Klantomgeving verhuizen

Het is mogelijk om een klantomgeving, inclusief alle administraties, door AFAS te laten verplaatsen. Hiermee zijn de volgende scenario's mogelijk:

  • Overstappen

    Een klant wil overstappen naar een ander accountants- of administratiekantoor.

  • Van zelfstandig naar (deels) uitbesteden

    Een klant die SB oorspronkelijk bij AFAS heeft aangeschaft wil de administratie (deels) aan een accountants- of administratiekantoor uitbesteden.

  • Van (deels) uitbesteden naar zelfstandig

    Een klant die haar administratie oorspronkelijk (deels) had uitbesteed aan een accountants- of administratiekantoor wil dit helemaal zelfstandig gaan doen.

    Let op

    Het verhuizen van een klantomgeving heeft de volgende gevolgen:

  • De klantomgeving krijgt een nieuwe url. Als een klant inlogde met een bladwijzer, dan zal deze niet meer werken en vervangen moeten worden.
  • Het Mailbox-adres zal veranderen. Dit betekent dat wellicht mailbox-regels aangepast moeten worden en e-mailadressen vervangen moeten worden op websites van leveranciers. Het oude mailbox-adres blijft nog 30 dagen werken.
  • Openstaande mails in de Mailbox en facturen in de Scanbox worden netjes meegenomen.
  • Openstaande Offertes gaan verloren. De koppeling naar de beschermde portal om goed te keuren werkt niet meer. Handel deze dus voor de verhuizing af.
  • Koppelingen in het App Center zullen opnieuw moeten worden geactiveerd.
  • AFAS Link moet opnieuw gekoppeld worden bij alle gebruikers.

Inhoud

Overdragen aan ander accountants- of administratiekantoor

Overdragen voorbereiden:

Deze acties moeten worden uitgevoerd door het oorspronkelijke accountants- of administratiekantoor.

  1. Open het Admin Center (F8).
  2. Open een Administratie van de Klant die wil overstappen.
  3. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar naar Administraties.
  4. Klik op de Meer-knop .
  5. Klik op de actie Omgeving overdragen.

    Alle administraties binnen deze klantomgeving krijgen het kenmerk alleen-lezen, zodat hier geen wijzigingen meer in kunnen worden opgeslagen.

    SB slaat een bestand met de naam url-overdracht-ticket.avr op in de Downloads map. Bijvoorbeeld: enyoi-overdracht-ticket.avr.

  6. Stuur dit bestand op naar het accountants- of administratiekantoor waar je deze klant aan wilt overdragen.

Overdragen afronden:

Deze acties moeten worden uitgevoerd door het nieuwe accountants- of administratiekantoor.

  1. Open het Admin Center (F8).
  2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
  3. Klik op de Meer-knop .
  4. Klik op de actie Omgeving overdracht uploaden.
  5. Vul een unieke Naam in.
  6. Vul het gewenste Unieke klantdeel url in.

    Dit is standaard de Naam, maar met kleine letters.

    Wij genereren op basis hiervan de Url waarmee deze klant toegang krijgt tot SB.

  7. Selecteer het ontvangen bestand url-overdracht-ticket.avr bij Overdracht bestand. Bijvoorbeeld: enyoi-overdracht-ticket.avr
  8. Klik op Uploaden.

    De klantomgeving wordt op de achtergrond toegevoegd, inclusief alle administraties met alle gegevens. Dit proces starten wij 's avonds om 22:00. Je ontvangt een e-mail wanneer de nieuwe klantomgeving gereed is.

  9. Controleer nadat de verhuizing is afgerond de nieuwe administratie.

Van zelfstandig gebruik naar accountants- of administratiekantoor

Uitbesteden voorbereiden:

Deze acties moeten worden uitgevoerd door de ondernemer die haar administratie (deels) wil uitbesteden aan een accountants- of administratiekantoor.

  1. Open de gewenste Administratie.
  2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar naar Administraties.
  3. Klik op de Meer-knop .
  4. Klik op de actie Omgeving overdragen.

    Alle administraties binnen deze klantomgeving krijgen het kenmerk alleen-lezen, zodat hier geen wijzigingen meer in kunnen worden opgeslagen.

    SB slaat een bestand met de naam url-overdracht-ticket.avr op in de Downloads map. Bijvoorbeeld: enyoi-overdracht-ticket.avr.

  5. Stuur dit bestand op naar het accountants- of administratiekantoor waar je de administratie (deels) aan wilt uitbesteden.

Uitbesteden afronden:

Deze acties moeten worden uitgevoerd door het nieuwe accountants- of administratiekantoor.

  1. Open het Admin Center (F8).
  2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Klanten.
  3. Klik op de Meer-knop .
  4. Klik op de actie Omgeving overdracht uploaden.
  5. Vul een unieke Naam in.
  6. Vul het gewenste Unieke klantdeel url in.

    Dit is standaard de Naam, maar met kleine letters.

    Wij genereren op basis hiervan de Url waarmee deze klant toegang krijgt tot SB.

  7. Selecteer het ontvangen bestand url-overdracht-ticket.avr bij Overdracht bestand. Bijvoorbeeld: enyoi-overdracht-ticket.avr
  8. Klik op Uploaden.

