Hoe wordt de administratie bepaald waarin de e-factuur wordt ingelezen en hoe corrigeer ik dit in Profit?

De administratie waarin een e-factuur terecht komt wordt op de volgende manier bepaald:

Als er een XML aanwezig is

• Er wordt eerst gekeken naar het KvK-nummer en/of het adres. Dit KvK-nummer / adres wordt gematcht op het KvK-nummer / adres zoals dat in de administratie staat onder Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen. Een e-factuur kan alleen ingelezen worden in een administratie waarvoor het KvK-nummer gevuld is.
• De e-factuur wordt vervolgens geplaatst in de administratie waarin het KvK-nummer / adres overeenkomt.
• Kan het KvK-nummer of het adres niet gematcht worden met de instellingen van een administratie? Dan wordt de actieve (geopende) administratie gebruikt.

Als er geen XML aanwezig is maar alleen een pdf-bestand

• De actieve (geopende) administratie wordt gebruikt om de factuur in in te lezen.

Als je de e-facturen inleest via een geplande taak

• Als je de e-facturen inleest via een geplande taak, maar er geen administratie kan worden gevonden dan plaatst Profit deze factuur standaard in administratie 1. Dit gebeurt ook als de administratie niet afgeleid kan worden uit de XML of het pdf-bestand. Een factuur kan namelijk niet ingelezen worden zonder administratienummer.

Administratie corrigeren

Als de e-factuur is ingelezen in de verkeerde administratie wijzig je de administratie met de volgende stappen:

1. Ga naar Financieel / Crediteur / E-factuur.

2. Selecteer de e-factuur.

3. Klik op actie 2. Boeken journaalpost.

Let op: via deze actie boek je de journaalpost altijd in de administratie die open staat. Welke dit is, zie je door de weergave Huidige administratie te gebruiken of in de weergave te filteren.

4. Klik op Overslaan factuur.

5. Pas de administratie aan.