Vordering overhevelen naar debiteur (Flex)
Het kan voorkomen dat je een kandidaat (medewerker) uitdienst meldt, terwijl er nog een restant te vorderen bestaat. Het te veel betaalde loon kun je dan buiten de salarisadministratie om terugvorderen waarbij de kandidaat als debiteur wordt toegevoegd, met het restant te vorderen als openstaande post.
Overhevelen of financieel afboeken
Voorafgaand aan het overhevelen van de vordering moet je een financiële keuze maken:
- De openstaande vordering financieel afboeken (niet verhalen op medewerker).
- De medewerker als debiteur aanmaken en de openstaande vordering op een openstaande post zetten.
- Een combinatie van bovenstaande twee opties, waarbij je een gedeelte financieel afboekt.
Een openstaande post bij een debiteur kun je altijd op een later tijdstip afboeken. De keuze ‘financieel afboeken’ is bedoeld voor situaties dat de vordering niet verhaalbaar is of geacht wordt dat de administratieve kosten hoger zullen zijn. Voorbeelden hiervan zijn:
- De openstaande vordering valt onder een grensbedrag.
- De medewerker is verhuisd naar het buitenland.
- De medewerker is komen te overlijden.
- De medewerker heeft lopende loonbeslagen
Proces
Overzicht openstaande vorderingen medewerker
Er zijn twee weergaven voor meer inzicht over de vorderingen bij alle medewerkers. Hiermee zie je niet alleen de medewerkers met een openstaand saldo, maar alle medewerkers die een vordering hebben gehad.
Voordat je dit overzicht en de acties erbij kunt gebruiken moet je 
geautoriseerd zijn.
Je autoriseert de toegang van gebruikers en/of gebruikersgroepen tot dit overzicht. Je autoriseert het menu, tabbladen en acties afzonderlijk.
Overzicht Medewerker vorderingen handmatig autoriseren:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Selecteer de groep of gebruiker die je wilt toestaan om toegang tot het menu te autoriseren.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Zoek op 'Medewerker vorderingen' of vink de te autoriseren menukeuzen aan via HRM / Payroll / Overzicht / Medewerker vorderingen.
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Ga naar: HRM / Flex / Medewerker vorderingen.
- Autoriseer de acties voor Financieel afboeken, Medewerker en Overhevelen naar debiteur.
Overzicht Medewerker vorderingen handmatig autoriseren:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Selecteer de groep of gebruiker die je wilt toestaan om toegang tot het menu te autoriseren.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Zoek op 'Medewerker vorderingen' of vink de te autoriseren menukeuzen aan via HRM / Payroll / Overzicht / Medewerker vorderingen.
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Ga naar: HRM / Flex / Medewerker vorderingen.
- Autoriseer de acties voor Financieel afboeken, Medewerker en Overhevelen naar debiteur.
nieuw
Autoriseer de acties voor Financieel afboeken, Medewerker, Mutaties per declaratie en Overhevelen naar debiteur.
- Selecteer daarbinnen de desbetreffende actie(s) die je wilt autoriseren voor en vink onderin de optie Toegestaan aan.
- Sluit de Autorisatie tool.
- Klik op Ja bij de melding.
- De omgeving opent automatisch opnieuw met de nieuwe instellingen.
Raadplegen overheveling in Medewerker eigenschappen
In de eigenschappen van de medewerker zie je de overheveling terug.
Je kunt bijvoorbeeld, als er een declaratie was, bij de inhouding of vordering via Acties / Salarisverwerking de declaratie raadplegen. Je ziet dan dat in de regel het veld Bron de waarde Salarisverwerking heeft.
