Context (veldinstellingen) van profiel inrichten

Je legt de veldinstellingen van een profiel vast in een context. Deze instellingen worden automatisch toegepast als je het profiel gebruikt in InSite of de Pocket app.

Met veldinstellingen bepaal je hoe velden werken. Je stelt bijvoorbeeld in of een veld verplicht, zichtbaar of wijzigbaar is. Ook kun je een voorkeurwaarde, snelfilter of invoerformaat instellen. Hiermee maak je het insturen en beoordelen van mutaties sneller en voorkom je fouten.

Inhoud
Beschrijving

De veldinstellingen zijn ingedeeld in groepen. Deze groepen noemen we contexten. Een context is een opgeslagen set veldinstellingen voor een groep velden. Dezelfde context kun je in meerdere profielen gebruiken.

Per veldgroep kun je meerdere contexten maken. Zo gebruik je per profiel of mutatie andere instellingen.

Voorbeeld:

Alle velden rondom het contract van een medewerker staan in de context Contract. Deze context kun je gebruiken in profielen zoals Contractverlenging, Onboarden en Uit dienst. Wil je per profiel andere instellingen gebruiken? Maak dan per situatie een aparte context aan.

Een context kan in meerdere profielen voorkomen. Wijzig je een context? Dan geldt de wijziging voor alle profielen waarin deze context is gekoppeld.

In welke profielen wordt een context gebruikt

Een context kan in meerdere profielen voorkomen. Als je een context wijzigt, dan geldt de wijziging in alle profielen waarin de context voorkomt. Om overzicht te houden, kun je in de eigenschappen van een context zien in elke profielen de context gekoppeld is.

Dubbelklik op de context en ga naar het tabblad Gekoppelde profielen.

Context toepassen in het profiel en onderhouden

Je koppelt de juiste context aan het profiel. Daarna onderhoud je de veldinstellingen in de context.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Open de eigenschappen van het profiel.
  3. Ga naar het tabblad: Context of
  4. Ga naar het tabblad: Algemeen en daarna naar het onderdeel Context.

  5. Selecteer per veldgroep de context die je wilt gebruiken.
  6. Klik op: Onderhouden (achter de context die je wilt wijzigen).

    Het scherm met contexten opent. In het bovenste deel selecteer je de context. In het onderste deel zie je de velden waarvoor je instellingen kunt vastleggen.

  7. Voeg een context toe:

  8. Koppel de nieuwe context aan het profiel.
  9. In het hoofdstuk Instellingen per veld lees je meer over de verschillende instellingen en mogelijkheden.

Let op: waarom zijn velden niet zichtbaar in InSite

De velden die je instelt in een context, kunnen op verschillende pagina-onderdelen staan. Daarnaast kunnen er aparte pagina-onderdelen zijn voor vrije velden.

Het instellen van een veld-context is als zodanig niet voldoende om een veld zichtbaar te maken op een InSite-pagina, want de gebruiker moet ook rechten hebben op het pagina-onderdeel waar het veld op staat. Het pagina-onderdeel moet geautoriseerd zijn in een functionaliteit, de functionaliteit moet gekoppeld zijn aan een autorisatierol en de autorisatierol moet gekoppeld zijn aan een gebruikersgroep. Voor meer informatie, zie Autorisatie InSite toekennen via gebruikersgroep, rollen en functionaliteiten.

Instellingen per veld vastleggen

De veldinstellingen die hier worden behandeld, hebben betrekking op eigenschappenvensters en wizards in Profit.

Er is onderscheid tussen de veldinstellingen van de beheerder en de veldinstellingen van de gebruiker.

  • De beheerder kan veldinstellingen vastleggen voor alle gebruikers in de omgeving.
  • Een gebruiker kan alleen veldinstellingen vastleggen voor zichzelf. Een gebruiker kan alleen persoonlijke instellingen bij een veld vastleggen, als de beheerder geen veldinstellingen voor dat veld heeft vastgelegd. Afhankelijk van het niveau waarop de instellingen vastgelegd worden, is de instelling dus van toepassing op één gebruiker (gebruikersniveau) of op alle gebruikers (beheerdersniveau).

Je bepaalt de veldinstellingen per veld. Je legt deze instellingen vast als beheerderinstelling. Dit betekent dat de instelling geldt voor iedere gebruiker die het profiel gebruikt.

  1. Selecteer bovenin de juiste context. Controleer goed of je de juiste context bewerkt en of deze niet onbedoeld in andere profielen wordt gebruikt.
  2. Dubbelklik onderin op het veld dat je wilt instellen. In onderstaand voorbeeld gaat het om het veld IBAN-nummer.
  3. Ga naar het tabblad: Beheerdersinstellingen.

    Je kunt een melding en vertalingen van de melding vastleggen bij het veld Melding bij ongeldige invoer. Hierdoor kun je een melding tonen in de taal van de site.

Verplichting instellen

Je kunt een veld verplicht maken. De gebruiker moet dan altijd een waarde invullen.

