Competenties inrichten

Je kunt alle aspecten van competenties vastleggen in Profit, zodat je optimaal kunt sturen op competenties. Profit bevat niet alleen de kenmerken van competenties, maar ook ontwikkeltips, coachingactiviteiten en START-vragen. Hierdoor zijn competenties breed inzetbaar binnen de organisatie en kunnen deze ook daadwerkelijk bijdragen aan het optimaliseren van de competenties van de medewerkers. Het opstellen van competenties vraagt veel tijd en aandacht. Je kunt je voordeel doen met de meegeleverde competenties. Het spreekt vanzelf dat je de meegeleverde gegevens kritisch bekijkt voordat je deze gaat inzetten.

Beschrijving

Hieronder zie je een veelgebruikte niveau-indeling:

Voor de competentie 'Leiderschap' kan deze indeling bijvoorbeeld als volgt worden ingevuld:

Gedrag op het hoogste niveau impliceert het gedrag op de lagere niveaus. Met andere woorden: een medewerker die een bepaald niveau haalt, haalt daarmee automatisch ook lagere niveaus. Niveau 4 impliceert de niveaus 1, 2 en 3. Niveau 3 impliceert de niveaus 1 en 2. Niveau 2 impliceert niveau 1. Door op deze manier van de niveaus gebruik te maken, kan gerichter naar een hoger niveau worden ontwikkeld.

Gedragsindicatoren

Het is in de praktijk vaak lastig om competenties goed te beschrijven. Iedereen heeft een eigen beeld bij een competentie. Als je bijvoorbeeld aan tien mensen zou vragen wat zij onder 'samenwerken' verstaan, dan zal je tien verschillende antwoorden krijgen. Ook als je uiteindelijk uitkomt op één definitie, kan het voorkomen dat deze door de medewerkers op verschillende manieren geïnterpreteerd of toegepast wordt. Daarom is het belangrijk competenties uiteen te rafelen in de relevante gedragsindicatoren. Hierdoor ontstaat een compleet beeld van de gehele competentie.

Bepaal de gedragsindicatoren op basis van het gewenste gedrag (de 'Soll'-situatie), niet van het huidige gedrag. Gebruik alleen positieve indicatoren, want positieve en negatieve indicatoren door elkaar zijn niet bruikbaar.

Voorbeeld: 

Je stelt de indicatoren voor de competentie 'Accuratesse' vast. Verkeerde gedragsindicatoren zijn onder andere:

• Werkt slordig.
• Maakt veel fouten tijdens het werk.

Deze indicatoren zijn onbruikbaar in een evaluatie, als andere, positieve indicatoren hier ook bij staan:

• Werkt volgens de geldende procedures.
• Gebruikt een checklist.

Profit-competenties en eigen competenties toevoegen

Je kunt je voordeel doen met de meegeleverde competenties. Als je bij de initialisatie competentiesets hebt overgenomen, worden de betreffende competenties getoond. Deze kun je aanpassen aan de bedrijfssituatie. Daarnaast kun je Profit-competenties of eigen competenties toevoegen.

Profit-competenties en eigen competenties toevoegen:

1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Inrichting / Competentie.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Selecteer of je een Profit-competentie wilt toevoegen, of een eigen competentie.
4. Indien van toepassing, selecteer de gewenste Profit-competentie.
5. Klik op: Volgende. 
6. Voer een code en een naam in. Als je een Profit-competentie hebt gekozen, worden hier voorgedefinieerde gegevens getoond, maar je kunt deze wijzigen.
7. Selecteer het gewenste type.

   Let op: 

   Bij het genereren van evaluaties zal Profit alleen competenties van het type Gedragscompetentie of Organisatie/Kerncompetentie meenemen.

8. De toelichting is voor Extern gebruik, want Profit zal deze overnemen op de evaluatieformulieren. Als je een Profit-competentie hebt overgenomen, tref je meestal een ruime toelichting aan. Verwijder de delen die voor de organisatie niet van toepassing zijn.
9. Klik op: Volgende. 
10. Vul de Aandachtspunten (voor intern gebruik) in.
11. Klik op: Voltooien. 

