Adviesdossier

Bij het adviseren van je klant kun je in InSite en OutSite gebruik maken van het adviesdossier. Dit is een digitaal dossier met workflows waarmee je je adviestraject vastlegt, volgt en het uiteindelijke advies makkelijk in een rapport aanbiedt aan de klant.

Beschrijving

De standaard meegeleverde typen dossieritem Adviesdossier (Profit) en Taak adviesdossier (Profit) zijn inclusief workflows beschikbaar. Het type dossieritem Adviesdossier (Profit) vormt het hoofddossier. Met Taak adviesdossier (Profit) leg je afzonderlijke taken vast die onderdeel zijn van dit adviesdossier.

Vanaf Profit 8 is het adviesdossier uitgebreid. Dit zijn de belangrijkste wijzigingen:

• Jonas (AI) voert de analyse voor je uit, zodat je direct aan de slag kan.
• De adviesflow is nu vanuit OutSite te benaderen. Het adviesdossier kan hierdoor ook worden ingestuurd vanuit OutSite.
• Je kunt nu een specifieke workflow in het aanmaakprofiel koppelen, ook voor de taken binnen het adviesdossier.
• Er is een standaard beoordelingsprofiel meegeleverd: Beoordelen adviesdossier (Profit).

  Let op:

  De standaardworkflow bevat vanaf Profit 8 ook AI-opdrachten. Gebruik je een eigen workflow gebaseerd op de standaardworkflow die eerder is meegeleverd? Dan worden de AI-opdrachten niet automatisch toegevoegd aan je eigen workflow. Maak in Profit 8 opnieuw een kopie van de standaardworkflow om de AI-functionaliteit te gebruiken.

Inrichten

• Autorisatie
• Jonas (AI)
• Workflows
• Profielen
• Vrije tabellen
• InSite gereed maken
• Documenten

Gebruiken

Aanmaken

Je kunt het adviesdossier starten vanuit InSite of vanuit OutSite. Je vult vanuit OutSite het onderwerp en de toelichting. Eventueel vul je het adviesthema en voeg je bijlagen toe. De bestemming wordt automatisch gevuld met de gegevens van de instuurder.

Wanneer je vanuit InSite een adviesdossier aanmaakt, kies je zelf de bestemming. Eventueel vul je ook het project, de verantwoordelijke, de adviseurs en de inhoud van het adviesrapport.

Jonas bereidt het adviesdossier direct na het insturen voor. Hij analyseert hierbij de klantvraag, de klantgegevens, de reacties en eventuele de bijlagen. Hieruit genereert hij een klantbeeld, de kern van de vraag, aandachtspunten en mogelijke adviesscenario’s. Hij vermeldt ook welke externe bronnen hij heeft geraadpleegd. Ook kiest Jonas een adviesthema wanneer dit veld nog niet is gevuld.

Na het aanmaken krijgt het adviesdossier de status In behandeling.

Analyse

Nadat een adviesdossier is aangemaakt, start de analysefase. Je vult zelf het dossier verder aan, waarbij je taken, feiten, overwegingen en beslissingen aanmaakt. Taken adviesdossier hebben een eigen workflow. Deze workflow kies je in het profiel. Hierdoor kun je de taak bijvoorbeeld aan een verantwoordelijke toewijzen of een vraag stellen aan de klant.

Je kunt ook Jonas het werk laten doen. Met de knop Jonas: Dossier aanvullen gaat de Jonas-automatisering Adviesdossier (zie workflow) aan het werk. Hij bekijkt de gegevens die in het dossier zijn opgenomen en maakt op basis hiervan taken, feiten en overwegingen aan. Taken worden automatisch doorgezet naar de verantwoordelijke voor analyse. Nadat Jonas het dossier heeft aangevuld, komt het dossieritem terug bij de verantwoordelijke die de analyse verder kan uitwerken.

Wanneer alle benodigde taken zijn afgehandeld en de feiten, overwegingen en beslissingen in kaart zijn gebracht, kies je in het dossieritem voor Analyse afgerond.

Opdrachtbevestiging

Het is mogelijk om een opdrachtbevestiging te genereren en te laten ondertekenen door de klant. Kies hiervoor de actie Genereer de opdrachtbevestiging. Het rapport Opdrachtbevestiging zal dan worden gegenereerd. Deze wordt toegevoegd aan het dossieritem. Wanneer je voor de actie Versturen naar de klant kiest, wordt van de opdrachtbevestiging een pdf-bestand gemaakt. Dit bestand verstuur je naar de klant via OutSite. De status van het dossieritem wijzigt dan in Ter ondertekening. De klant kan de opdracht digitaal ondertekenen en daarmee bevestigen.

Adviesrapport

Tot slot krijgt het dossieritem de status Rapportage genereren. Aan de hand van alle informatie in het dossier, vul je het veld Inhoud adviesrapport. Dit is het uiteindelijke advies aan de klant. Wanneer je het rapport genereert met de actieknop, wordt de inhoud van het veld Inhoud adviesrapport toegevoegd aan het rapport dat gegenereerd wordt. Het advies zit dus direct in een volledig rapport en kan via OutSite aan de klant worden aangeboden. De klant kan het rapport op OutSite goedkeuren.