HRM/Payroll inrichten voor Flex-branche

Onderdeel van de Flex-functionaliteit specifiek in HRM/Payroll is de fasetelling. Er zijn drie á vier fases voor kandidaten, afhankelijk van de geldende cao (ABU of NBBU). Een kandidaat heeft bepaalde rechten op grond van de fase waarin hij zich bevindt. De cao's hebben elk een iets afwijkende telling van weken en contracten. Profit levert signalen mee die signaleren dat een kandidaat op het punt staat in een volgende fase te vallen. Je ontvangt als verantwoordelijke workflowtaken vanuit deze signalen. Vervolgens kun je er dan voor kiezen de kandidaat een fase op te laten schuiven en het contract van de kandidaat te verlengen of niet.

Lees de beschrijving van de cao's:

Hier de uitleg cao's

Er zijn voor de uitzendbranche twee cao's van toepassing. Afhankelijk van je inrichting, stelt Profit de juiste fase voor.

De cao's zijn de ABU en de NBBU. Hieronder vind je een beschrijving van de bijbehorende regels. Online vind je hier de volledige tekst van de Flex-cao.

Bij de werkgever kun je instellen op grond waarvan de fase geteld wordt.

ABU / NBBU

De fases van de ABU en NBBU hebben andere benamingen maar hebben dezelfde rechten/plichten.

Fase A / 1-2
Duur:
- 52 weken voor medewerkers die na 3 januari 2022 in dienst komen.
Overig:
- Uitzendbeding van toepassing.
- Na een onderbreking van 6 maanden begint de kandidaat weer in fase 1-2 met 0 weken.
- Je hebt de keuze uit: Fase 1-2 met uitzendbeding, Fase 1-2 zonder uitzendbeding en Fase 1-2 zonder uitzendbeding, met uitsluiting van loondoorbetalingsverplichting
Fase B / 3
Duur:
- 3 jaar en 6 contracten maximaal voor medewerkers die na 3 januari 2022 in dienst komen.
Overig:
- Uitzendovereenkomst voor bepaalde tijd - moet aangegaan zijn voor een bepaalde kalenderperiode (vooraf gedefineerde periode) of voor de duur van een project zijn.
- Bij elke uitzendovereenkomst kunnen kandidaat en werkgever de periode weer opnieuw bepalen.
- Fase B blijft van kracht als de betreffende kandidaat niet meer dan 3 jaar heeft gewerkt in fase B en/of niet meer dan zes detacheringen/overeenkomsten voor bepaalde tijd in fase B zijn overeengekomen.
- In fase B is de kandidaat altijd werkzaam op basis van een detacheringsovereenkomst voor bepaalde tijd.
- Bij een onderbreking van 6 maanden start de telling van gewerkte weken weer bij 0, en begint de kandidaat weer in fase A.
- In deze fase kan de werkgever geen uitzendbeding opleggen aan de kandidaat.
Fase C / 4
- Een kandidaat in fase C is altijd werkzaam op basis van een detacheringsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit is een vast contract dus.
- Als er een onderbreking van zes maanden of meer is, dan begint de betreffende kandidaat weer opnieuw in fase A.
- Heeft de kandidaat een onderbreking van minder dan zes maanden geen contract, dan valt de kandidaat terug naar fase B.
Er zijn verschillende situaties mogelijk met betrekking tot verlof, werk, etc.

Terminologie:

Gewerkte weken

Op basis van de gewerkte weken van de kandidaat moet bepaald worden of de kandidaat in de juiste fase zit. Zit de kandidaat niet in de goede fase, dan moet het contract van de kandidaat worden aangepast.

De onderbrekingstermijn voor de fasetelling berekent Profit aan de hand van geboekte uren - zijn er in een week uren geboekt, dan telt die week als gewerkte week. In het veld Aantal gewerkte weken op het tabblad Fasetelling kun je het arbeidsverleden van de kandidaat vastleggen. Profit telt dit op bij het aantal gewerkte weken. Heeft de kandidaat 6 maanden (26 weken) niet gewerkt, dan begint de telling voor de kandidaat opnieuw bij 0 weken.

