Correctiedeclaratie (Flex)

Soms moet je een al verwerkte (verloond en eventueel betaald) en/of gefactureerde declaratie o.a. qua uren en kosten corrigeren. Bijvoorbeeld omdat alsnog blijkt dat iets fout is geregistreerd en verloond en gefactureerd. Dit doe je via een Correctiedeclaratie. Het gevolg van een correctie is dat Profit een nieuwe versie van de regels aanmaakt.

Als er nog niet verloond is en je wilt een declaratie qua uren en kosten wijzigen dan kun je deze in Profit gewoon aanpassen voor de kandidaat. Dit doe je niet via correctiedeclaraties.

Corrigeren kan ook via de import Correctiedeclaraties of via de UpdateConnector.

In plaats voor een correctiedeclaratie kun je er ook voor kiezen om de verwerkte declaratie terug te draaien of een creditfactuur te maken.

Let op:

Een declaratie die betrekking heeft op het voorgaand boekjaar en daarin initieel ook verloond is, wordt negatief gecorrigeerd via correctiedeclaratie/terugdraaien in het huidige boekjaar. Bijvoorbeeld van 8 gewerkte uren (verwerkt in 2023) naar 0 gewerkte uren (verwerkt in 2024).

De berekende 'Loonheffing' wordt met de correctie niet teruggedraaid in het voorgaande jaar. Naast de loonheffing geldt dit ook voor ZVW, werknemerspremies, pensioen, etc. Houd hier rekening mee.

Raadpleeg ook de thema-pagina over correcties in de flex.

Correctiedeclaratie via Correctievoorstel maken

Het correctievoorstel stelt alle nacalculatieregels voor, waarvan de tarieven of kostenplaats niet overeenkomen met de actuele loonafspraken. En maakt daar een correctiedeclaratie van.

Dit correctievoorstel laat de verschillen zien tussen de toegepaste loonafspraakversie en de meeste recente loonafspraakversie op de datum van de nacalculatieregel.

Een correctievoorstel heeft doorgaans te maken met een wijziging in de prijzen.

Tijdens het maken van het voorstel kun je ervoor kiezen bepaalde regels te negeren.

Automatische correctiedeclaratie via Correctievoorstel maken:

1. Voer eventueel de actie Loonafspraken actualiseren uit.
2. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Correctiedeclaratie.
3. Klik op: Acties / Correctievoorstel.
4. Selecteer voor welke periode, klant en/of medewerker je wilt zien welke wijzigingen er open staan voor verwerking.
5. Klik op: Volgende.

   

   Je ziet nu de declaraties die je zou moeten corrigeren, met de reden waarom de regel voorgesteld wordt. Bijvoorbeeld: Loonafspraak, Kostenplaats (intern), Kostenplaats verkooprelatie, Loonheffingskorting, Geboortedatum, Instantie Belastingdienst, etc. Loonafspraak heet Loon-/inkoopafspraak bij de Zzp-activering.

   Er kunnen ook meerdere redenen in dezelfde regel genoemd worden. Dit komt bijvoorbeeld voor als een correctie meerdere keren is doorgeschoven via de actie Doorschuiven. Deze stapelen zich dan op.

   Aan Verschil loonbedrag zie je dat de kandidaat een correctie op zijn loon krijgt.

   Aan Verschil verkoopbedrag kun je zien dat er een correctie op de factuur komt.

6. Selecteer eventueel een regel en klik op de actie Details om meer te weten te komen over de regel.

   

7. Selecteer eventueel een regel en klik op de actie Negeren om de voorgestelde regel niet door te zetten naar een correctiedeclaratie.
   1. Vul dan vervolgens een Reden in waarom je de regel wilt negeren.
   2. Klik op: Opslaan en sluiten.
8. Selecteer de regels waarvan je een correctiedeclaratie wilt maken.
9. Klik op: Voltooien.

   

   Je ziet vervolgens de correctiedeclaratie.

10. Deze moet je vervolgens Goedkeuren, eventueel Opnieuw verlonen en Klaarzetten voor facturering.

    Als je dit (nu) niet wilt, bijvoorbeeld omdat je nog iets moet uitzoeken, kun je ook kiezen voor Doorschuiven.

    Tenslotte kun je een correctiedeclaratie Afboeken of Collectief verwijderen. Als je kiest voor Afboeken wil dat zeggen dat je niet gaat factureren aan de klant en wordt de omzet van de tussenrekening teruggeboekt. (Zodra verloond is, boekt Profit namelijk de omzet al op de tussenrekening 'geboekt/gejournaliseerd' om de kosten en omzet in dezelfde periode te houden voor een goed overzicht).

