Aanlevering DUO
In Profit worden de digitale bestanden voor de DUO aanlevering gegenereerd en automatisch uitgewisseld met DUO na het accorderen van de salarisverweking per periode. Deze aanlevering bestaat uit:
- Arbeidsrelatieperiode
- Loon, toeslagen en kortingen
- Afwezigheid
Let op:
De aanlevering van kwartaal 4 (November 2022, December 2022 en januari 2023) en de jaaraanlevering 2022 zal nog via de oude aanlevering gaan. Vanaf 2023 start de nieuwe aanlevering per maand. Deze nieuwe aanlevering is beschikbaar vanaf 1 juni 2023.
|
Inhoud |
Voorbereiding
Beschrijving
Elke periode wordt er voor elke medewerker een vervangende aanlevering geleverd. Deze medewerkers vallen onder de DUO aanlevering periode, wat betekent dat dit de basis vormt voor de aanlevering. Dit biedt een overzicht van de status van de levering per werkgever en per jaar. Met andere woorden: de DUO aanlevering periode is de kopregel voor de aanlevering van de medewerkers.
Bij elke aanlevering worden ook de voorgaande maanden van het betreffende jaar meegenomen.
Als de aanlevering bijvoorbeeld in maart wordt aangemaakt, worden de gegevens van januari tot en met maart meegenomen. Als de aanlevering in december wordt aangemaakt, worden de gegevens van januari tot en met december meegenomen.
Als een medewerker gedurende het jaar uitdienst gaat, wordt deze medewerker meegenomen in alle leveringen van het betreffende jaar.
Voorwaarden DUO aanlevering periode
Na het accorderen van de salarisverwerking maakt Profit voor de DUO aanlevering een nieuwe perioderegel aan, als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Salarisverwerking heeft betrekking op een jaar groter dan 2022 en is gekoppeld aan periodetabel Maand.
- Als de periode van de salarisverwerking valt tussen periode 1 en periode 11 en het is geen correctieperiode, of
- Als de periode van de salarisverwerking gelijk is aan periode 12, of
- Als een correctieperiode wordt geaccordeerd voor een periode terwijl er voor die periode nog geen DUO aanleveringsperiode is.
Medewerkers in aanlevering
Alleen de dienstverbanden die voldoen aan onderstaande voorwaarde worden meegenomen in de aanlevering:
- De hoofdperiode moet geaccordeerd zijn.
- De medewerker moet in het betreffende periode indienst zijn bij de werkgever waarbij in de hoofdperiode de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI, Woningcorporaties, Architecten met sector ABP (ABP/Loyalis en Onderwijs) aanwezig is, waarbij het veld Aanleveringen DUO genereren is aangevinkt.
- Op einddatum dienstverband of einddatum hoofdperiode, als deze eerder valt, moet de instantie APG sectoren ABP, Loyalis, PWRI, Woningcorporaties, Architecten) met sector ABP (ABP/Loyalis en Onderwijs) aanwezig zijn, waarbij het veld Niet meenemen in aanleveringen DUO bij de medewerker niet is aangevinkt.
- De medewerker is geen proforma medewerker.
Veelgestelde vragen
- Waarom staat april op de status In afwachting accorderen volgende periode als ik de salarisverwerking van april al geaccordeerd heb?
De maand wordt aangeleverd als de volgende salarisverwerkingsperiode is geaccordeerd. Dus april wordt aangeleverd als de salarisverwerking van mei is geaccordeerd (de volgende periode).
- Waarom worden voorgaande periode niet meer getoond?
Lees hiervoor Aanlevering raadplegen
- Waarom blijft de taak op Bezig met uitvoeren in de wachtrij staan?
Vanuit het communicatiebericht wordt de aanlevering gedaan per medewerker en niet per werkgever. De taak is dus bezig alle berichten voor alle medewerkers klaar te zetten.
- Wat moet ik doen als een medewerker de status 'Fout bij verzenden' heeft?
Als het verzenden van een bericht niet gelukt is, kun je het bericht opnieuw verzenden. Je moet de berichtstatus terugzetten voordat je het bericht weer kunt verzenden.
- Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
- Selecteer het bericht met de status Versturen bericht mislukt.
- Klik op de actie Herstellen berichtstatus.
- Na het terugzetten van de status verzend je het bericht opnieuw via de actieknop Bericht verzenden.