Profit kijkt dus niet naar de eind- en begindatums van contracten.

Kalenderweken

Het aantal kalenderweken in fase B / 3 is van belang voor de fasetelling. Een kandidaat moet na de in kalenderweken getelde termijn of na 6 contracten in fase B / 3 over naar Fase C / 4. Profit neemt de begindatum van het eerste fase B / 3 contract en telt daarbij op het aantal kalenderweken tot de huidige (systeem)datum. Als er een onderbreking zit in deze contracten, van 6 maanden of meer, dan start Profit de telling opnieuw. Is de onderbreking korter, dan mag de telling gewoon doorlopen en de onderbreking mag worden meegeteld. Deze telling doet Profit alleen voor een kandidaat die in de actuele fase B / 3 zitten.

Uitzendbeding

Met uitzendbeding: geen werk = geen contract en dus geen loon. Ook: ziek = einde contract. De medewerker vraagt een ziektewetuitkering aan bij het UWV met eventuele aanvulling van de uitzendorganisatie.

Zonder: Bij Fase A / 1-2 zonder uitzendbeding blijft de uitzendkracht in dienst van het uitzendbureau, zelfs al wordt de samenwerking beëindigd door de klant. In dat geval zal het bestaande werk ophouden, maar heeft de uitzendkracht wel recht op doorbetaling van het loon.

In HRM/Payroll richt je o.a. de werkgever, fase-workflow, loonschalen en integratie van de nacalculatie (declaraties bij Flex) en de salarisverwerking in.

Inhoud

Periodetabel HRM/Payroll voor Flex toevoegen

Je voegt een periodetabel toe volgens welke de verloning van de declaraties in Hrm/Payroll moet verlopen, voor declaratieverloning dus.

Deze periode is doorgaans week.
4-weken en maand zijn eventueel ook mogelijk als periode. (De andere opties zijn alleen bij type verloning 'periodeverwerking', bijvoorbeeld bij detachering, in te stellen).

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
Klik op: Nieuw.
Vul bij Omschrijving de periode en eventueel het type verloning zodat je dit herkent als je meerdere periodetabellen hanteert. Dus bijvoorbeeld Week declaratieverloning.
Selecteer HRM/Payroll bij Product/module. Het gaat namelijk om de periodetabel voor de verloning.
Selecteer Week bij Type periodetabel voor declaratieverloning. 4 weken is ook mogelijk.
Vul bij boekjaar het nieuwe jaar in.
Selecteer Declaratieverwerking bij Type salarisverwerking.
Klik op: Voltooien.

Werkgever inrichten (Flex)

Je richt je Flex-werkgever(s) in.

In de werkgever geef je aan welke periodetabel deze gebruikt en daarmee van welke verloning er sprake is bij de werkgever.

Voor de uitzendbranche met declaratieverloning kies je doorgaans voor een periodetabel voor de weekverloning.
Als je ook detacheert met periodeverloning, maak je een andere werkgever aan met maandverloning.

Verder is belangrijk bij Flex-werkgevers:

De methode die je wilt gebruiken voor fasetelling.
Hoe Profit openstaande vorderingen moet afboeken.
De manier van journaliseren bij declaratieverloning per week.
Het maximale saldo dat een Flex-medewerker mag opnemen bij reserveringen.
Let op:

Een werkgever met declaratieverloning móet het veld Nacalculatie integreren naar Payroll aan hebben staan.
Niet aan mag staan: Verwerkingsgroep betaling.

Salarisverwerkingsplan perioderegel toevoegen

Je onderhoudt per werkgever het salarisverwerkingsplan in Profit.

