Aanmaken schorsing MSS (Group S)

In Profit en InSite registreer je schorsingen voor de aanlevering aan Group S. Je kan een schorsing via InSite op verschillende manieren vastleggen:

• Schorsing met rooster (ESS)

  De medewerker maakt de schorsing aan.

• Schorsing met rooster (MSS)

  De manager of personeelsverantwoordelijke maakt de schorsing aan.

  Welke optie je kiest, hangt af van de werking van jouw organisatie.

In dit artikel lees je hoe je als personeelsverantwoordelijke of leidinggevende de schorsing kan aanmaken.

Type profiel

Je gebruikt het type profiel Schorsing met rooster om de schorsing en het bijbehorende rooster in één keer bij de medewerker te registreren. In de koppeling met Group S moet de theoretische schorsing altijd aan een theoretische rooster gekoppeld zijn, ongeacht de bron van de prestaties van de medewerker (bijvoorbeeld tijdsregistratie of rooster).

In de schorsing registreer je de begindatum, einddatum, reden en percentage van de schorsing. In het rooster koppel je de schorsing aan specifieke dagen en uren. Zo ziet Group S voor welke dagen en uren de schorsing geldt.

Profielen

Leidinggevenden en personeelsverantwoordelijken kunnen schorsingen aanmaken. De inrichting van de profielen hangt af van de processen binnen jouw organisatie.

• Eén profiel voor alle schorsingen

  Je gebruikt een profiel waarin alle mogelijke velden zijn opgenomen. De leidinggevende of personeelsverantwoordelijke vult per schorsing de relevante velden in.

• Een apart profiel per soort schorsing

  Je kiest deze optie als je per schorsing alleen de relevante velden wil tonen. Je maakt bijvoorbeeld een apart profiel voor ouderschapsverlof, tijdskrediet of gedeeltelijke werkhervatting. Per profiel bepaal je de veldinstellingen. Zo vul je per soort schorsing alleen de relevante velden in.

Meer uitleg over het inrichten van profielen, vind je in de onderstaande artikelen:

• Profiel
• Profielen aanmaken voor muterende workflows
• Context van profiel wijzigen en koppelen

Schorsing met rooster aanmaken

Binnen de MSS-module kan je de schorsing van de medewerker registreren via de stamkaart van de medewerker of via het leidinggevende portaal.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld registreer je een schorsing voor tijdskrediet bij de medewerker. Gebruik een profiel van het type Schorsing met rooster om in één flow de schorsing en het bijbehorende rooster vast te leggen.

Schorsing toevoegen vanaf de stamkaart van de medewerker:

1. Open InSite.
2. Klik op het menu-item: HRM.
3. Ga naar het overzicht: In dienst.
4. Selecteer de medewerker.

   De stamkaart van de medewerker opent.

5. Klik op: Schorsing met rooster.

   De benaming van de knop kan bij jou anders zijn, omdat je deze zelf kunt instellen.

6. Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
7. Selecteer de reden van de schorsing.

   Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.

8. Vul het percentage van de schorsing in.
9. Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.

   Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.

10. Geef een bijlage op als je dit wenst.
11. Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.

    Voor tijdskrediet is dit LOD (loopbaanonderbreking).

    Als de juiste urensoort nog niet bestaat, moet je deze eerst aanmaken in Profit. Raadpleeg hiervoor het artikel Schorsingen inrichten.

12. De vervolgstappen hangen af van het type rooster:

    Rooster met gelijke weken

    Bij een rooster met gelijke weken (zoals Uren per dag, gelijke weken of Werktijden, gelijke weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul in het rooster de werkuren of werktijden in.
    2. Vul in het rooster de schorsingsuren in.

    Rooster met wisselende weken

    Bij een rooster met wisselende weken (zoals Uren per dag, wisselende weken of Werktijden, wisselende weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
    2. Controleer het aantal weken van de roostercyclus bij Aantal weken.
    3. Vul de week in waarmee het rooster start.
    4. Vul voor de weekroosters de werkuren of werktijden in.
    5. Vul voor de weekroosters de schorsingsuren in.
    6. Selecteer bij de dagen waarop de medewerker afwezig is door schorsing de juiste urensoort (in de roostercyclus).

       Let op:

       Dit is de urensoort die Profit doorstuurt naar Group S. Toch is het belangrijk om bij Schorsing urensoort de code ook in te vullen, aangezien Profit deze code gebruikt voor rapportages en analyses.

    Uren per week

    Bij een rooster van het type Uren per week vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal dagen per week in.
    2. Vul het aantal uren per week in.
    3. Vul het aantal uren schorsing per week in.
    4. Vink de werkdagen aan.

