Instantie Arbo inrichten

Je voegt de gewenste Arbo-instanties toe en je koppelt per werkgever de gewenste instantie. Je kunt via Profit digitale meldingen aan Arbo-instanties verrichten.

Profit ondersteunt de volgende instanties:

• ArboNed/HCC
• Arbo Unie
• ArboVitale
• Zorg van de zaak

Overstappen van Arbo instantie

Bij een overstap van Arbo instantie hoef je niet de openstaande verzuimmelding eerst af te sluiten. Als je bij de medewerker de nieuwe Arbo instantie toevoegt, dan wordt het openstaande verzuim aan de nieuwe Arbo instantie doorgegeven.

Begindatum instantie

Bij lopende verzuimmeldingen is de begindatum van de instantie van belang. Een verzuimmelding gaat alleen mee in het arbo-bericht, als de begindatum van de instantie voor de begindatum van de verzuimmelding ligt.

Een mogelijke work-around is dus om de oudste datum van lopende verzuimgevallen op te zoeken en deze te gebruiken als begindatum van de nieuwe instantie.

Arbo-instantie toevoegen

Je voegt de gewenste Arbo-instanties toe en je koppelt per werkgever de gewenste instantie. Je kunt via Profit digitale meldingen aan Arbo-instanties verrichten.

Arbo Instantie toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de naam en adresgegevens in.
4. Doorloop de wizard. 
5. Selecteer Arbo in Soort instantie.
6. Selecteer de code van de instantie die je wilt gebruiken bij Sector/bedrijf..

   Wanneer 'Bestand niet via communicatieservice verzenden' van toepassing is, kies dan voor Overig.

   Het maakt voor de aanlevering niet uit welke regio je kiest voor de Arbo-aanlevering. Als je een willekeurige regio kiest, dan gaat de aanlevering goed. Het veld is namelijk geen onderdeel in de aanlevering zelf.

   We hebben er voor gekozen om de oude sectoren niet weg te halen in Profit, omdat de oude instanties nog aanwezig zijn bij bestaande klanten.

7. Vink Arbo digitaal aan als je meldingen aan de arbodienst digitaal aanlevert.
8. Klik op: Voltooien.

Arbo-instantie bij medewerker

Wanneer je bij een medewerker een instantieregel voor ARBO aanmaakt dien je ook een Soort dienstverband op te geven. Onderstaande opties zijn beschikbaar:

Nieuwe en vervallen waarden vanaf 2023:

We werken met de nieuwe verzuimstandaard 2022. Dit is een nieuwe versie van het verzuimbestand dat richting de Arbodiensten wordt gestuurd. Daarom zijn de waarden van de tabel Soort dienstverband gewijzigd:

• Aan de oude/bestaande waarden is 'Geldig t/m 2022' toegevoegd.
• De nieuwe waarden zijn gelijkwaardig aan de oude namen, maar zonder de toevoeging 'Geldig t/m 2022'.

Voeg bij de relevante medewerkers een nieuwe instantieregel toe vanaf 01-01-2023 met de juiste waarde. Het kan nodig zijn om nieuwe arboberichten aan te maken en te verzenden.

Arbo-instantie wijzigen

Je kunt de toegevoegde Arbo-instanties raadplegen en wijzigen. Je doet dit bijvoorbeeld als je van een handmatige manier van genereren en verzenden van de arbobestanden overstapt naar de geautomatiseerde manier via de communicatieservice.

Instantie raadplegen/wijzigen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
2. Open de eigenschappen van de instantie.
3. Ga naar het tabblad: Type.
4. Vink Arbo digitaal aan als dit niet het geval is en je wilt nu digitale arbobestanden verstrekken aan je arbodienst. Als je dit vanaf nu wilt gebruiken moeten ook de instellingen in de instantie arbo bij de werkgever correct zijn.
5. Vink Bestand niet via communicatieservice verzenden uit als je de communicatieservice gaat gebruiken voor het verzenden van de digitale arbobestanden. Dit veld mag alleen aan staan bij handmatig exporteren van een digitaal bestand, zonder communicatieprofiel. Bij de Arbo Unie is dit veld verborgen en moet je altijd via het communicatieprofiel verzenden.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Instantie Arbo aan werkgever toevoegen

Je koppelt per werkgever de juiste Arbo-instantie(s) en je richt deze in voor digitale gegevensaanlevering.

Instantie toevoegen aan werkgever:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de instantie.
6. Klik op: Volgende. 
7. Vul de eerste dag van de maand waarin het oudste actuele verzuimmelding is begonnen in bij Begindatum.
8. Vul het Aansluit-/contractnummer en het Nr. gegevensuitwisseling in.
9. Vink Arbobestand genereren aan als je de Arbo-meldingen digitaal verstuurt naar de instantie.
10. Selecteer de werkgever bij Inzender Arbobestand: Dit kan dezelfde werkgever zijn, of een andere werkgever met dezelfde instantie.

    Let op:

    Je kunt in dit veld alleen werkgevers selecteren die gekoppeld zijn aan dezelfde Arbo-dienst en dezelfde sector of bedrijf.

11. Vink Dienstverbandenbestand genereren aan als je in overleg met de Arbodienst het dienstverbandenbestand moet opsturen. Deze bevat de gewijzigde dienstverbandgegevens van de niet-zieke medewerkers. Het genereren van het Arbo-verzuimbestand en Arbo-dienstverbandenbestand gaat altijd samen. Het is niet mogelijk om deze bestanden los van elkaar te genereren.
12. Klik op: Voltooien. 

Contactpersonen koppelen aan acties ArboVitale:

Als je een instantie ArboVitale toevoegt aan de werkgever, dan moet je tevens contactpersonen vastleggen voor de acties Rapportage ivm. vangnetsituatie en Ziek-/Hersteldmelding.

1. Ga naar het tabblad: Instantie.
2. Open de eigenschappen van de instantie ArboVitale.
3. Ga naar het tabblad: Acties.
4. Open de eigenschappen van een actie.
5. Selecteer een contact van de instantie bij Contact instantie.
6. Selecteer een medewerker bij Contact werkgever.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op: 

   Je kunt geen nieuwe acties toevoegen.

Instantie Arbo bij werkgever wijzigen

Je kunt de instantie bij de werkgever wijzigen.

Dit doe je bijvoorbeeld als je voorheen nog geen digitaal arbobestand genereerde en verzond (maar bijvoorbeeld de verzuimmeldingen doorgaf via een webportal) en dat nu wel wilt gaan gebruiken.

Instantie bij werkgever raadplegen/wijzigen:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Instantie.
4. Open de eigenschappen van de instantie. Bijvoorbeeld MaetisArdyn.
5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
6. Open de meest recente regel met instantiegegevens.
7. Vul het Nr. gegevensuitwisseling in. Bij de Arbo-instantie noemen ze dit het aansluitnummer ten behoeve van gegevensuitwisseling.
8. Vul het Aansluit-/- contractnummer. Bij de Arbo-instantie wordt dit klantnummer genoemd.
9. Vink Arbobestand genereren aan als je voorheen nog geen gebruik maakte van het digitaal verstrekken van je arbomeldingen (arbo digitaal).
10. Selecteer de werkgever bij Inzender Arbobestand. Dit kan dezelfde werkgever zijn, of een andere werkgever met dezelfde instantie.

    Let op:

    Je kunt in dit veld alleen werkgevers selecteren die gekoppeld zijn aan dezelfde arbodienst en dezelfde sector of bedrijf.

11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook

• Communicatieprofielen inrichten: Arbo Unie, ArboNed, Zorg van de Zaak
• Arbo-instantie toevoegen aan medewerker