ZZP en inleen-doorleen inkopen en factureren (Flex)

Je kunt nu een externe medewerker, zoals een zzp’er of ingeleend personeel, via Profit inhuren en uitbetalen. Dit inkoopproces verloopt, met specifieke instellingen, apart van het verloningsproces.

Een zzp'er maak je én als medewerker én als inkooprelatie van het type persoon aan, waarbij je dezelfde persoon koppelt. Bij ingeleend personeel maak je de inkooprelatie als organisatie aan, die je vervolgens koppelt aan de flex-medewerker.

Vervolgens voeg je prijsafspraken van het type Inkoop toe, specifiek voor externe medewerkers.

Op een plaatsing van het soort Inkoop komt alles samen: hier koppel je ingeleend personeel aan een inkooprelatie en het type prijsafspraak. De externe medewerker boekt vervolgens zijn uren.

Van die uren wordt een inkoopfactuur (ook wel 'Self billing') en een verkoopfactuur gegenereerd.

De zzp'er wordt ontzorgd en jij bent in control van het proces - wat wil je nog meer?!

Gebruik je nu inkoop voor de flex via ontvangsten in Ordermanagement? Overweeg dan op deze nieuwe functionaliteit over te gaan - het biedt je meer efficiëncy en is minder foutgevoelig.

Dit moet je eerst ingericht hebben.

Medewerker/inkooprelatie toevoegen

Een zzp'er maak je én als medewerker én als inkooprelatie van het type persoon aan, waarbij je dezelfde persoon koppelt. Bij ingeleend personeel maak je de inkooprelatie als organisatie aan, die je vervolgens koppelt aan de flex-medewerker. Vervolgens kun je in de medewerker-eigenschappen de Voorkeur inkooprelatie instellen, die vervolgens in de plaatsing voorgesteld wordt. Bij ingeleend personeel kun je zo de inkooporganisatie instellen waarvoor de medewerker het vaakst werkt.

Medewerker in dienstmelden

Meld de persoon als Flex-medewerker indienst.

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Nieuwe medewerker en Medewerker in dienst melden.
4. Klik op: Volgende.
5. Vink Flex-medewerker aan.
6. Mocht je de persoon al als inkoopmedewerker hebben toegevoegd, koppel deze dan bij Voorkeur inkooprelatie. Of selecteer de inkoop-organisatie waarvoor de medewerker het vaakst werkt.
7. Klik op Volgende.
8. Selecteer bij Soort medewerker de waarde: !
9. Selecteer bij Fase de waarde Onbekend of n.v.t. als het veld zichtbaar is.
10. Voltooi de wizard zoals je gewend bent.

    

Inkooprelatie toevoegen

Je maakt de zzp'er vervolgens als inkooprelatie van het type persoon aan, waarbij je dezelfde persoon koppelt.

1. Ga naar:
   • Profit / CRM / Organisatie/persoon / Inkooprelatie, Nieuw / selecteer: Persoon.
   • InSite / Flex portal / Aanmaken inkooprelatie / selecteer het profiel voor persoon.
2. Klik op: Volgende.
3. Selecteer de bestaande persoon die je net als medewerker hebt toegevoegd via de knop achter het veld Volledige naam / Zoek bestaande.
4. Vul ook het KvK-nummer en het Btw-identificatienummer.

   Je vindt de KvK-gegevens behalve in de wizard, terug in de eigenschappen van de persoon / tabblad Bedrijfsgegevens (tabblad komt beschikbaar zodra de persoon een inkooprelatie wordt).

   De btw-gegevens vind je in de eigenschappen van de inkooprelatie op het tabblad Crediteur.

5. Zorg dat de inkooprelatie aan het inkooprelatieprofiel gekoppeld is waarin Genereren inkoopfacturen bij Instellingen projecten aan staat.
6. Wijk eventueel af van het inkooprelatieprofiel qua te verstrekken rapport.
7. Voltooi de wizard.