    Let op:

    Je kunt schorsingen van het roostertype Uren per week niet aanleveren aan Group S. Group S werkt met een theoretisch rooster waarin per dag de werkuren en schorsingen staan. Dit rooster gecombineerd met de vooruitzichten, bepaalt de medewerkerkalender. Het roostertype Uren per week bevat alleen een weektotaal en geen dagverdeling van het aantal uur. Daardoor kan Profit dit roostertype en de bijhorende schorsingen, niet opnemen in het theoretische rooster van Group S. Je kan de schorsing wel registreren in InSite en Profit.

    Wil je rapporten en analyses over schorsingen uit Profit halen, leg dan een urensoort bij de schorsing vast. Daarmee neem je ook schorsingen met het roostertype Uren per week op in de rapportage.

13. Klik op: Aanmaken.

Schorsing toevoegen vanaf het leidinggevende portaal:

1. Open InSite.
2. Klik op het menu-item: HRM.
3. Klik op: Schorsing met rooster.

   De benaming van de knop kan bij jou anders zijn, omdat je deze zelf kunt instellen.

4. Selecteer de medewerker waarvoor je de schorsing wil toevoegen.
5. Vul de begindatum (en einddatum) van de schorsing in.
6. Selecteer de reden van de schorsing.

   Bij tijdskrediet kies je uit Tijdskrediet, Anti-crisismaatregelen: tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet naar gelang wat van toepassing is.

7. Vul het percentage van de schorsing in.
8. Selecteer bij Tijdskrediet of het gaat om tijdskrediet met of zonder reden.

   Dit veld verschijnt als je Tijdskrediet of Corona-Tijdskrediet selecteert bij Reden.

9. Geef een bijlage op als je dit wenst.
10. Selecteer de urensoort bij Schorsing urensoort.

    Als de juiste urensoort nog niet bestaat, moet je deze eerst aanmaken in Profit. Raadpleeg hiervoor het artikel Schorsingen inrichten.

11. De vervolgstappen hangen af van het type rooster:

    Rooster met gelijke weken

    Bij een rooster met gelijke weken (zoals Uren per dag, gelijke weken of Werktijden, gelijke weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul in het rooster de werkuren of werktijden in.
    2. Vul in het rooster de schorsingsuren in.

    Rooster met wisselende weken

    Bij een rooster met wisselende weken (zoals Uren per dag, wisselende weken of Werktijden, wisselende weken) vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal schorsingsuren per week in bij Schorsing per week.
    2. Controleer het aantal weken van de roostercyclus bij Aantal weken.
    3. Vul de week in waarmee het rooster start.
    4. Vul voor de weekroosters de werkuren of werktijden in.
    5. Vul voor de weekroosters de schorsingsuren in.
    6. Selecteer bij de dagen waarop de medewerker afwezig is door schorsing de juiste urensoort (in de roostercyclus).

       Let op:

       Dit is de urensoort die Profit doorstuurt naar Group S. Toch is het belangrijk om bij Schorsing urensoort de code ook in te vullen, aangezien Profit deze code gebruikt voor rapportages en analyses.

    Uren per week

    Bij een rooster van het type Uren per week vul je de volgende velden in:

    1. Vul het aantal dagen per week in.
    2. Vul het aantal uren per week in.
    3. Vul het aantal uren schorsing per week in.
    4. Vink de werkdagen aan.

    Let op:

    Je kunt schorsingen van het roostertype Uren per week niet aanleveren aan Group S. Group S werkt met een theoretisch rooster waarin per dag de werkuren en schorsingen staan. Dit rooster gecombineerd met de vooruitzichten, bepaalt de medewerkerkalender. Het roostertype Uren per week bevat alleen een weektotaal en geen dagverdeling van het aantal uur. Daardoor kan Profit dit roostertype en de bijhorende schorsingen, niet opnemen in het theoretische rooster van Group S. Je kan de schorsing wel registreren in InSite en Profit.

    Wil je rapporten en analyses over schorsingen uit Profit halen, leg dan een urensoort bij de schorsing vast. Daarmee neem je ook schorsingen met het roostertype Uren per week op in de rapportage.

12. Klik op: Aanmaken.

Profit stuurt schorsingen naar Group S via het theoretische rooster in het PTG-bestand. In dit rooster levert Profit de uren van de medewerker aan, zoals gewerkte uren of schorsingsuren. Profit zet hierbij werktijden om in uren, omdat je in het theoretische rooster geen werktijden kunt gebruiken. Toch is het belangrijk om de gegevens op basis van het juiste type rooster in te geven, bijvoorbeeld voor de integratie met bezettingsoverzichten.

