Het organigram is een schematische weergave van de organisatiestructuur. Van hoog naar laag bestaat deze (bijvoorbeeld) uit de directie, verschillende afdelingen en teams. In het organigram zie je samenhang en gezagsverhoudingen tussen deze bedrijfsonderdelen. De indeling van het organigram is van belang voor de uitvoering van bedrijfsprocessen via signalen en workflows en voor de autorisatie.
Beschrijving
In Profit staan twee begrippen centraal:
Organisatorische eenheden (OE)
De onderdelen van de organisatie, bijvoorbeeld Directie, Afdeling ICT, Afdeling Inkoop, Afdeling Verkoop, Team Verkoop Binnendienst, Team Verkoop Buitendienst, etc.
Organisatorische eenheid type (OET)
Hiermee deel je een organigram in lagen in. Elke organisatorische eenheid in Profit is gekoppeld aan een type organisatorische eenheid.
Een organigram in Profit kan bestaan uit maximaal 10 lagen (genummerd 0 t/m 9). Laag 0 is de hoogste laag.
Je bouwt het organigram door organisatorische eenheden in een schema te plaatsen, zoals in onderstaande afbeelding. In de afbeelding zie je ook de medewerkers van de afdelingen. Het verband tussen een medewerker en zijn organisatorische eenheid wordt gelegd in de functieregel van de medewerker. Als een medewerker bijvoorbeeld overstapt naar een andere afdeling, moet je de medewerker een nieuwe functieregel geven.
De bovenste laag in een organigram kan maar één organisatorische eenheid bevatten, in dit voorbeeld EnYoi Holding. Hieronder vallen drie bedrijven waarvan alleen EnYoi ICT Services ICT in de afbeelding is uitgewerkt.
Het is aan te raden om voor (team)managers en hun medewerkers aparte lagen in het organigram te gebruiken. In het bovenstaande voorbeeld bevat alleen de onderste laag medewerkers, alle andere lagen zijn managementlagen. Door deze indeling wordt het opzetten van workflows en het inrichten van signalen veel makkelijker, omdat hierin vaak routing plaatsvindt naar de bovenliggende laag.
De organisatorische eenheden op laag 1 worden in dit voorbeeld alleen gebruikt om de onderliggende organisatorische eenheden te bundelen. De directie wordt gevormd door de directeuren van de afdelingen Controlling, Customer Services en Verkoop.
Rapportage kan in veel gevallen plaatsvinden op het niveau van een laag of organisatorische eenheid.
Het is mogelijk om een laag over te slaan, zoals laag 2 in de afbeelding. Er is slechts één divisie met daaronder vier afdelingen, maar drie afdelingen (ADM, PZ, ICT) hebben geen divisie. Deze afdelingen vallen direct onder het bedrijf EnYoi ICT Services. Als je een selectie uitvoert op laag 2, zullen hierin de afdelingen afdelingen ADM, PZ, ICT niet worden meegenomen. Je kunt dit voorkomen door op niveau 2 een 'dummy' divisie op te nemen waaronder de afdelingen ADM, PZ, ICT vallen.
Normaal gesproken rapporteert een organisatorische eenheid aan de bovenliggende organisatorische eenheid. Rapporteren aan een andere dan de bovenliggende eenheid is echter ook mogelijk.
Bij signalen en workflows vindt een bepaalde routing plaats via het organigram. Je kunt een signaal bijvoorbeeld richten tot de leidinggevende van een organisatorische eenheid. Als je een complexe vorm van routing nodig hebt, gebruik je verantwoordelijkheden.
De autorisatie is gebaseerd op gebruikersgroepen die je onderhoudt in de Autorisatie tool. Je onderhoudt de gebruikersgroepen onafhankelijk van het organigram: als je een medewerker in dienst neemt, moet je deze via de In dienst wizard in het organigram plaatsen en via de Autorisatie tool in een bepaalde gebruikersgroep plaatsen. Een promotie of functiewijziging heeft vaak ook weer een wijziging in de Autorisatie tool tot gevolg.
Je kunt de groepen in de Autorisatie tool echter ook vullen op basis van het organigram. Hierdoor kun je veel 'handwerk' besparen. Als een medewerker in een bepaalde organisatorische eenheid valt, komt hij via een selectie automatisch in een gebruikersgroep terecht. De selectie fungeert hierbij dus als koppeling. Hierdoor behoort apart onderhoud van groepen in de Autorisatie tool grotendeels tot het verleden.
Daarnaast zijn de organisatorische eenheden van belang voor de filterautorisatie van medewerkergegevens:
Filterautorisatie op organisatorische eenheid
Je filtert op een specifieke organisatorische eenheid. Een medewerker mag bijvoorbeeld medewerkers van zijn afdeling raadplegen, maar niet van andere afdelingen.
Filterautorisatie op laag
De medewerker mag de organisatorische eenheid raadplegen die onder het filter valt, en alle onderliggende eenheden.
In Profit zijn twee gegevensverzamelingen beschikbaar m.b.t. het organigram:
Organigram
Organigram (Actuele gegevens)
Informatie over het organigram is ook beschikbaar in andere gegevensverzamelingen (zoals Medewerker/organigram), maar voor een rapport of analyse op basis van het organigram kun je het beste de bovenstaande gegevensverzamelingen gebruiken.
Met het dashboard Organigram viewer heb je snel en interactief inzicht in het organigram. Je ziet de structuur van de afdelingen en de leidinggevende/laag per organisatorische eenheid. Daarnaast biedt de Organigram viewer allerlei handige inzichten, zoals headcount, aantal fte en parttimepercentage per organisatorische eenheid.
Rapportage