Koppel eventueel de voorkeur inkooprelatie aan de medewerker:

De werkelijke koppeling doe je in de plaatsing. Als je de voorkeur inkooprelatie in de medewerker instelt, stelt Profit het in de plaatsing voor.

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de flex-medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Selecteer bij Voorkeur inkooprelatie eventueel de zojuist toegevoegde inkooprelatie als dit nog niet gevuld is. Dit veld is alleen beschikbaar bij de Flex-activering.

   In de plaatsing stelt Profit deze inkooprelatie dan voor, maar je kunt deze daar nog wel wijzigen. Bijvoorbeeld naar een inkooprelatie van het type organisatie.

5. Raadpleeg/controleer eventueel de velden:
   1. Ga naar het tabblad: Contract.
   2. Open de contractregel.
   3. Ga naar het tabblad: Contract.
   4. Controleer eventueel of de velden Soort medewerker en Fase correct gevuld zijn.
6. Sla de wijzigingen op.

Klantovereenkomst toevoegen

1. Ga naar: Projecten / Flex / Klantovereenkomst.
2. Klik op: Nieuw (of open een bestaande).
3. Selecteer een van de profielen.
4. Vul de gegevens.
5. Klik op Volgende of ga naar pagina-onderdeel/tabblad: Flex.
6. Koppel het Kostprijsmodel dat je voor inkopen hebt ingesteld (in een bestaande klantovereenkomst op tabblad Kostprijsmodel).
7. Koppel de Itemset die je voor inkopen hebt ingesteld.
8. Selecteer eventueel bij Prijsafspraak inkopen op plaatsing een van de opties:
   • Niet verplicht - Hierbij hoeft er geen prijsafspraak te zijn als je een plaatsing aanmaakt en is afwijken van de prijsafspraak altijd toegestaan.
   • Verplicht, afwijken toegestaan - Als dit is ingesteld moet Profit een prijsafspraak vinden voordat je de plaatsing kunt aanmaken. Je kunt op de gewenste regels wel afwijken van die prijsafspraak. Dus bijv. een afwijkende basisinkoopprijs instellen in de prijsafspraak.
   • Verplicht, afwijken niet toegestaan - Als dit is ingesteld moet Profit een prijsafspraak vinden voordat je de plaatsing kunt aanmaken. Je kunt op de gewenste regels niet afwijken van die prijsafspraak. Dus bijv. een afwijkende basisinkoopprijs instellen in de prijsafspraak is niet mogelijk.

9. Klik op: Voltooien.

Prijsafspraak toevoegen

Je kunt een prijsafspraak maken die geldt voor alle inkooprelaties of één specifiek voor een bepaalde inkooprelatie.

1. Ga naar:
   • Profit: Projecten / Flex / Prijsafspraak.
   • InSite: Flex portal / Aanmaken prijsafspraak.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Selecteer bij Soort prijsafspraak de waarde Inkopen. (Normaal is Standaard/Verlonen).
4. Selecteer bij Klantovereenkomst de klantovereenkomst waarvoor je de overeenkomst wilt maken.
5. Selecteer een Functie.
6. Selecteer eventueel de Inkooprelatie.

   Als het veld inkooprelatie leeg blijft, dan geldt de prijsafspraak voor alle inkooprelaties onder die klantovereenkomst.

7. Vul eventueel:
   • Basistarief
   • Basisinkoopprijs

   Als je deze velden hier invult gaat het toevoegen van de regels in de prijsafspraak boekingslay-out sneller.

8. Klik op: Voltooien.
9. Vervolgens voeg je de regels met items en prijzen toe in de prijsafspraakversie-boekingslay-out.

Prijsafspraakversie inkoop

Bij het aanmaken van de prijsafspraakversie opent zich een andere boekingslay-out dan gebruikelijk, namelijk ‘Prijsafspraakversie inkoop’. In deze boekingslay-out zijn de velden met betrekking tot verlonen niet zichtbaar.