Schorsing registreren via workflow

Na het aanmaken van de schorsing, komt de schorsing in de workflow terecht voor de beoordeling ervan. In de workflow kan je werken met documenten. De leidinggevende en de medewerker kunnen het document ondertekenen. Na goedkeuring registreert Profit de schorsing en het bijbehorende rooster.

Meer informatie hierover lees je in de volgende artikelen:

• Workflows voor schorsingen
• Workflow
• Workflow inrichten in vogelvlucht

Schorsing raadplegen

Nadat je de schorsing met rooster geregistreerd hebt, kan je als leidinggevende of personeelsverantwoordelijke het rooster en de schorsing raadplegen via InSite.

Schorsing met rooster raadplegen (MSS):

1. Open InSite.
2. Ga naar het menu-item: HRM.
3. Ga naar het overzicht: In dienst.
4. Selecteer de medewerker.

   De stamkaart van de medewerker opent.

5. Ga naar het overzicht: Rooster.

   Je ziet het rooster staan.

   Voeg je bij de schorsing een einddatum toe, dan genereert Profit na de tijdelijke schorsing automatisch een nieuwe roosterregel op basis van het eerder vastgelegde rooster.

   

6. Ga naar het overzicht: Schorsing.

   Je ziet de schorsing van de medewerker staan.

   

Aanlevering Group S

Om een schorsing te kunnen opladen bij Group S, moeten de theoretische schorsing en het theoretische rooster dezelfde periode bevatten. De begin- en einddatum moeten identiek zijn.

Theoretisch rooster

Het theoretische rooster toont wanneer de medewerker volgens het rooster werkt, wanneer hij of zij geschorst is en hoeveel uren die schorsing omvat. Profit legt het theoretische rooster vast in de 008-registratie van het PTG-bestand.

Voorbeeld:

Een medewerker heeft een rooster van het type Uren per dag, gelijke weken en werkt 38 uur per week van maandag tot en met vrijdag. Op woensdag is de medewerker geschorst wegens tijdskrediet. De urensoort voor tijdskrediet is LOD (loopbaanonderbreking).

In het bestand naar Group S zie je het theoretische rooster van de medewerker. Hieronder zie je het voorbeeld van tijdskrediet op woensdag:

De structuur van een regel in het theoretische rooster is als volgt:

1. Identificatie van de registratie (008)
2. De code van de regel en het volgnummer van de dag
3. De roosteruren (gewerkte uren of schorsingsuren)

Op een dag waarop de medewerker een schorsing heeft, heb je twee of drie theoretische roosterregels nodig (H-regel en C-regel, soms ook een T-regel):

• H-regel

  Deze regel bevat de gewerkte of geschorste uren, afhankelijk van wat er in het rooster van de medewerker staat. De H-regel geeft aan hoeveel uren er die dag in het rooster staan. Deze regel zie je altijd: zowel op dagen zonder schorsing als op dagen met schorsing.

• C-regel

  Deze regel bevat de code van de schorsing. De regel verschijnt zodra er een schorsing aan de dag is gekoppeld.

• T-regel

  Deze regel bevat het aantal uren schorsing. De regel verschijnt zodra het nodig is om de schorsingsuren te specificeren of uit te splitsen.

Let op:

Bij roosters van het type Uren per dag, gelijke weken en Werktijden, gelijke weken staat er altijd een T-regel in het theoretische rooster voor de dag waarop de schorsing geldt.

Bij roosters van het type Uren per dag, wisselende weken en Werktijden, wisselende weken staat er geen T-regel als de schorsing een volledige werkdag betreft. In dit geval bestaat die dag uit een H-regel en een C-regel.

Als een medewerker op een werkdag gedeeltelijk is geschorst, genereert Profit altijd een T-regel. Het type rooster is hierbij niet relevant, omdat Profit de gewerkte uren moet kunnen onderscheiden van de uren waarop de schorsing van toepassing is.

Theoretische schorsing

De theoretische schorsing bevat alle gegevens van de schorsing, zoals de begindatum, einddatum, reden en het percentage. Profit legt deze gegevens vast in de 027-registratie van het PTG-bestand.

Dit is de structuur van de 027-registratie:

1. Identificatie van de registratie (027)
2. Begindatum schorsingsperiode
3. Einddatum schorsingsperiode
4. Reden
5. Percentage (2 decimalen)
6. Begindatum akkoord mutualiteit (toegelaten arbeid)
7. Begindatum ziekte
8. Met / zonder reden
9. Saldo gewaarborgd loon

Meer informatie over de indeling van het PTG-bestand vind je terug via Opbouw PTG-bestand.

Zie ook

• Schorsing
• Schorsingen inrichten
• Workflows voor schorsingen
• Aanmaken schorsing ESS
• Aanlevering schorsingen (Group S)
• Schorsingen (UpdateConnector HrCareerBreak)