Pakbon inrichten

Met een pakbon lever je items uit aan een verkooprelatie. Profit boekt daarbij verkochte eenheden af van de voorraad. Profit verwerkt ook een voorraadmutatie en een financiële mutatie. Na het gereedmelden kun je de pakbon factureren.

Voordat je pakbonnen kunt gebruiken, moet je eerst dit inrichten.

Dit ga je inrichten

Je stelt eerst de nummering en de boekingslay-out in. Vervolgens richt je het berichtsjabloon in en controleer je het standaard verkooprelatieprofiel.

Als laatste kun je optioneel geplande taken toevoegen om pakbonnen te laten genereren of te laten herberekenen en gereed te melden.

Stap 1: Nummering controleren

Je stelt autonummering voor verkooprelaties en tellers voor de pakbonnen in.

Standaard levert AFAS standaard autonummeringen en tellers uit. Tellers en autonummering lijken sterk op elkaar. Het verschil is, dat je bij autonummering de nummering instelt voor één doorlopende reeks, zoals een reeks organisatienummers. Bij tellers kan er sprake zijn van datumafhankelijkheid: je kunt bijvoorbeeld een teller instellen voor verkooporders of projectfacturen met een geldigheid van een jaar. De teller koppel je vervolgens in Profit Financieel aan de verkoopdagboeken.

Let op:

Factuurnummers moeten uniek zijn over de omgeving. In Ordermanagement (dus ook projectfacturen, termijnfacturen e.d.) deelt Profit geen factuurnummer uit dat al bestaat. Bij het controleren of een factuurnummer al bestaat, kijkt Profit ook naar de financiële facturen, dus niet alleen naar de ordermanagement facturen, de projectfacturen en de termijnfacturen. Deze controle vindt over alle administraties plaats.

Je kunt autonummering controleren en wijzigen. Tellers kun je op verschillende manieren toevoegen: doorlopende reeks of met periodieke reeksen.

Stap 2: Boekingslay-out controleren

In de boekingslay-out van de pakbon leg je een aantal instellingen en controles vast. Zo kun je instellen of pakbonnen automatisch geblokkeerd worden nadat deze zijn toegevoegd of laat je het kredietlimiet controleren door Profit.

Boekingslay-out controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de pakbon.

   Je kunt ook een standaard meegeleverde boekingslay-out selecteren en klikken op de actie: Kopiëren.

3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
4. Vink Altijd blokkeren aan om pakbonnen automatisch te blokkeren bij het voltooien.
5. Selecteer een waarde bij Overschrijding kredietlimiet hoe je de kredietlimiet wilt controleren:
   • Kredietlimiet niet controleren: De kredietlimiet wordt niet gecontroleerd.
   • Overschrijding melden: Profit controleert de kredietlimiet. Wordt deze overschreden, dan meldt Profit dit.
   • Overschrijding melden en order blokkeren: Profit controleert de kredietlimiet. Wordt deze overschreden, dan meldt Profit dit en blokkeert Profit de pakbon.
   • Order blokkeren: Profit controleert de kredietlimiet. Wordt deze overschreden, dan blokkeert Profit de pakbon.
6. Vul een bedrag in bij Blokkeren als bedrag < om pakbon te blokkeren waarvan het totale bedrag lager is dan het ingevulde bedrag.
7. Vul een bedrag in bij Blokkeren als bedrag > om pakbon te blokkeren waarvan het totale orderbedrag hoger is dan het ingevulde bedrag.
8. Selecteer een waarde om de pakbon vast te leggen bij Pakbon afdrukken, Pakbon e-mailen en Pakbon in dossier plaatsen.
9. Vink Blokkeren bij negeren waarschuwing aan als de pakbon geblokkeerd moet worden als de waarschuwing bij de verkooprelatie is genegeerd.
10. Vink Handmatig pakbonnummer aan wanneer je zelf pakbonnummers wilt toevoegen. Je wijkt dan af van de eerste stap van deze inrichting.
11. Vink Niet-uitleverbare regels overnemen aan als je regels wilt tonen op de pakbon die je (nog) niet kunt uitleveren.
12. Vink Afwijkend magazijn toestaan aan als je het magazijn wilt wijzigen in de kop van de pakbon.
13. Geef aan op welke wijze je de korting/marge wilt controleren bij Controle korting/marge:
    • Geen controle: Profit controleert de ingestelde korting/marge niet.
    • Wijziging afdwingen: Profit controleert de korting/marge. Wordt de ingestelde korting/marge overschreden dan meldt Profit dit en moet je de regel aanpassen. Je kunt pas weer een nieuwe orderregel invoeren na het corrigeren van de prijs en/of de korting.
    • Offerte/order blokkeren: Profit controleert de korting/marge. Als de ingestelde korting/marge wordt overschreden, dan blokkeert Profit de pakbon. Een geautoriseerde gebruiker kan de pakbon vrijgeven.
14. Vink Reeds geleverde regels overnemen aan als je een totaaloverzicht op de pakbon wilt tonen. De ontvanger van de pakbon ziet dan de al eerder geleverde regels en de regels die nu geleverd worden.
15. Vink Nulregels onderdrukken als je regels waar uiteindelijk 0 wordt geleverd (bijvoorbeeld door handmatige wijziging of volledige backorder) niet wilt tonen.
16. Vink Onderdrukken automatisch samenstellingscherm aan als je de eigenschappen van de samenstelling niet automatisch wilt controleren.
17. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Berichtsjabloon wijzigen

Standaard levert AFAS bij elk proces een berichtsjabloon mee. Dit berichtsjabloon is de begeleidende e-mail bij de pakbon. De meegeleverde berichtsjablonen herken je aan (Profit) in de naam. Je vindt hier een voorbeeld van het standaard berichtsjabloon Pakbon (Profit). Als je een nieuw berichtsjabloon wilt toevoegen en bewerken, dan volg je de stappen in dit artikel.