  1. Selecteer de juiste context.
  2. Open de eigenschappen van het veld dat je wilt instellen. In onderstaand voorbeeld 'Geslacht'.
  3. Vink Verplicht aan.

Zichtbaarheid instellen

Je kunt een veld zichtbaar of onzichtbaar maken. Bij velden die wel een waarde moeten bevatten kun je een voorkeurwaarde vastleggen. Vink daarna Zichtbaar uit, Zo voorkom je dat verplichte gegevens ontbreken. Als je een veld onzichtbaar maakt, vervalt ook de verplichting en wijzigbaarheid.

  1. Selecteer de juiste context.
  2. Open de eigenschappen van het veld dat je wilt instellen.
  3. Vink Zichtbaar aan als het veld zichtbaar moet zijn op het profiel en vink Zichtbaar uit als het veld onzichtbaar moet zijn.

Wijzigbaarheid instellen

Je kunt een veld zichtbaar maken, maar uitgrijzen zodat de gebruiker het veld niet kan wijzigen. Vaak is er dan een voorkeurwaarde ingesteld. Zo ziet de gebruiker wat er ingevoerd is, maar kan de gebruiker dit niet wijzigen.

  1. Selecteer de juiste context.
  2. Open de eigenschappen van het veld dat je wilt instellen.
  3. Vink Wijzigbaar uit.

Voorkeurwaarde instellen

Als beheerder kun je vooraf waarden opgeven in een veld om de invoer te versnellen of om keuzes af te dwingen. Selecteer Voorkeurwaarde en geef een waarde op.

Voorbeeld:

Je legt bij het veld Naamgebruik de instelling Geboortenaam vast.

Bij het toevoegen van een nieuw persoon wordt automatisch de geboortenaam van de persoon gebruikt. Als dit correct is, kan hij dit veld overslaan. Als het niet correct is, kan het veld gewijzigd worden.

De voorkeurwaarde is van toepassing in Nieuw-wizards en in Eigenschappen-vensters.

  1. Selecteer de juiste context.
  2. Open de eigenschappen van het veld dat je wilt instellen.
  3. Vink Voorkeurwaarde aan.
  4. Selecteer onder Voorkeurwaarde de waarde.

Je kunt ook waarden vullen door middel van een veldformule. Zo kun je datumvelden vullen met de waarde [vandaag] of [morgen].

  1. Selecteer de juiste context.
  2. Open de eigenschappen van het veld dat je wilt instellen.
  3. Vink Voorkeurwaarde d.m.v. een veldformule aan.
  4. Geef onder Voorkeurwaarde juiste waarde op.

    Tip: klik op: Toon formules om de mogelijkheden te bekijken.

Snelfilter instellen

Sommige velden worden gevuld met een waarde uit een tabel. Deze tabellen tonen vaak de waarden op omgevingsniveau. Daardoor kan de gebruiker soms waarden kiezen die niet bedoeld zijn voor deze mutatie.

Met een snelfilter beperk je de mogelijke waarden. Je filtert hierbij op de code. Je kunt via de voorkeurwaarde de lijst met mogelijke waarden bekijken. Zo bepaal je welke code je in het snelfilter gebruikt.

Vul bij een snelfilter ook altijd een melding in. Deze melding wordt getoond als de invoer niet aan het filter voldoet.

  1. Selecteer de juiste context.
  2. Open de eigenschappen van het veld dat je wilt instellen.
  3. Vink Voorkeurwaarde aan en open vervolgens de tabel achter Voorkeurwaarde.
  4. Noteer de code(s) die je als snelfilter wilt meegeven.
  5. Vul deze code(s) onder Snelfilter in.
  6. Geef een melding op.

    Gebruik je een snelfilter op een veld met een keuzelijst? Dan kan de gebruiker meestal geen verkeerde waarde kiezen. De melding wordt dan niet getoond, maar je moet deze wel vullen. Gebruik bijvoorbeeld: Kies een geldige waarde.

Je kunt een snelfilter ook gebruiken om een datum af te dwingen. Bijvoorbeeld om alleen datums in de toekomst toe te staan.

Formaat instellen

Voor sommige velden wil je een vaste invoer of opmaak afdwingen. Stel dan een formaat in. Hiermee zorg je ervoor dat de gebruiker de waarde op de juiste manier invult.

  1. Selecteer de juiste context.
  2. Open de eigenschappen van het veld dat je wilt instellen.
  3. Selecteer onder Opmaak het juiste formaat.

Voorkeurwaarden in salaris-, functie-, contract of roosterwijziging

Bij de aanmaakprofielen van Functie-, Rooster-, Contract- en Salariswijziging bepaal je zelf of een profiel wel of niet gebruikmaakt van voorkeurwaarden. Hierdoor kan je bijvoorbeeld bij een functiewijziging de kostenplaats leegmaken, zodat deze altijd bewust gevuld moet worden. Of je maakt een vrij veld leeg voor bijvoorbeeld de reden van de wijziging.

Zie ook