Instantie Arbo inrichten

Je richt een arbo-instantie in om verzuimgegevens en medewerkergegevens digitaal aan te leveren aan de arbodienst. Je voegt eerst de arbo-instantie toe en koppelt deze daarna aan de werkgever.

Bij de werkgever bepaal je welke gegevens Profit aanlevert. Naast verzuimmeldingen kun je ook dienstverbandwijzigingen laten aanleveren. Je kunt bovendien medewerkergegevens zonder actief verzuim synchroniseren met het arboportaal van de werkgever.

De instellingen bepalen welke ARBO-berichten Profit genereert en welke gegevens hiervoor in aanmerking komen.

Profit ondersteunt de volgende instanties:

  • ArboNed/HCC
  • Arbo Unie
  • ArboVitale
  • Zorg van de Zaak

Overstappen naar een andere arbo-instantie

Bij een overstap naar een andere arbo-instantie hoef je openstaande verzuimgevallen niet eerst af te sluiten. Als je de nieuwe arbo-instantie bij de medewerker toevoegt, levert Profit het openstaande verzuim aan de nieuwe instantie aan.

Let hierbij op de begindatum van de instantie bij de werkgever. Deze moet op of vóór de begindatum van het lopende verzuimgeval liggen. De arbo-instantie bij de medewerker mag ingaan op de overstapdatum. Profit levert dan het verzuim aan dat op die datum nog openstaat.

Inhoud

  • Arbo-instantie toevoegen
  • Arbo-instantie wijzigen
  • Instantie Arbo aan werkgever toevoegen
  • Instantie Arbo bij werkgever wijzigen
  • Zie ook
Arbo-instantie toevoegen

Je voegt de gewenste Arbo-instanties toe en je koppelt per werkgever de gewenste instantie. Je kunt via Profit digitale meldingen aan Arbo-instanties verrichten.

Arbo Instantie toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en adresgegevens in.
  4. Doorloop de wizard. 
  5. Selecteer Arbo in Soort instantie.
  6. Selecteer de code van de instantie die je wilt gebruiken bij Sector/bedrijf..

    Wanneer 'Bestand niet via communicatieservice verzenden' van toepassing is, kies dan voor Overig.

    Het maakt voor de aanlevering niet uit welke regio je kiest voor de Arbo-aanlevering. Als je een willekeurige regio kiest, dan gaat de aanlevering goed. Het veld is namelijk geen onderdeel in de aanlevering zelf.

    We hebben er voor gekozen om de oude sectoren niet weg te halen in Profit, omdat de oude instanties nog aanwezig zijn bij bestaande klanten.

  7. Vink Arbo digitaal aan als je meldingen aan de arbodienst digitaal aanlevert.
  8. Klik op: Voltooien.

Arbo-instantie bij medewerker

Wanneer je bij een medewerker een instantieregel voor ARBO aanmaakt dien je ook een Soort dienstverband op te geven.

Arbo-instantie wijzigen

Je kunt de toegevoegde Arbo-instanties raadplegen en wijzigen. Je doet dit bijvoorbeeld als je van een handmatige manier van genereren en verzenden van de arbobestanden overstapt naar de geautomatiseerde manier via de communicatieservice.

Instantie raadplegen/wijzigen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
  2. Open de eigenschappen van de instantie.
  3. Ga naar het tabblad: Type.
  4. Vink Arbo digitaal aan als dit niet het geval is en je wilt nu digitale arbobestanden verstrekken aan je arbodienst. Als je dit vanaf nu wilt gebruiken moeten ook de instellingen in de instantie arbo bij de werkgever correct zijn.
  5. Vink Bestand niet via communicatieservice verzenden uit als je de communicatieservice gaat gebruiken voor het verzenden van de digitale arbobestanden. Dit veld mag alleen aan staan bij handmatig exporteren van een digitaal bestand, zonder communicatieprofiel. Bij de Arbo Unie is dit veld verborgen en moet je altijd via het communicatieprofiel verzenden.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.
Instantie Arbo aan werkgever toevoegen

Je koppelt de arbo-instantie aan de werkgever en richt de digitale gegevensaanlevering in.

Hierbij bepaal je of Profit Arbobestanden en Dienstverbanden-bestanden genereert. Je kunt ook medewerkergegevens buiten verzuim laten aanleveren aan het arboportaal van de werkgever.

Instantie toevoegen aan werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul de Begindatum in.