Competentieniveaus indelen

Competenties kennen een niveau-indeling. Je bepaalt zelf per competentie de concrete inhoud (omschrijving) van de niveaus. Het aantal niveaus is voor alle competenties hetzelfde en wordt bepaald tijdens de initialisatie. Ook de manier waarop je de niveaus gaat toepassen ligt vast in de instellingen. Je hebt in de instellingen per niveau een generieke omschrijving ingevuld. Je kunt nu per competentie specifieke niveau-omschrijvingen invullen.

Het aantal niveaus is voor alle competenties hetzelfde en wordt bepaald tijdens de initialisatie. Toch is het mogelijk om hiervan per competentie af te wijken. Je wilt bijvoorbeeld vier niveaus gebruiken voor gedragscompetenties, vijf voor vaardigheidscompetenties en drie voor kenniscompetenties. In dit geval moet je in de instellingen het maximaal aantal niveaus op vijf stellen. Bij de gedragscompetenties wordt het 5e niveau niet beschreven en bij de kenniscompetenties het 5e en het 4e niet.

Niveau-omschrijvingen controleren en wijzigen:

1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Inrichting / Competentie.
2. Open de gewenste competentie.
3. Ga naar het tabblad: Niveau.
4. Open de eigenschappen van het gewenste niveau en pas de omschrijvingen eventueel aan. Bij de Profit-competenties zijn al standaardomschrijvingen ingevuld, bij eigen competenties moet je deze zelf invullen.

Gedragsindicatoren controleren en toevoegen

Je maakt competenties concreet met gedragsindicatoren, deze geven het gewenste gedrag weer. Je kunt ook zeggen: Goed functioneren blijkt uit … de volgende gedragsindicatoren. Gedragsindicatoren worden in de praktijk ook wel gedragsvoorbeelden of operationalisaties genoemd.

Je hebt in de vorige stap de competentieniveaus bepaald. De samenhang tussen competentieniveaus en gedragsindicatoren hangt af van het gekozen evaluatiemodel:

• Evaluatiemethode A: Gehele competentie evalueren

  Je bepaalt tijdens de evaluatie per competentie het competentieniveau van de medewerker. Je geeft hiertoe  per gedragsindicator het niveau op. Hierdoor kan Profit voor de competentie als geheel het behaalde (=gemiddelde) niveau bepalen. Bij deze methode hebben alle gedragsindicatoren dezelfde zwaarte. Dit betekent, dat alle geëvalueerde gedragsindicatoren meetellen bij het bepalen van het gemiddelde niveau.

• Evaluatiemethode B: Competentieniveau evalueren

  Je geeft per niveau de gewenste gedragsindicatoren op. Tijdens de evaluatie zal Profit alleen de gedragsindicatoren toetsen van het gewenste niveau van de medewerker. Vervolgens bepaalt Profit of de medewerker dit niveau haalt. Bij deze methode hebben alle gedragsindicatoren van hetzelfde niveau dezelfde zwaarte.

Controleer de meegeleverde gedragsindicatoren en voeg eventueel nieuwe gedragsindicatoren toe. De onderstaande procedure geldt voor zowel evaluatiemethode A als B. Het enige verschil is dat bij evaluatiemethode A alle gedragsindicatoren hetzelfde niveau hebben, terwijl bij evaluatiemethode B een niveau-indeling wordt gebruikt.

Gedragsindicatoren beheren:

1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Inrichting / Competentie
2. Open de gewenste competentie.
3. Ga naar het tabblad: Niveau.
4. Open de eigenschappen van het gewenste niveau en pas de omschrijvingen eventueel aan. Bij de Profit-competenties zijn al standaardomschrijvingen ingevuld, bij eigen competenties moet je deze aanvullen.
5. Ga naar het tabblad: Gedragsindicatoren.
6. Bewerk de gedragsindicatoren die zijn overgenomen bij het overnemen van een Profit-competentie.