Daarna koppel je in de volgende stap het nieuwe berichtsjabloon in het standaard verkooprelatieprofiel.

Stap 4: Standaard verkooprelatieprofiel instellen

Naast de instellingen voor het journaliseren van facturen, koppel je ook de rapporten en berichtsjablonen in het verkooprelatieprofiel. In het standaard verkooprelatieprofiel zijn de rapporten en facturen al gekoppeld aan de meegeleverde Profit-rapporten. Je vindt hier een voorbeeld van het rapport Pakbon (Profit). Profit kan jouw huisstijl toepassen in de standaardrapporten. Je wijzigt dit standaard verkooprelatieprofiel wanneer je eigen berichtsjablonen wilt gebruiken.

Controleer minimaal onderstaande velden. Alle instellingen van het verkooprelatieprofiel kun je hier vinden.

Standaard verkooprelatieprofiel instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
2. Open de eigenschappen van het standaard verkooprelatieprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Vink Inkoop per verkooporder aan als je verkooporders direct wilt omzetten naar inkooporders via het bestelvoorstel. Na toevoegen van de inkooporder zijn alle regels uit de verkooporder gekoppeld aan de inkooporderregels.
5. Vink Orders verzamelen op pakbon aan als je orders die je levert aan een verkooprelatie wilt verzamelen op één pakbon.
6. Ga naar het tabblad: Factureren.
7. Bij Aantal exemplaren afdrukken kun je instellen hoeveel verkoopfacturen er moeten worden afgedrukt. Standaard wordt een factuur één keer afgedrukt.
8. Ga naar het tabblad: Rapport.

   Je ziet dat voor alle formulieren in het ordertraject een rapport is gekoppeld.

9. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon.
10. Selecteer het nieuwe berichtsjabloon.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 5: Geplande taken toevoegen (optioneel)

Plan een geplande taak in om pakbonnen te laten genereren of om de pakbonnen te herberekenen en/of te gereedmelden.

De taak Pakbonnen genereren voert de actie Genereren pakbon uit, die je handmatig opstart vanuit de weergave Pakbonnen.

De taak Pakbonnen herberekenen en optioneel gereedmelden zorgt ervoor dat de prijzen opnieuw berekend worden in de bestaande pakbonnen. Je kunt in deze taak ook meteen aangeven of je de herberekende pakbonnen direct wilt gereedmelden.

Geplande taak Pakbonnen genereren toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Pakbonnen genereren bij Taak type.
4. Klik op: Selecteren.
5. Geef aan van hoeveel dagen je pakbonnen wilt genereren bij Dagen vanaf en Dagen t/m.
6. Vink Direct gereedmelden aan als je na het genereren van de pakbon deze direct wilt gereedmelden.
7. Maak een verdere selectie.

   Je kunt een selectie maken op Verkooprelatie en Prioriteit levering (eigenschappen verkooprelatie).

8. Selecteer een waarde bij Magazijn waar je de pakbonnen voor wilt genereren.
9. Vink Nulregels onderdrukken aan als je regels waar uiteindelijk 0 wordt geleverd (bijvoorbeeld door handmatige wijziging of volledige backorder) niet wilt tonen.
10. Vink Niet-uitleverbare regels overnemen aan als je regels wilt tonen op de pakbon die je (nog) niet kunt uitleveren.
11. Vink Reeds geleverde regels overnemen aan als je de al geleverde regels wilt overnemen met aantal '0'. Bijvoorbeeld om een beter inzicht te geven in het totaal aantal geleverde regels in de pakbon.

    Normaal komen regels die al geleverd zijn niet in de pakbon.

12. Klik op: Volgende.
13. Plan de taak maximaal één keer per dag.
14. Klik op: Voltooien.

Geplande taak Pakbonnen herberekenen en optioneel gereedmelden toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Pakbonnen herberekenen en optioneel gereedmelden bij Taak type.
4. Klik op: Selecteren.
5. Geef aan van hoeveel dagen je pakbonnen wilt genereren bij Dagen vanaf en Dagen t/m.
6. Vink Direct gereedmelden aan als je na het genereren van de pakbon deze direct wilt gereedmelden.
7. Maak eventueel een selectie op Verkooprelatie als je alleen voor bepaalde groep verkooprelaties de pakbon wilt genereren.
8. Klik op: Volgende.
9. Plan de taak maximaal één keer per dag.
10. Klik op: Voltooien.