    Bij lopende verzuimgevallen is de begindatum belangrijk. Een verzuimmelding gaat alleen mee als de begindatum van de instantie vóór d ebeegindatum van de verzuimmelding ligt. Gebruik daarom de eerste dag van de maand waarin het oudste actuele verzuimgeval is begonnen.

  8. Vul het Aansluit-/contractnummer en het Nr. gegevensuitwisseling in.
  9. Vink Arbobestand genereren aan als de Arbo-meldingen digitaal verstuurt naar de instantie.
  10. Vink eventueel Medewerkergegevens buiten verzuim aanleveren aan.

    Hiermee synchroniseer je medewerkergegevens zonder actief verzuim met het arboportaal van de werkgever. Als je dit veld aanvinkt, zet Profit Dienstverbandenbestand genereren automatisch op Ja. Je kunt dit veld dan niet wijzigen.

    De instelling zorgt niet automatisch voor een eerste aanlevering van alle bestaande medewerkers. Hiervoor gebruik je de actie Arbomelding medewerker.

  11. Vink Dienstverbandenbestand genereren aan als je ook dienstverbandwijzigingen buiten verzuim wilt aanleveren.

    Profit levert dan bijvoorbeeld wijzigingen in de arbeidsduur, een nieuw dienstverband of uitdiensttreding aan.

    Het aanzetten zorgt niet voor een eerste aanlevering van alle bestaande dienstverbanden.

  12. Selecteer de werkgever bij Inzender Arbobestand.

    Dit kan dezelfde werkgever zijn of een andere werkgever met dezelfde arbodienst en dezelfde sector of hetzelfde bedrijf.

  13. Klik op: Voltooien.

Contactpersonen koppelen aan acties ArboVitale:

Als je een instantie ArboVitale toevoegt aan de werkgever, dan moet je tevens contactpersonen vastleggen voor de acties Rapportage ivm. vangnetsituatie en Ziek-/Hersteldmelding.

  1. Ga naar het tabblad: Instantie.
  2. Open de eigenschappen van de instantie ArboVitale.
  3. Ga naar het tabblad: Acties.
  4. Open de eigenschappen van een actie.
  5. Selecteer een contact van de instantie bij Contact instantie.
  6. Selecteer een medewerker bij Contact werkgever.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Let op: 

    Je kunt geen nieuwe acties toevoegen.

Instantie Arbo bij werkgever wijzigen

Je kunt de instellingen van de arbo-instantie bij de werkgever wijzigen. Bijvoorbeeld als je digitale aanlevering wilt gebruiken of andere gegevens wilt laten aanleveren.

Je kunt hier ook Dienstverbandenbestand genereren en Medewerkergegevens buiten verzuim aanleveren wijzigen.

Instantie bij werkgever raadplegen/wijzigen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Open de eigenschappen van de instantie. Bijvoorbeeld MaetisArdyn.
  5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
  6. Open de meest recente regel met instantiegegevens.
  7. Vul het Nr. gegevensuitwisseling in. Bij de Arbo-instantie noemen ze dit het aansluitnummer ten behoeve van gegevensuitwisseling.
  8. Vul het Aansluit-/- contractnummer. Bij de Arbo-instantie wordt dit klantnummer genoemd.
  9. Vink Arbobestand genereren aan als je voorheen nog geen gebruik maakte van het digitaal verstrekken van je arbomeldingen (arbo digitaal).
  10. Vink eventueel Medewerkergegevens buiten verzuim aanleveren aan.

    Profit zet dan Dienstverbandenbestand genereren automatisch op Ja. Je kunt dit veld niet wijzigen zolang Medewerkergegevens buiten verzuim aanleveren aan staat.

  11. Vink Dienstverbandenbestand genereren aan als je dienstverbandwijzigingen buiten verzuim wilt aanleveren.
  12. Selecteer de werkgever bij Inzender Arbobestand. Dit kan dezelfde werkgever zijn, of een andere werkgever met dezelfde instantie.

    Let op:

    Je kunt in dit veld alleen werkgevers selecteren die gekoppeld zijn aan dezelfde arbodienst en dezelfde sector of bedrijf.

  13. Klik op: Opslaan en sluiten.

Zie ook
  • Communicatieprofielen inrichten: Arbo Unie, ArboNed, Zorg van de Zaak
  • Arbo-instantie toevoegen aan medewerker