   Bij het overnemen van een Profit-competentie worden namelijk ook alle standaard-indicatoren van die competentie overgenomen. Pas deze aan de bedrijfssituatie aan:

   1. Verwijder de indicatoren die voor jou niet relevant zijn, om te voorkomen dat deze worden betrokken in evaluaties.
   2. Controleer de omschrijving in Gewenste indicator. Deze wordt gebruikt op evaluatieformulieren en moet altijd positief geformuleerd zijn. Deze omschrijving geeft het gewenste gedrag weer.
   3. De Tegenstelling wordt nog niet gebruikt in Profit, je kunt deze ter informatie vastleggen.

   Het Niveau van een gedragsindicator is alleen relevant bij Evaluatiemethode B.

7. Voeg eventueel nieuwe indicatoren toe.

   Als je een nieuwe gedragsindicator toevoegt, geeft deze bij het genereren van een nieuwe evaluatie de keuzegroep automatisch aan.

Gedragsindicatoren indelen per niveau (alleen evaluatiemethode B)

Je gaat de gedragsindicatoren per competentieniveau indelen. Bepaal eerst de competentieniveaus en daarna de bijbehorende indicatoren. Bij de Profit-competenties zijn deze gegevens meegeleverd, maar je kunt deze wijzigen.

Gedragsindicatoren indelen per niveau:

1. Ga naar het tabblad: Niveau.
2. Open de eigenschappen van het gewenste niveau.
3. Ga naar het tabblad: Gedragsindicatoren.
4. Klik op: Nieuw.  om gedragsindicatoren toe te voegen.

   Vink de gewenste gedragsindicatoren aan en klik op Voltooien.

   Je kunt eventueel gedragsindicatoren toevoegen door terug te keren naar de eigenschappen van de competentie. Ga naar het tabblad Gedragsindicatoren en voeg de gewenste gedragsindicatoren toe.

Gedragswaarnemingen, coachingactiviteiten, ontwikkeltips en cursussoorten

Bij gedragsindicatoren wordt aangegeven wat het gewenste gedrag is. De praktijk is altijd anders, je neemt feitelijk gedrag waar. Je kunt coachingactiviteiten koppelen aan gedragswaarnemingen. Daarnaast kun je ontwikkeltips en cursussoorten vastleggen. Over al deze zaken kun je afspraken maken tijdens het evaluatiegesprek:

• Coachingactiviteiten

  Coachingsactiviteiten zijn de activiteiten die de leidinggevende moet uitvoeren om de medewerker bij een bepaald aspect van de competentie te begeleiden. Profit toont de coachingactiviteiten die je tijdens de evaluatie vastlegt op het afsprakenformulier voor de leidinggevende.

• Ontwikkeltips

  Ontwikkeltips zijn activiteiten die gebruiker zelf moet uitvoeren om beter te worden in een bepaalde competentie. Bij het maken van afspraken kan een ontwikkeltip als een activiteit voor de medewerker in zijn afsprakengesprek worden geplaatst. Profit toont de ontwikkeltips die je tijdens de evaluatie vastlegt op het afsprakenformulier voor de medewerker.

• Cursussoorten

  Ook de cursussoorten waarover je tijdens de evaluatie afspraken maakt met de medewerker worden op het afsprakenformulier van de medewerker getoond.

Een coachingsactiviteit is altijd gerelateerd aan een gedragswaarneming. Een ontwikkeltip kan zijn gerelateerd aan een gedragswaarneming, maar kan ook gelden voor de gehele competentie. Een cursussoort is niet gerelateerd aan een gedragswaarneming.

Gedragswaarnemingen, coachingactiviteiten, ontwikkeltips en cursussoorten:

1. Ga naar: HRM / Competentiemanagement / Inrichting / Competentie.
2. Open de gewenste competentie.
3. Ga naar het tabblad: Gedragswaarnemingen.
4. Voeg eventueel een gedragswaarneming toe.
5. Open de eigenschappen van de gedragswaarneming.
6. Ga naar het tabblad: Coachingsactiviteiten.
7. Voeg een coachingactiviteit toe voor de geselecteerde gedragswaarneming.