    De klantomgeving wordt op de achtergrond toegevoegd, inclusief alle administraties met alle gegevens. Dit proces starten wij 's avonds om 22:00. Je ontvangt een e-mail wanneer de nieuwe klantomgeving gereed is.

  9. Controleer nadat de verhuizing is afgerond de nieuwe administratie.

Van accountants- of administratiekantoor naar zelfstandig gebruik

Overstappen naar zelfstandig gebruik voorbereiden:

Deze acties moeten worden uitgevoerd door het oorspronkelijke accountants- of administratiekantoor..

  1. Open de gewenste Administratie.
  2. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar naar Administraties.
  3. Klik op de Meer-knop .
  4. Klik op de actie Omgeving overdragen.

    Alle administraties binnen deze klantomgeving krijgen het kenmerk alleen-lezen, zodat hier geen wijzigingen meer in kunnen worden opgeslagen.

    SB slaat een bestand met de naam url-overdracht-ticket.avr op in de Downloads map. Bijvoorbeeld: enyoi-overdracht-ticket.avr.

  5. Stuur het bestand naar de ondernemer die zelfstandig wil gaan werken.

Overstappen naar zelfstandig gebruik afronden:

Deze stappen moeten worden uitgevoerd door de ondernemer die zelfstandig wil gaan werken.

  1. Open de e-mail van het accountants- of administratiekantoor.
  2. Sla het bestand met de naam url-overdracht-ticket.avr op, bijvoorbeeld in je Downloads-map.
  3. Stuur een incident in.
  4. Gebruik hierin de volgende gegevens:
    • Geef aan dat je wilt overstappen van een accountants- of administratiekantoor naar zelfstandig gebruik.
    • Het nieuwe Licentienummer.
    • De gewenste Klantnaam.
    • De nieuwe Url.
    • Het E-mailadres waarmee de klant inlogt.
  5. Selecteer het bestand met de naam url-overdracht-ticket.avr bij Bijlage.
  6. Klik op Aanmaken.

    AFAS voegt met deze gegevens een nieuwe klantomgeving toe, inclusief alle administraties met alle gegevens. Dit proces start 's avonds om 22:00.

    Je ontvangt een e-mail zodra de nieuwe klantomgeving gereed is. Hierin staat een link naar de nieuwe omgeving.

  7. Controleer de volgende gegevens in de nieuwe klantomgeving:
    • Banksaldo.
    • Kolommenbalans.
    • Klanten/crediteuren.
    • Verkoopproducten.
    • Openstaande posten (debiteur).
    • Openstaande posten (crediteur).
    • Btw-aangiften.
    • Vaste activa.
  8. Geef de omgeving na controle vrij.
    • Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Administraties.
    • Klik op de Meer-knop .
    • Klik op Vrijgeven.

Afronden van de verhuizing

Na het verhuizen staat een nieuwe klantomgeving klaar op een nieuwe url, maar met precies dezelfde administraties en gegevens als voor de verhuizing. Deze omgeving moet nog worden vrijgegeven voordat je in de administraties kunt werken. Wij raden aan om voorafgaand hieraan de volgende controles uit te voeren.

De vorige klantomgeving is na het verhuizen nog benaderbaar als alleen-lezen-administratie. Het is niet langer mogelijk om gegevens te wijzigen in deze administratie.

Bankkoppelingen:

De Rabobank koppelingen worden meeverhuisd, maar de overige bankkoppelingen (KNAB, ABN Amro en ING) moeten opnieuw worden geactiveerd in de nieuwe administratie. In de oude administratie hoeft je niets te doen. Daar blijven de bankkoppelingen op de status Actief staan en in een alleen-lezen modus.

Administraties controleren:

  • Vergelijk de gegevens in de nieuwe administratie steekproefgewijs met de oude. Denk hierbij aan:
  • Bankrekeningen en Kassen.
  • Bankkoppelingen.
  • Bankmutaties.
  • Kolommenbalans.
  • Te verzenden verkoopfacturen.

Klantomgeving vrijgeven:

Als alle controles zijn gedaan kan de nieuwe klantomgeving worden vrijgegeven.

  • Klant vrijgeven na overdracht naar een (ander) accountants- of administratiekantoor.
    • Open het Admin Center (F8).
    • Open de vrij te geven Klant.
    • Klik op de Meer-knop .
    • Klik op Vrijgeven.
  • Klant vrijgeven na wijziging naar zelfstandig werken.
    • Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Administraties.
    • Klik op de Meer-knop .
    • Klik op Vrijgeven.

Wijzigingen na vrijgeven:

Controleer na het vrijgeven de volgende gegevens en wijzig deze eventueel.

  • Beconnummer.

    Dit moet waarschijnlijk gewijzigd worden naar het nieuwe accountants- of administratiekantoor. Ga je zelfstandig werken? Dan kan je dit veld leegmaken.

  • Btw-instellingen.

    Stel de Contactsoort voor belastingdienst goed in.

Gebruikers uitnodigen:

Nodig tenslotte alle gebruikers opnieuw uit om te werken met de administraties.

Oude klantomgeving verwijderen:

  • Gaat een klant van uitbesteden naar zelfstandig werken?

    Dan kan het vorige accountants- of administratiekantoor de oude klantomgeving verwijderen.

  • Gaat een klant van zelfstandig werken naar uitbesteden?

    Zeg de oude licentie op via deze link.