1. Voeg de regels met de items toe. De regels van de itemset die de instelling ‘Overnemen naar prijsafspraak van type inkopen’ hebben neemt Profit al over.
2. Vul de velden:
   1. Basisinkoopprijs in de kop, tabblad Inkoopprijs. Dit is een basisinkoopprijs die voor alle regels geldt waarbij ‘Afwijkende prijs’ uit staat.
   2. Inkopen in de regel bepaalt of er ingekocht kan worden voor de betreffende regel en of de overige inkoop-velden gevuld kunnen worden. Het veld wordt bij de eerste keer aanmaken gevuld vanuit de itemset.
   3. Afwijkende inkoopprijs in de regel bepaalt of er voor die regel wordt afgeweken van de basisinkoopprijs. Voor kostensoorten kan dit veld niet gevuld worden, omdat de prijs altijd al een afwijkende prijs is. Veld wordt bij de eerste keer aanmaken gevuld vanuit de itemset.
   4. Percentage basisinkoopprijs bepaalt met welk percentage van de basisinkoopprijs gerekend moet worden, bijvoorbeeld 120%. Het veld wordt bij de eerste keer aanmaken gevuld vanuit de itemset.
   5. Inkoopprijs wordt bepaald door basisinkoopprijs * percentage inkoopprijs of kan vrij ingevuld worden als ‘afwijkende inkoopprijs’ aanstaat. Bij kosten kun je dit altijd vrij invullen. Het veld wordt bij de eerste keer aanmaken gevuld vanuit de itemset door het veld ‘Voorkeur inkoopprijs’ vanuit de itemsetregel
3. Voltooi de prijsafspraak.

Plaatsing

Je voegt de Plaatsing toe bij de medewerker.

1. Ga naar: Projecten / Flex / Plaatsing. Of bijvoorbeeld via de eigenschappen van de klantovereenkomst, tabblad Plaatsing.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de velden.
4. Selecteer bij Inkooprelatie de inkoop-medewerker (zzp) of inkooprelatie van het type organisatie, die je eerder hebt toegevoegd.

   

   In pagina-onderdeel Plaatsing vult Profit de velden als er een actueel contract is bij de medewerker. Als het gaat om een externe medewerker zie je dat hier terug aan de soort medewerker en de soort plaatsing. Bij een gewone uitzend-medewerker zie je Standaard, dat wil zeggen met verloning, bij Soort plaatsing. Bij een standaard medewerker zie je het veld Fase, bij een externe medewerker niet omdat dit altijd de fase Onbekend/n.v.t. is.

5. Wijzig eventueel de Soort plaatsing. Naar Standaard als het toch niet om inkoop maar om verloning (uitzend) gaat.
6. Voltooi de wizard.

Als de instelling Prijsafspraak inkopen op plaatsing op 'niet verplicht' of 'verplicht, afwijken toegestaan' staat in de klantovereenkomst of als Profit geen prijsafspraak kan vinden, start na het voltooien van de wizard van de plaatsing de boekingslay-out ‘Prijsafspraak plaatsing inkoop’. In deze boekingslay-out zijn de velden voor verlonen niet beschikbaar, maar wel de velden voor inkopen, zoals inkoopprijs en het veld Inkopen.

Afspraken actualiseren

Plaatsingen van het type inkoop hebben inkoopafspraakregels. Deze afspraken moet je actualiseren na wijzigingen in de prijsafspraak, het kostprijsmodel of de plaatsing. Daarbij werkt Profit de inkoopafspraakregels bij.

Dit werkt hetzelfde als bij loonafspraken voor declaratieverloning. Ook loonafspraken voor declaratieverloning actualiseert Profit nu.

1. Ga naar: Projecten / Flex / Afspraken actualiseren.
2. Open weergave Te actualiseren plaatsingen.
3. Selecteer de regels.
4. Klik op: .

   De taak wordt uitgevoerd in de wachtrij. Na uitvoeren is de weergave leeg.

Uren boeken

Zorg dat de boekingslay-out is ingericht voor inkoop.

Boek de uren. Bijvoorbeeld via Nacalculatie per regel, Pocket of InSite:

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Nacalculatie per regel.
2. Boek de uren.