Als er een foutmelding ontstaat bij het aanmaken van een correctiedeclaratie via het correctievoorstel, wordt de foutmelding opgeslagen in het veld Foutmelding correctievoorstel. Dit veld kun je toevoegen in de weergave met correctievoorstellen zodat je kunt zien wat er aan de hand was.

Wanneer verloont Profit declaraties in het correctievoorstel?

In het correctievoorstel gaan niet alle declaraties de verloning in, namelijk alleen de declaraties in de onderstaande situaties:

• Als één van deze velden aan staat in de declaratie, gaat de declaratie altijd opnieuw de verloning in:
  • Kostenplaats (intern) wijziging
• Kostenplaats verkooprelatie wijziging

  Als één van deze velden aan staat in de declaratie, gaat de declaratie altijd opnieuw de verloning in (binnen het huidige jaar):

  • Geboortedatum wijziging
  • Loonheffingskorting wijziging
  • Instantie belastingdienst wijziging
  • Pensioentelling wijziging
• Heeft de declaratie betrekking op het voorgaande jaar? Dan kun je de wijziging doorvoeren door Opnieuw verlonen te gebruiken.

  Zodra voor een werkgever de eerste declaratie is verloond in het nieuwe jaar, dan worden de declaraties van het voorgaande jaar niet meer gekenmerkt voor het voorgaande jaar wanneer je de loonheffingskorting wijzigt. We gaan er vanuit dat mutaties op tijd worden doorgegeven waardoor deze situatie niet of nauwelijks voor komt. Als zich een wijziging voordoet in het voorgaande jaar kun je deze wijzigen met Opnieuw verlonen.

• Als het minimum loon is veranderd in één van de nacalculatieregels in de declaratie, dan gaat de declaratie ook opnieuw de verloning in.
• Als één van de volgende velden is gewijzigd in minstens één nacalculatieregel waar het veld 'Te verlonen' aan staat, dan gaat de declaratie ook opnieuw de verloning in:

  Aantal Bron regel Datum Dienstverband Dimensie 1 t/m Dimensie 5 Geaccordeerd voor Payroll Integratiegroep Kostendrager medewerker Kostenplaats medewerker Looncomponent Loonprijs

  Omschrijving Organisatorische eenheid medewerker Organisatorische eenheid project Plaatsingscontract Percentage bruto loon Projectgroep Project Type correctieregel Urensoort Variabele 1 t/m Variabele 3 Verbijzonderingscode project

Opnieuw verlonen

Bij het opnieuw verlonen genereert Profit een nieuwe versie van de declaratie. Inhoudelijk verandert er niets aan de declaratie, alleen de verloning voor de uitbetaling aan de medewerker wordt opnieuw uitgevoerd. De correctiedeclaraties die Profit na opnieuw verlonen aanmaakt, komen direct in de Declaratiecockpit naar voren om te verwerken.

De actie Opnieuw verlonen gebruik je als er bijvoorbeeld een percentage van een looncomponent verkeerd stond in de verloning.

Je hebt twee keuzes bij het opnieuw verlonen:

• Op basis van looncomponent

  Op basis van het gewijzigde looncomponent en één of meer parameters die je kiest, toont Profit alleen de verloonde declaraties waarin dat looncomponent berekend is. Die declaraties hoef je dus niet meer zelf op te zoeken.

  Daaruit kies je vervolgens de declaraties die je opnieuw wilt verlonen.

  Én als er dan per medewerker, voor dezelfde verloningsperiode en plaatsing, meerdere declaraties zijn, maakt Profit daar maar één nieuwe correctiedeclaratie van.

• Alle declaraties opnieuw verlonen

  Ook bij deze keuze kun je filteren, maar dan uit alle verloonde declaraties.

De taak wordt via de wachtrij uitgevoerd.

Opnieuw verlonen - op basis van looncomponent:

Je gebruikt deze optie bijvoorbeeld als het percentage van een looncomponent wijzigt specifiek voor één klantovereenkomst.

Je gebruikt dit ook als je door een cao-wijziging voor de eindejaarsuitkering halverwege het jaar alle declaraties waar het eindejaar-looncomponent berekend is, met terugwerkende kracht opnieuw moet verlonen.