   Op het afsprakenformulier wordt zowel de Coachingsactiviteit als activiteit getoond, en de Coachingsactiviteit (vervolg) als afspraak.

8. Ga naar het tabblad: Ontwikkeltips.
9. Voeg de gewenste ontwikkeltips toe voor de geselecteerde gedragswaarneming.
10. Klik op: Opslaan en sluiten. 
11. Ga naar het tabblad: Ontwikkeltips.
12. Voeg ontwikkeltips toe die betrekking hebben op de gehele competentie.

    Op het afsprakenformulier wordt zowel de Ontwikkeltip als activiteit getoond, en de Ontwikkeltip (vervolg) als afspraak.

13. Ga naar het tabblad: Type cursus.
14. Voeg de gewenste cursussoorten toe.

START-vragen, gerelateerde competenties en bijzonderheden

Je kunt extra gegevens voor het begeleiden van medewerkers vastleggen in de eigenschappen van competenties.

START-vragen

START-vragen zijn vragen die volgens de STAR-methodiek worden gesteld. De START-vraagmethode houdt in dat door de manier van vragen stellen een zo betrouwbaar mogelijk beeld van iemands optreden wordt verkregen. Dat wordt gedaan door volgens een vaste structuur vragen te stellen naar: S(ituatie), T(aak), A(ctiviteit), R(esultaat) en T(ijdgebonden).  Het is een nuttige manier om voorbeelden van gedrag te verzamelen en een helder beeld te verkrijgen van die aspecten van gedrag die de medewerker verder kan ontwikkelen.

START-vragen kunnen ook worden gebruikt bij werving en selectie en bij het voeren van een POP-gesprek. Bij werving en selectie gaat het erom dat degenen die het gesprek voeren met een sollicitant dezelfde uitgangspunten heeft. Voorbeelden van een START-reeks (bij de competentie Creativiteit):

S - Heb je wel eens een probleem op een ongebruikelijke wijze opgelost? Wat was het probleem?

T - Welke rol heb je daarin gespeeld? Wat wilde je bereiken?

A -  Welke acties heb je verricht om tot een oplossing te komen? Wat heb je precies gezegd? Welke obstakels kwam je tegen?

R - Wat was het effect van je gedrag? Wat was het resultaat? Was je hierover tevreden?

T - Moest je de oplossing binnen een bepaald tijdbestek opleveren? Is dat ook gelukt? Hoe lang heeft het geduurd voordat het effect had?

In Profit kan worden volstaan met het invoeren van de S-vraag.

Gerelateerde competenties

Indien bij een bepaalde competentie een tekort is geconstateerd, kun je niet altijd direct een juiste ontwikkeltip of coachingsactiviteit benoemen omdat daarvoor bijvoorbeeld de stap te groot is. Je kunt dan nagaan of de medewerker de competentie kan ontwikkelen door eerst een andere competentie te verwerven.

Voorbeeld: 

Je hebt geconstateerd dat een medewerker niet altijd de juiste beslissingen neemt (de competentie Besluitvaardigheid). Het kan dan zijn dat hij eerst een aantal coachingsactiviteiten of ontwikkeltips van de competentie Luistervaardigheid moet uitvoeren.

Bijzonderheden

Bijzonderheden of aandachtspunten kunnen worden gebruikt als voorbereiding op een POP-gesprek door de leidinggevende. Leg vast waar je aan moet denken als je de competentie bij een medewerker wenst te ontwikkelen.

Voorbeeld: 

Een voorbeeld bij de competentie Coachen. Een voorwaarde voor het goed kunnen coachen is een sfeer van open communicatie, waarin het geven en ontvangen van feedback mogelijk is. Competenties als luisteren, sensitiviteit en flexibiliteit zijn behulpzaam bij coachen.