Hoe stel ik de uitbetaling van de vakantietoeslag uit?

Het kan zijn dat je als werkgever met medewerkers hebt afgesproken dat je de vakantietoeslag later of gespreid uitbetaalt. Er is geen standaard looncomponent waarmee je dit kunt doen. Wat je daarom het beste kunt doen, is:

  1. Betaal de vakantietoeslag gewoon uit.
  2. Houd een deel of het volledige bedrag ook weer in.
  3. Betaal het ingehouden bedrag op een later moment weer uit.

Wat je vooral niet moet doen, is de parameters in de looncomponent 100.002.014 'Vakantietoeslag' aanpassen. Wijzig je de parameter 'Periode uitbetalen' naar een periode die buiten de opbouwperiode valt, dan wordt een verkeerd bedrag berekend. De parameter 'Berekenen Ja/Nee' op Nee zetten is in dit geval ook geen oplossing.

Voor stap 1, het uitbetalen, hoef je niets te doen. Voor punt 2 en 3 richt je zelf looncomponenten in. Dit kunnen eenvoudige of ingewikkeldere looncomponenten zijn, afhankelijk van je wensen. Hieronder lichten we de inrichting van de looncomponenten toe.

Het inhoudingscomponent - de eenvoudige manier

  1. Maak een kopie van looncomponent 100.003.966 'Belaste inhouding BT'.
  2. Activeer de looncomponent voor de periode waarin je de inhouding wil doen.
  3. Zet op het tabblad Lijstbegrip in de looncomponent een - bij het lijstbegrip 'Vakantiebijslag' (Profit ID 1317).
    Dit zorgt ervoor dat de inhouding op de vakantietoeslag ook meegaat in de loonaangifte.
  4. Wijzig op het tabblad Algemeen de omschrijving van de looncomponent, zodat duidelijk is wat de looncomponent doet. De omschrijving komt ook op de loonstrook te staan.
  5. Maak de journaalstructuur compleet door de looncomponent eraan toe te voegen en een grootboekrekening te koppelen.
  6. Boek bij elke medewerker het bedrag dat je wilt inhouden via een variabele loonmutatie. Dit kan ook via een import.

Het inhoudingscomponent - de intelligentere manier

Wil je niet per medewerker apart het bedrag boeken, maar het uitbetaalde bedrag aan vakantietoeslag automatisch laten ophalen en inhouden? Volg dan stap 1 t/m 5 hierboven en vervolg onderstaande stappen:

  1. Zoek in looncomponent 100.002.014 'Vakantietoeslag' op het tabblad Classificering het interne nummer van de component op. Noteer deze.
  2. Open je nieuwe looncomponent.
  3. Ga naar het tabblad Parameter en selecteer de parameter 'Berekenen'.
  4. Klik op de actie Parameter maken.
  5. Zet de waarde van de parameter op Ja voor de periode waarin je hem wil gebruiken.
    Bijvoorbeeld: wil je inhouden in periode 5 omdat in die periode de vakantietoeslag wordt ingehouden? Vul dan (bij maandverloning) 01-05-20xx t/m 31-05-20xx in.
  6. Ga naar het tabblad Parameter en selecteer 'Waarde D'.
  7. Klik op de actie Parameter maken.
  8. Klik op de actie Parameter bewerken.
  9. Vul in het veld 'Parameter' het interne nummer uit stap 1 + 00.
    Als het interne nummer 1512 is, vul je dus 151200 in.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten.
  11. Ga naar het tabblad Formule.
  12. Wijzig de formule naar [D].
    Hiermee zorg je ervoor dat het bedrag dat wordt uitbetaald als vakantietoeslag, direct weer wordt ingehouden.

Het uitbetalingscomponent - de eenvoudige manier

  1. Maak een kopie van looncomponent 100.003.965 'Belaste uitbetaling BT'.
  2. Activeer de looncomponent voor de periode waarin je de inhouding wil doen.
  3. Zet op het tabblad Lijstbegrip in de looncomponent een + bij het lijstbegrip 'Vakantiebijslag' (Profit ID 1317).
    Dit zorgt ervoor dat de uitbetaling voor de vakantietoeslag ook meegaat in de loonaangifte.
  4. Wijzig op het tabblad Algemeen de omschrijving van de looncomponent, zodat duidelijk is wat de looncomponent doet. De omschrijving komt ook op de loonstrook te staan.
  5. Maak de journaalstructuur compleet door de looncomponent eraan toe te voegen en een grootboekrekening te koppelen.
  6. Boek bij elke medewerker het bedrag dat je wilt uitbetalen via een variabele loonmutatie. Dit kan ook via een import.