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Correctiedeclaratie.
2. Klik op Acties / Opnieuw verlonen.

   

3. Selecteer Op basis van looncomponent bij Selectie als je alleen de declaraties opnieuw wilt verlonen waarin een specifiek looncomponent of parameters daarvan, zijn gewijzigd.

   Profit controleert in welke declaraties de looncomponent, dat je hierna kiest, berekend is. Alleen die declaraties verloont Profit opnieuw.

   Let op:

   Als er meerdere declaraties per medewerker zijn, voor dezelfde verloningsperiode en plaatsing, maakt Profit daar maar één (nieuwe) correctiedeclaratie van.

4. Vul bij Jaar verloning het jaar in waarin de declaraties opnieuw verloond moeten worden.

   Als je opnieuw verlonen wilt gaan starten voor een voorgaand jaar, dan moet er een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aanwezig zijn voor dat jaar. Zonder jaaroverschrijdende correctie salarisverwerking heeft het geen zin om deze aan te maken voor de oude jaren.

5. Klik op: Volgende.
6. Selecteer een looncomponent.
7. Klik op: Volgende.
8. Selecteer een of meerdere parameters van de looncomponent die gewijzigd zijn.
9. Klik op: Volgende.

   Je ziet hier op basis van de parameters die je selecteerde, de declaraties waar de looncomponenten van de gekozen parameters zijn berekend.

10. Selecteer de declaraties die je opnieuw wilt verlonen. Filter bijvoorbeeld op verkooprelatie of klantovereenkomst (als je dit veld hebt toegevoegd aan de weergave).
11. Klik op: Volgende.
12. Vul een Reden correctie in.

    Je ziet daar ook de opsomming van de looncomponent en parameter(s) die je geselecteerd hebt.

13. Klik op: Voltooien.

Opnieuw verlonen - alle declaraties:

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Correctiedeclaratie.
2. Klik op de actie: Opnieuw verlonen.
3. Selecteer Alle declaraties bij Selectie.
4. Klik op: Volgende.

   Je ziet alle verloonde declaraties waarvan de laatste versie het veld Status declaratieverloning gelijk of groter is dan Te betalen.
   

5. Selecteer de declaraties die je opnieuw wilt verlonen.
6. Klik op: Volgende.
7. Vul een Reden correctie in.

Klik op: Voltooien.

Handmatige correctiedeclaratie maken

Je kunt handmatig van een declaratie een correctiedeclaratie maken. Je kunt daarbij o.a. de werksoort/kostensoort, het aantal, percentage bruto loon en opdrachtnummer/referentie wijzigen.

Je kunt alleen de laatste goedgekeurde versie van een declaratie corrigeren.

Na corrigeren moet de declaratie opnieuw goedgekeurd en verwerkt worden.

Handmatig correctiedeclaratie aanmaken:

1. Open Profit.
2. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Declaratie.
3. Selecteer de declaratie die goedgekeurd, verloond en/of gefactureerd is en als status Verwerkt heeft.
4. Klik op de actie: Corrigeren.

   Je ziet nu de boekingslay-out met de nacalculatieregels.

5. Wijzig de nacalculatieregel(s).
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   De declaratie heeft nu een nieuwe versie gekregen.

7. Open de gecorrigeerde declaratie.
8. Ga naar het tabblad: Nacalculatie.

   Je ziet nu dat er groene regels en witte regels zijn: de witte zijn de 'oude', deze hebben ook de status Geaccordeerd (goedgekeurd). De groene regels zijn de gewijzigde nacalculatieregels. Deze hebben een hoger versienummer en zijn nog niet goedgekeurd.

9. Open de weergave: Nacalculatie (historie).

   

   Hier zie je de wijzigingen als min- en plusregels.

   De gecorrigeerde declaratie moet nu opnieuw goedgekeurd worden.

Correctiedeclaratie goedkeuren

Een gecorrigeerde declaratie/correctiedeclaratie moet opnieuw goedgekeurd worden. Dit kan via het overzicht met declaraties of via het overzicht met correctiedeclaraties.

• Voor alle gereedgemelde correcties wordt de omzetcorrectie gejournaliseerd in de lopende periode.
• Alle gereedgemelde correcties worden verloond in de lopende periode.

Correctiedeclaratie via Overzicht correctiedeclaraties

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Correctiedeclaratie.

   Je ziet de gecorrigeerde declaratie hier terug als correctiedeclaratie.