   In de boekingslay-out kun je in de regel eventueel het veld Inkopen nog uitvinken, als die niet in de inkoopfactuur moet komen.

   De Inkoopprijs en het veld Inkopen neemt Profit over van de bijbehorende inkoopafspraakregel, maar kun je wel aanpassen in MSS-modus (nacalculatie per regel). In ESS-modus (uren boeken in Pocket of InSite) zijn de velden op dezelfde manier wel of niet wijzigbaar zoals bij verlonen het veld Verlonen en de Loonprijs wijzigbaar zijn.

3. Klik, als de regels geboekt zijn op: Indienen declaratie.
4. Raadpleeg eventueel de declaratie: daar staat nu nog geen Inkoopfactuurnummer in.

Declaratie goedkeuren

Je keurt de declaratie goed zoals je gewend bent.

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Declaratie, actie Goedkeuren.
   (Bij correctiedeclaraties is dat: Projecten / Nacalculatie / Correctiedeclaratie, actie Goedkeuren.

Inkoopfacturen genereren

Na het goedkeuren van de uren, kun je inkoopfacturen genereren voor de zzp'er.

1. Ga naar: Projecten / Inkoop / Inkoop genereren declaraties.
2. Selecteer de regel(s).
3. Klik op de actie: Genereren.
4. Vink eventueel het veld voor verstrekken aan.
5. Klik op: Voltooien.

   De taak wordt uitgevoerd via de wachtrij.

Profit kijkt naar de facturatiefrequentie die ingesteld is in het inkooprelatieprofiel om te bepalen wat de datum ‘Genereren vanaf’ is. Alleen als deze datum verlopen is, wordt er een inkoopfactuur of verplichting gegenereerd. Dit werkt hetzelfde als facturatiefrequentie bij declaratiefacturen (verkoop).

Na genereren zie je dat in de declaratie-eigenschappen het inkoopfactuurnummer is gevuld.

De inkoopfactuur kun je raadplegen via Projecten / Inkoop / Inkoopfacturen.

Een declaratie worden opgesplitst als de verzamelperiode in het inkooprelatieprofiel van de inkooprelatie 'maand' is en de week in twee maanden valt.

De declaratiefactuurvoorstellen/declaratiefacturen voor verkoop genereer je verder zoals je gewend bent.

Inkoopfacturen journaliseren

Vervolgens kun je journaliseren.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Journaliseren.
2. Vervolg zoals je gewend bent.

   Je ziet de te selecteren declaraties voor inkoop.

3. Selecteer de declaraties.
4. Voltooi de wizard.

Bij het journaliseren van de inkoopkosten van inkoopdeclaraties komt de journaalpost er zo uit te zien:

Bij het journaliseren van de inkoopfacturen komt de journaalpost er zo uit te zien:

* Dit is de grootboekrekening ingesteld in de integratierekening van de boekingssoort ‘Inkoopkosten nacalculatie (kosten)’.

** Dit is de grootboekrekening ingesteld in de integratierekening van de boekingssoort ‘Inkoopkosten nacalculatie (balans facturen)’.

Inkoop correctiedeclaraties

Zodra een inkoop correctiedeclaratie is goedgekeurd, zie je deze terug via het menu voor de inkoop correctiedeclaraties.

Voor het genereren van inkoopfacturen van correctiedeclaraties is het voldoende om de correctiedeclaratie goed te keuren. Je zet de declaratie niet eerst nog klaar voor (inkoop)facturatie zoals dat wel bij verkoop nodig is. Dit is omdat het afboeken van inkoopkosten of doorschuiven van de inkoopfactuur bij correctiedeclaraties bij inkoop niet mogelijk is.

1. Ga naar: Projecten / Inkoop / Inkoop genereren correctiedeclaraties.
2. Selecteer de regel(s).
3. Klik op de actie: Genereren.
4. Vink eventueel het veld voor verstrekken aan.
5. Stel eventueel een Afwijkende crediteringsmethode in.
6. Klik op: Voltooien.

   De taak wordt uitgevoerd via de wachtrij.