Facturen inlezen via de Scan & herken oplossing van AFAS

Met de Scan & herken oplossing (Scanbox) van AFAS kun je PDF-facturen automatisch herkennen, zodat je ze snel kunt boeken. Hierdoor hoef je ontvangen PDF-facturen niet meer handmatig over te typen.

Let op:

Op gebruik is een fair-use voorwaarde van toepassing. Dit houdt in dat je deze functionaliteit alleen gebruikt voor het verwerken van facturen in de administratie van de eigen organisatie. De functionaliteit is niet bedoeld voor dienstverlening aan derden.

Om deze functionaliteit te gebruiken, moet je de activering Scan en herken inkoopfacturen inschakelen. Scan & herken werkt alleen voor facturen die je NA het inschakelen van de activering hebt ingelezen.

Deze helppagina is een aanvulling op het werken met e-facturen. Zorg ervoor, dat je bekend bent met de werking van e-facturen.

Deze functionaliteit is niet beschikbaar in Profit Small Business en in de Caribbean.

Beschrijving

Scan & herken is alleen relevant voor e-facturen met een PDF, maar zonder een UBL-bestand. Als er geen UBL-bestand is, dan zal Profit de ontvangen PDF scannen en een e-factuur aanmaken in Profit. De E-factuur wordt gevuld op basis van gegevens die tijdens het scanproces herkend worden. De PDF zelf wordt als bijlage aan de e-factuur gekoppeld. Hierdoor ontstaat een factuur die je makkelijk kunt boeken. Mocht de factuur niet volledig herkend worden, dan vul je de ontbrekende gegevens handmatig aan.

Herkenning en verwerking van inkoopfacturen

• Administratie

  Er wordt geen herkenning gedaan op de administratie waarvoor de factuur bedoeld is. De administratie waarin de factuur wordt ingelezen, bepaalt wat de administratie van de e-factuur is. De administratie waarin de e-factuur wordt verwerkt in het grootboek, is de administratie waarin de factuur uiteindelijk terecht komt.

  Een e-factuur voor administratie 1 kan dus ook verwerkt worden in administratie 2. De administratie van de e-factuur wordt naderhand bijgewerkt met de administratie waarin de journaalpost is verwerkt.

• Buitenlandse facturen

  Facturen in een taal anders dan Nederlands of Engels worden minder goed herkend. Dit betekent concreet dat gegevens als het KvK-, btw-, IBAN-, of factuurnummer niet goed kunnen worden gelezen. Bedragen worden doorgaans wel herkend.

• Lerend vermogen

  Er is sprake van 'lerend vermogen'. Dit houdt het volgende in: als een waarde op de pdf niet wordt herkend en de gebruiker geeft in het eigenschappenscherm van de factuur op de pdf aan waar de waarde staat gepositioneerd, dan worden deze gegevens onthouden voor de volgende keer dat de factuur binnenkomt.

  De ervaringt leert dat er soms een paar pogingen (lees facturen) nodig zijn, voordat de gegevens worden herkend.

Inrichting

Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken, moet je deze inrichten.

Inrichting e-facturen:

De inrichting van e-facturen is ook nodig voor het inrichten van Scan & herken.

Deblokkeren communicatieprofiel:

Uit gebruikerservaringen is gebleken dat het communicatieprofiel AFAS Document Extraction Service (DES) soms geblokkeerd is.

Stappen om het communicatieprofiel te deblokkeren

Functionaliteit activeren:

Dit onderdeel is alleen relevant voor het gebruik van Scan & herken.

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Scan en herken inkoopfacturen

Stappen om een activering in te schakelen

PDF-bestanden inlezen

Je kunt inkoopfacturen handmatig of via de Communicatieservice (vanuit een e-mailbox of vanuit een map) inlezen. Je kunt inkoopfacturen met en zonder UBL-bestand tegelijk inlezen:

• Inkoopfacturen met PDF en UBL

  De afhandeling van inkoopfacturen met PDF en UBL verloopt zoals je gewend bent, hier is niets in veranderd met de introductie van Scan & herken. Zie verder Inkoopfacturen ontvangen, inlezen en verwerken.

• Inkoopfacturen met PDF, maar zonder UBL

  PDF-bestanden die je hebt ingelezen via een e-mailbox of vanuit een map, worden getoond in Financieel / Crediteur / E-factuur. Deze e-facturen worden altijd ingelezen in de eerste administratie (meestal is dit administratie 1). Als je PDF-bestanden handmatig inleest, kun je zelf bepalen in welke administratie ze terechtkomen.

Ongeacht de wijze van inlezen komen de ingelezen bestanden altijd in de financiële wachtrij terecht.

Zie verder:

• Inkoopfacturen inlezen

Ingelezen PDF-bestanden controleren

Als de inkoopfacturen verwerkt zijn via Scan & herken, kun je deze controleren en boeken. Profit zal tijdens het scannen - voor zover mogelijk - de kop van de factuur vullen (crediteurgegevens en de totaalbedragen van de factuur). Hierna kan je de inkoopjournaalpost bewerken.