Het salarisverwerkingsplan is normaal (bij periodeverwerking/Payroll bij ERP) de 'motor' achter de salarisverwerking. Bij Flex-declaratieverwerking maakt je voor het verwerken en verlonen gebruik van de Declaratiecockpit. Daarnaast gebruik je het salarisverwerkingsplan voor de periodes die je verloont, dus week 1, week 2, etc. Ook de looninrichting voor Flex kun je raadplegen via de salarisverwerkingscockpit.

Voor iedere periode, waarin je declaraties verwerkt, voeg je een regel toe aan het salarisverwerkingsplan. Dit noemen we een perioderegel. In de perioderegel is ook de periodetabel HRM/Payroll die je voor declaratieverloning hebt toegevoegd, gekoppeld.

Je voegt de eerste keer een salarisverwerkingsplan met een regel toe. Dit geldt dus voor periodeverloning maar ook voor declaratieverloning.

Als je werkt met een weekverloning zijn er dus 53 regels in het salarisverwerkingsplan. Bij de 4 weken verloning heb je er 13.

In de perioderegel kun je ook de uitbetaling van de reserveringen van het vakantiegeld, flexibel budget en het kort verzuim laten doen.

Dit is beschreven bij Payroll.

Je kunt de salarisverwerkingsplannen bij een werkgever ook importeren.

Werkweek raadplegen/inrichten

Profit telt iedere gewerkte week. Een week wordt al als 'gewerkt' aangemerkt als er één uur in is gewerkt. Het is daarbij van belang wanneer de week start.

Ingestelde periodetabel raadplegen:

Wanneer een week begint en eindigt hangt af van de periodetabel die is ingesteld in Profit Projecten.

Ga naar: Projecten / Beheer / Instellingen / Project.
Ga naar het tabblad: Projecten.

Het gaat om het veld Periodetabel.

Instellingen van de ingestelde periodetabel raadplegen:

Je kunt raadplegen wat in de periodetabel staat ingesteld wat betreft o.a. de eerste dag van de week.

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
Open de eigenschappen van de periodetabel die bij projecten stond ingesteld.

Integratie nacalculatie met salarisverwerking

Je kunt inrichten dat de declaraties die de kandidaat boekt, via de salarisverwerking uitbetaald worden.

Dit richt je in via de integratie van de nacalculatie met de salarisverwerking.

Zie ook:

Integratie nacalculatie en salarisverwerking

Looncomponent koppelen aan kosten via Integratie Payroll

In de Flex heb je kosten en werksoorten die je gebruikt in de nacalculatie. Daarvan maak je een declaratie die je verloont en factureert.

In Profit Projecten gebruik je ook urensoorten bij de nacalculatie, maar bij Flex koppel je deze aan je werksoorten om het boeken van nacalculatie te vereenvoudigen. Dit koppelen doe je in het veld Voorkeur urensoort (via Projecten / Project / Urensoort / eigenschappen urensoort, tabblad Algemeen).

Wat de verloning betreft, moet je ook de looncomponenten inrichten die bij de werksoorten en kosten en urensoorten horen. Dit doe je via de actie Integratie Payroll.

Integratie Payroll inrichten:

Ga naar:
- werksoorten: Projecten / Item / Werksoort / selecteer werksoort / klik op Acties / Integratie Payroll.
- urensoorten: Projecten / Project / Urensoort / selecteer urensoort / klik op Acties /Integratie Payroll.
- kosten: Projecten / Item / Kosten / selecteer kosten / klik op Acties /Integratie Payroll.
Vervolgens zie je bij het integreren van Payroll via het koppelen van de looncomponent dit scherm:

De regels zijn per cao.
Zoek de looncomponent door bij Nummer component te zoeken naar de juiste term met het stamnummer dat is vermeld.
Selecteer een bedrag-parameter bij Parameter bedrag.
In de eigenschappen van de looncomponent die je moet inrichten, vind je op het tabblad Toelichting van de looncomponent in de cao, meer info over het instellen van de looncomponent.

Direct naar