Hoe kan ik factuurbijlagen exporteren uit mijn omgeving?
Je hebt je abonnement opgezegd of je gaat overstappen van Small Business naar AFAS SB en je hebt gebruik gemaakt van de actie factuurbijlagen exporteren uit omgeving. De actie Factuurbijlagen exporteren uit omgeving vind je bij de overstaporder naar AFAS SB of bij de opzegging op de klantportaal in het klantdossier.
Het exporteren duurt een aantal minuten, afhankelijk van de grootte en de hoeveelheid van de te exporteren factuurbijlagen. Je ontvangt een e-mail als de export succesvol is uitgevoerd. Klik op de link in de e-mail om jouw aanvraag te openen.
Klik op de downloadlink. Er wordt een zip-bestand gedownload met:
- Een CSV-bestand per omgeving.
- Een map met PDF-bestanden per omgeving.
Let op:
De downloadlink is maximaal 5 dagen beschikbaar. Na een geslaagde download wordt deze ongeldig gemaakt en is de link niet opnieuw te gebruiken. Je krijgt dan de melding 'The resource you are looking for has been removed, had its name changed or is temporarily unavailable.'.
Pak het zip-bestand uit en sla deze op een veilige plek op.
Het CSV-bestand bevat een overzicht van het dossiernummer, type dossieritem, instuurdatum, omschrijving, bestandsnaam, bestandslocatie, debiteur- of crediteurnummer, factuurnummer, naam en fileID.
- Open het CSV-bestand in Excel. Alle gegevens bevinden zich in kolom A en zijn gescheiden door komma's.
- Ga naar: Gegevens.
- Klik op: Tekst naar kolommen.
- Kies: Gescheiden.
- Klik op: Volgende.
- Kies: Komma's.
- Klik op: Voltooien.
- Sla het bestand op als Excel-werkmap.
De map bevat alle factuurbijlagen (PDF-bestanden) van inkoopfacturen per omgeving. De naam van het PDF-bestand is het fileID. Aan de hand van het Excel-bestand weet je dus precies bij welke inkoopfactuur de factuurbijlage hoort.
Let op:
Het is niet mogelijk om factuurbijlagen bij verkoopfacturen te exporteren. Je kunt verkoopfacturen altijd zelf exporteren naar PDF en opslaan.
Mogelijke foutmeldingen en oplossingen
Er kunnen meerdere fouten naar voren komen tijdens de export. Los de foutmeldingen op en start de export opnieuw door gebruik te maken van de actie factuurbijlagen exporteren uit omgeving.
Dossier export afgekeurd voor omgeving O12345AA. Geen gebruiker gevonden met mailadres test@afas.nl.
Deze melding komt naar voren na het uitvoeren van de export.
- Ben je nog geen gebruiker in omgeving O12345AA? Zorg ervoor dat je als gebruiker bent toegevoegd in alle omgevingen van waaruit je factuurbijlagen wil exporteren.
- Ben je al gebruiker in omgeving O12345AA? Wijzig het e-mailadres van jouw Profit-gebruiker naar test@afas.nl. Het e-mailadres van jouw Profit-gebruiker moet hetzelfde zijn als het e-mailadres waarmee je inlogt op de klantportal.
Dossier export afgekeurd. Er zijn geen omgevingen gevonden waar test@afas.nl de juiste rechten heeft.
Deze melding komt naar voren na het uitvoeren van de export. Je moet in alle omgevingen van waaruit je factuurbijlagen wil exporteren rechten hebben op de Autorisatie tool.
The resource you are looking for has been removed, had its name changed or is temporarily unavailable.
Deze melding komt naar voren wanneer je na 5 dagen op de downloadlink klikt of wanneer je de downloadlink al eens gebruikt hebt. De downloadlink is maximaal 5 dagen beschikbaar en wordt na een geslaagde download ongeldig gemaakt. Je lost dit op door nogmaals op de actie factuurbijlagen exporteren uit omgeving te klikken, waardoor de export opnieuw start.
De bestandsgrootte van de export is 0,00 gb
Dit betekent dat er geen factuurbijlagen in de omgeving aanwezig zijn. Je kunt de facturen afdrukken en exporteren naar PDF.