Een van de belangrijkste onderdelen is uiteraard het herkennen van de correcte crediteur. Hiervoor gebruikt Profit achtereenvolgens de volgende gegevens:

• KvK-nummer
• Btw-nummer
• Bankrekeningnummer
• Adres

Vanaf Profit 5 kan een ingelezen PDF-factuur de nieuwe status Dubbel ontvangen krijgen als de factuur dubbel voorkomt.

Ingelezen inkoopfacturen controleren:

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
2. Open de weergave Openstaande e-facturen.
3. In het veld Type factuur in de weergave, zie je of het gaat om een PDF of UBL. Bij een PDF wordt Scan & herken toegepast.
   • Als je dubbelklikt op een type PDF, dan worden de eigenschappen van de e-factuur geopend. Via de actie Boeken journaalpost kun je de inkoopjournaalpost bewerken.
   • Als je dubbelklikt op een type UBL, dan wordt het boekingsprogramma E-facturen verwerken geopend, waarmee de e-factuurregels met de ontvangsten en/of verplichtingen en/of projecten gematched kunnen worden. Zie verder E-factuur met e-factuurregels raadplegen en handmatig verwerken.

   Als het scanproces van een PDF nog bezig is, dan kun je de eigenschappen van een e-factuur wel raadplegen maar niet wijzigen (de velden zijn grijs). Als je dan op Boeken journaalpost klikt, dan kan je het scanproces afbreken. Hierdoor wordt het herkennen van velden niet voortgezet en moet je alle gegevens verder handmatig invullen.

4. Controleer de status van de PDF-facturen:
   • Te boeken

     De PDF is volledig herkend. Dubbelklik op de factuur of klik op de actie Eigenschappen om te controleren hoe de matching voor bepaling van de crediteur en de kop van de factuur is toegepast. Met de actie Boeken journaalpost kan je de inkoopjournaalpost bewerken.

   • Onbekende crediteur

     De crediteur is niet herkend.

     Crediteur aanmaken of bepalen

     Als de crediteur niet wordt herkend, dan zijn er twee mogelijkheden:

     • De crediteur moet nog aangemaakt worden

       Selecteer de e-factuur en klik op de actie Aanmaken crediteur. Bij de crediteur worden enkele gegevens automatisch ingevuld (zoals het KvK-nummer, als dit in de e-factuur herkend kon worden). Het veld Is crediteur wordt aangevinkt. Na het voltooien wordt de nieuwe crediteur gekoppeld aan de e-factuur.

       Je kunt deze actie ook uitvoeren als je de eigenschappen van de e-factuur geopend hebt, via Acties / Aanmaken crediteur.

     • De crediteur is al aangemaakt, maar kan niet worden herkend op basis van de beschikbare gegevens.

       Open de eigenschappen van de e-factuur en vul de ontbrekende gegevens aan. Je kunt bijvoorbeeld het KvK-nummer of btw-nummer overnemen uit de PDF. Als je dit gedaan hebt, dan klik je op Meer acties / Bepalen crediteur. Als de crediteur herkend wordt, dan wordt deze gekoppeld aan de e-factuur.

       Je kunt de crediteur natuurlijk ook handmatig selecteren in de eigenschappen van de e-factuur.

   • Bezig met scannen

     De PDF zit nog in het scanproces. Als een e-factuur deze status lang houdt, kijk dan in de wachtrij financieel wat er aan de hand is.

     Bij deze status kun je de eigenschappen raadplegen, maar niet wijzigen (de velden zijn grijs). Als je klikt op Boeken journaalpost, kan je het scannen afbreken en de e-factuur handmatig boeken.

   • Dubbel ontvangen (Vanaf Profit 5)

     De PDF van de factuur heeft deze status:

     - Als bij binnenkomst de factuur dubbel voorkomt op basis van het factuurnummer en crediteurnummer.

     - Als je de actie Bepalen crediteur doet, dan wordt er na het bepalen ook gekeken of het een dubbel factuurnummer is.

     - Als je op het eigenschappenscherm de crediteur wisselt, controleert Profit ook op dubbel factuur en past de status aan als dit van toepassing is.

     - Als je op het eigenschappenscherm het factuurnummer hebt gewijzigd, controleert Profit ook op dubbel factuur en past de status aan als dit van toepassing is.

5. Bij inkoopfacturen met de status Te boeken klik je op de status Boeken journaalpost. Dit is een verplichte stap (in tegenstelling tot de verwerking van e-facturen met een UBL-bestand).

Als je het boeken afrondt, wordt de e-factuur gejournaliseerd. Het journaliseren start de workflow Beoordelen inkoopfactuur waarmee je de factuur laat beoordelen door de verantwoordelijke beoordelaar. Dit verschilt niet van het journaliseren en beoordelen van e-facturen met een UBL-bestand.

Velden vullen vanuit de PDF:

Je kunt velden vanuit de PDF overnemen in de eigenschappen van de e-factuur. Dit is alleen mogelijk in de eigenschappen van de e-factuur, niet in de boekingslay-out.

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / E-factuur.
2. Open de weergave Openstaande e-facturen.
3. Open de eigenschappen van de e-factuur.
4. Selecteer een tekst/bedrag in de e-factuur en klik op de linkermuisknop. Je ziet nu een aantal velden waarin je tekst of bedrag kunt overnemen. De mogelijkheden zijn afhankelijk van hetgeen je geselecteerd hebt.