2. Selecteer de regel en klik op de actie Goedkeuren.
3. Open de gecorrigeerde declaratie.
4. Ga naar het tabblad: Nacalculatie.

   Je ziet nu dat ook de groene regels de status Geaccordeerd (goedgekeurd) hebben.

5. Sluit de eigenschappen.

Vervolgens kun je klaarzetten voor factureren of opnieuw verlonen.

Goedkeuren via overzicht declaraties:

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Declaratie als je daar nog niet bent.
2. Open de weergave Goed te keuren.

   Je ziet het opgehoogde nummer van de declaratie. 02 is versie twee. Deze versie is nog niet goedgekeurd, verloond of gefactureerd. Ook de loonkosten zijn opnieuw leeg omdat nog niet verwerkt is en dus moet je nu eerst weer goedkeuren.

3. Selecteer de regel en klik op de actie Goedkeuren. Dit kan ook via het menupad Correctiedeclaraties.
4. Open de gecorrigeerde declaratie.
5. Ga naar het tabblad: Nacalculatie.

   Je ziet nu dat ook de groene regels de status Geaccordeerd (goedgekeurd) hebben.

6. Sluit de eigenschappen.

Correctiedeclaratie klaarzetten

Vervolgens moet je opnieuw goedkeuren, verwerken en verlonen/factureren. Dit kan deels via de acties in de Declaratie-weergave en de Declaratiecockpit.

Je ziet de status van deze teruggedraaide declaratie via de weergave correctiedeclaraties.

1. Ga naar: Projecten / Nacalculatie / Correctiedeclaratie.
2. Selecteer de declaratie.
3. Klik op: Acties / Klaarzetten voor factureren.

   Vervolgens zie je dat de status en herkomst van de correctie zijn veranderd.

   Als je dit hebt gedaan, worden de regels bij Correctiedeclaraties factureren zichtbaar.

Correctiedeclaratie factureren (Flex)

Je kunt de correctiedeclaratie factureren zodra je de declaratie klaargezet hebt voor factureren. (Het gaat dan om een goedgekeurde declaratie die verwerkt is, maar niet persé ook betaald).

Hiervoor zijn verschillende crediteringsmethoden mogelijk. Bijvoorbeeld een gesaldeerde correctiefactuur, een volledige credit- en vervangende debetfactuur of een aparte credit- en debetfactuur met alleen de correcties. Ieder optie dan al of niet gesplitst per verzamelperiode. Dit kun je op hoog niveau inrichten maar je kunt hier ook bij het genereren nog van afwijken.

Correctiedeclaraties kun je ook via een geplande taak factureren: Correctiedeclaraties factureren.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Correctiedeclaratie factureren.
2. Selecteer de correctiedeclaratie(s).

   Je ziet in de regel al wat de standaard crediteringsmethode is.

3. Klik op de actie: Genereren.
4. Selecteer eventueel een andere Factuurdatum.
5. Vink Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan als je direct na het genereren de facturen wilt verstrekken aan de verkooprelatie(s).
6. Selecteer eventueel een afwijkende Crediteringsmethode die anders is dan wat je in het verkooprelatieprofiel of in de klantovereenkomst hebt ingesteld.
7. Klik op: Voltooien.

   Je kunt vervolgens de status en de verstrekte factuur raadplegen, bijvoorbeeld omdat je wilt zien hoe de factuur met de afwijkende crediteringsmethode eruit ziet

8. Open de weergave: Correctiedeclaraties (afgehandeld).

   

9. Open de correctiedeclaratie.
10. Klik op: acties / Factuur.
11. Klik op de actie: Afdrukvoorbeeld in de boekingslay-out.

    

Correctiedeclaraties importeren

Correctiedeclaraties kun je ook importeren.

Dit doe je via Projecten / Beheer / Import Flex / Correctiedeclaratie. Een correctie leidt automatisch tot een min- en een plusregel.

Bij de import geldt:

• Je mapt op het veld Identity van de regel.
• Het in te lezen bestand moet gesorteerd zijn op declaratienummer.
• Het veld Declaratienummer is verplicht.
• Als het veld Regelnummer leeg is, wordt een regel toegevoegd.
• Als het veld Regelnummer gevuld is, wordt het regelnummer gecorrigeerd.
• Je moet verkoopaantal meegeven bij nieuwe regels. Op het moment dat je dit niet doet wordt verkoopaantal met 0 geïmporteerd.

Hier is ook een UpdateConnector voor.