Het uitbetalingscomponent - de intelligentere manier

Wil je niet per medewerker apart het bedrag boeken, maar het eerder ingehouden bedrag automatisch laten ophalen en uitbetalen? Volg dan stap 1 t/m 5 hierboven en vervolg onderstaande stappen:

  1. Zoek in het inhoudingscomponent op het tabblad Classificering het interne nummer van de component op. Noteer deze.
  2. Open de uitbetalingscomponent.
  3. Ga naar het tabblad Parameter en selecteer de parameter 'Berekenen'.
  4. Klik op de actie Parameter maken.
  5. Zet de waarde van de parameter op Ja voor de periode waarin je hem wil gebruiken.
    Bijvoorbeeld: wil je uitbetalen in periode 8, vul dan (bij maandverloning) 01-08-20xx t/m 31-08-20xx in.
  6. Ga naar het tabblad Parameter en selecteer 'Waarde D'.
  7. Klik op de actie Parameter maken.
  8. Klik op de actie Parameter bewerken.
  9. Vul in het veld 'Parameter' het interne nummer uit stap 1 + 00.
    Als het interne nummer 1512 is, vul je dus 151200 in.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten.
  11. Ga naar het tabblad Formule.
  12. Wijzig de formule naar CUMULATIEFDV([D]).
    Hiermee zorg je ervoor dat het bedrag dat wordt ingehouden als vakantietoeslag, weer wordt uitbetaald.

Wil je ook nog borgen dat de ingehouden vakantietoeslag ook wordt uitbetaald als een medewerker uit dienst gaat vóór de periode van uitbetalen? Ga dan verder met onderstaande stappen:

  1. Ga naar het tabblad Parameter en selecteer Waarde G.
  2. Klik op de actie Parameter maken.
  3. Geef de parameter de waarde van de periode waarin je de vakantietoeslag alsnog wil uitbetalen.
    Bijvoorbeeld: wil je uitbetalen in periode 8? Vul dan als waarde 8 in.
  4. Selecteer parameter Waarde H.
  5. Klik op de actie Parameter maken.
  6. Klik op de actie Parameter bewerken.
  7. Open de zoekweergave in het veld Parameter en zoek in de weergave Parameters naar de parameter 'Huidig periodenummer' met stamnummer 100.009.872.
  8. Klik 2 keer op Opslaan en sluiten.
  9. Herhaal stap 1 t/m 3 voor parameter Ja/Nee E.
  10. Open de zoekweergave in het veld Parameter en zoek in de weergave Parameters naar de parameter 'Laatste periode medewerker (AV)' met stamnummer 100.019.669.
  11. Klik 2 keer op Opslaan en sluiten.
  12. Ga naar het tabblad Formule.
  13. Wijzig de formule naar IF ( OR ( [G] = [H] ; [E] = WAAR ) ; CUMULATIEFDV([D]) ; 0 ).
  14. Beëindig de activering van de looncomponent aan het einde van de periode van uitbetalen. Anders wordt het bedrag nogmaals uitbetaald als een medewerker uit dienst gaat nadat deze looncomponent is berekend.

Wil je dit ook automatisch regelen? Volg dan nog onderstaande stappen:

  1. Controleer op het tabblad Classificering het interne nummer van de uitbetalingscomponent.
  2. Maak parameter Waarde K aan. Vul via Parameter bewerken het interne nummer + 00 in.
  3. Wijzig de formule naar IF ( OR ( [G] = [H] ; [E] = WAAR ) ; CUMULATIEFDV([D]) – CUMULATIEFDV([K]) ; 0 ).
    Typ deze formule over in Profit, als je hem kopieert en plakt krijg je een foutmelding.

Het automatisch uitbetalen in meerdere perioden is nog ingewikkelder. Hier zitten ook haken en ogen aan wat betreft afrondingsverschillen en andere complexiteit. We raden daarom één van bovenstaande werkwijzen aan.

Tip: zorg ervoor dat de 'Berekenen' parameter in de inhoudingscomponent muteerbaar is op medewerkerniveau. Als een medewerker uit dienst gaat in bijvoorbeeld periode 5 en je wil eigenlijk uitbetalen in periode 8, dan wil je wel dat die medewerker in periode 5 de vakantietoeslag krijgt uitbetaald. Zet dan deze parameter op Nee bij de medewerker.

Zie je het niet zitten om dit zelf te doen? Schakel dan Servicemanagement in. Voor €125 per uur kan één van onze servicemanagers dit voor je inrichten.