
  6. Klik op: OK bij de melding.

Verlofsaldo samengesteld verlof in InSite inrichten

De medewerkers raadplegen het saldo van hun samengesteld verlof in InSite. Hiervoor zijn twee specifieke pagina's beschikbaar: Mijn verlofsaldi en Medewerker verlofsaldi. De standaard InSite verlof-functionaliteit maakt automatisch gebruik van deze pagina's.

In de bestaande pagina's Mijn verlofsaldo en Medewerker verlofsaldo is het samengesteld verlof niet verwerkt en ook de aanvragen in de workflow niet. Vervang deze in je eigen aangepaste site door bovengenoemde pagina's.

Het verlofsaldo in Profit Windows en de verlofkaart tonen de saldo's op de afzonderlijke verloftypen en niet op het samengesteld verloftype. Profit verdeelt de verlofuren pas werkelijk over de verschillende potjes na accordering van de verlofaanvraag. Hierdoor kan het verlofsaldo in Profit Windows alleen rekening houden met geaccordeerde aanvragen/intrekkingen en niet met aanvragen die nog in de workflow zitten. Een aanvraag in de workflow kan dus niet vóór accordering in de saldo's van de verschillende verloftypen verwerkt worden.

Mijn verlofsaldi in InSite toont wel het verlofsaldo op het samengesteld verlof inclusief de verlofaanvragen in de workflow. Er kan hierdoor dus verschil zitten in de saldi in InSite en de saldo's in Profit Windows.

Meer informatie:

Samengesteld verlof met negatief verlofsaldo inrichten

Bepaalde organisaties werken met een negatief verlofsaldo.

Bij samengesteld verlof is het de bedoeling dat de verlofsoorten als eerste opgemaakt worden en altijd op 0 eindigen. Als je negatief verlof toestaat op de verlofsoorten, dan zullen de verlofsoorten negatief uitkomen terwijl alle andere geldende verlofsoorten binnen het samengesteld verlof nog wel saldo hebben.

Om ervoor te zorgen dat eerst alle verlofsoorten op 0 komen en dat daarna negatief saldo wordt bijgehouden, richt je het volgende in:

  • Voeg type verlof Negatief verlof toe en geef deze de laagste prioriteit.

    Hrm_Samengesteld verlof met negatief verlofsaldo inrichten (Type verlof toevoegen)

  • Voeg dit type verlof toe aan het samengesteld verlof.

    Hrm_Samengesteld verlof met negatief verlofsaldo inrichten (Type verlof toevoegen)

  • Voeg een verlofsoort toe in de arbeidsvoorwaarde op basis van het type verlof Negatief verlofsaldo en basisverloftype Verlof. Je vult 0 in als perioderecht. Je geeft aan dat een negatief verlofsaldo toegestaan is met een zelf te bepalen limiet.

    Hrm_Samengesteld verlof met negatief verlofsaldo inrichten (Type verlof toevoegen)

    Raadpleeg ook de overige mogelijkheden bij negatief verlofsaldo.

Als een medewerker hierna verlof boekt op de verlofsoort van het samengesteld verlof, dan worden altijd eerst de verlofsoorten aangesproken. Is er dan geen saldo meer, dan wordt dit geboekt op de verlofsoort Negatief verlofsaldo.

Je richt dit in in alle arbeidsvoorwaarden waar je dit wilt toestaan.

Hierdoor heb je inzicht in het negatieve saldo en kan je dit vervolgens via een verlofcorrectie aan het eind van het jaar door de medewerker laten kopen.

Process

Verlof

Work area

HRM