Meer informatie hierover lees je in het artikel Berichten verzenden en ontvangen via de communicatieservice.
- DUO keurt de DUO aanlevering af met het signaal "Het volgnummer arbeidsrelatie moet uniek zijn binnen het bericht". Hoe los ik dit op?
Er mogen in een jaar niet twee dezelfde nummer inkomstenverhoudingen actief zijn in combinatie met dezelfde BSN.Zie verder de onderwerpen Hoe wijzig ik het nummer inkomstenverhouding in een contract? en Pakketwissel bij salaris- en pensioenadministratie.
Aanlevering raadplegen
Bij het accorderen van een reguliere salarisverwerkingsplan van periode 1 t/m 11 voert Profit de taak DUO aanlevering genereren automatisch uit en hierdoor worden de aanleveringen automatisch gecontroleerd en klaargezet. Je kunt in Profit de aanlevering raadplegen, als er bij het controleren, klaarzetten of verzenden fouten zijn opgetreden of om de inhoud van het bestand te controleren.
Na het accorderen van een salarisverwerkingsperiode maakt Profit automatisch een regel aan voor de DUO aanlevering met de status In afwachting accorderen volgende periode. Er is dus altijd één regel per werkgever voor de huidige periode en één regel per werkgever voor de volgende periode.
Het is niet mogelijk om de aanlevering alvast vóór het accorderen te controleren. Het controleren van de aanlevering is een geautomatiseerd proces dat Profit uitvoert na het accorderen van de salarisverwerking.
Uitzondering hierop is periode 12. Deze regel is direct beschikbaar om aan te maken. Bij een correctieperiode of jaaroverschrijdende correcties op periode 12, zetten we de taak om de DUO aanlevering te versturen nog een keer klaar.
Aanlevering raadplegen:
- Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / DUO aanlevering.
In de weergave DUO aanlevering periode heb je een overzicht van de huidige periode en de periode met de status In afwachting accorderen volgende periode.
In de weergave zie je de volgende gegevens:
- Status
In deze kolom zie je de huidige status van de aanlevering.
- Jaar
In deze kolom zie je het jaar van de aanlevering.
- Periode t/m
In deze kolom zie je tot en en met welke maand in de aanlevering zit.
- Correctieperiode
In deze klom zie je of het een correctieperiode betreft.
- Fout
In deze kolom zie je of er fouten zijn opgetreden tijdens het controleren, klaarzetten of verzenden. Als er fouten zijn opgetreden, dan zie je in de weergave DUO aanlevering (openstaande meldingen) per fout een regel.
- Afgekeurd
In deze kolom zie je of de regel is afgekeurd.
- Goedgekeurd
In deze kolom zie je of de regel is goedgekeurd.
- Totaal
In deze kolom zie je het totaal aantal regels in de betreffende aanlevering.
- Status
Status Aanlevering DUO
- Gecontroleerd met meldingen
Na het accorderen van de salarisverwerking van de periode wordt de DUO aanlevering automatisch gecontroleerd en klaargezet. Heeft de regel de status Gecontroleerd met meldingen, dan controleer je de regels in de weergave DUO aanlevering (openstaande meldingen). Na het oplossen van de fouten klik je op de actie Klaarzetten. Zijn er geen fouten/meldingen? Dan krijgt de regel de status Klaargezet. Hierna wordt de aanlevering automatisch verzonden.
- Klaargezet met meldingen
Nadat de regel is gecontroleerd, wordt deze klaargezet voor verdere verwerking. Het is mogelijk dat de status van de regel verandert in Klaargezet met meldingen. In de weergave DUO aanlevering (openstaande meldingen) zie je wat de fout is. Na het oplossen van de fout(en) klik je op de actie Klaarzetten. Hierdoor verdwijnen de fout(en) uit de weergave en wordt de aanlevering automatisch verzonden.
- Verzonden met meldingen
DUO voert na het ontvangen van de aanlevering ook controles uit. Bijvoorbeeld of de aangeleverde onderwijsinstelling geldig is in combinatie met het bevoegde gezag. Als er berichten worden afgekeurd door het DUO, dan worden deze berichten zichtbaar in de weergave DUO aanlevering (openstaande meldingen). De status van de aanlevering is dan Verzonden met meldingen.
- Verwerkt met meldingen
DUO heeft een aantal medewerkers succesvol kunnen verwerken en een aantal niet.