Instellingen voor het hele rapport (nieuwe RapportGenerator)

Bepaalde instellingen gelden voor het hele rapport, zoals de marges en papierinstellingen.

Je opent de rapporteigenschappen met de knop rechts.

Rapportnaam instellen

De rapportnaam is de naam die je aan het rapport gegeven hebt toen je het rapport aanmaakte. Je kunt deze naam eventueel wijzigen. Je kunt de rapportnaam ook afdrukken op het rapport.

Nadat je de rapportnaam hebt ingevuld, kun je deze ook vertalen. Dit geldt overigens ook voor 'gewone' tekstvelden die je toevoegt via de werkbalk.

Rapportnaam in de lay-out plaatsen:

1. Open de rubriek Documentvelden.
2. Sleep het veld Rapportnaam in de lay-out.

   

Papierformaat en afdrukstand

Papierformaat, afdrukstand en marges bepalen hoe het rapport wordt geëxporteerd naar PDF of wordt afgedrukt. Als je met een nieuw rapport begint, probeer dan zo snel mogelijk de juiste instellingen vast te leggen. Je kunt de onderstaande instellingen achteraf wijzigen, maar dan bestaat de kans dat je bijvoorbeeld velden of afbeeldingen/belijning opnieuw moet positioneren.

• Papier

  Onder dit kopje bepaal je eerst het papierformaat, voor Nederlands is A4 het meest gangbaar.

  Daarna bepaal je de oriëntatie: staand of liggend. Op een liggend rapport kunnen meer velden naast elkaar worden getoond.

• Marges

  De marges links en rechts, boven en onder.

Rapport vertalen (nieuwe RapportGenerator)

Je kunt teksten vertalen naar de door Profit ondersteunde talen (Nederlands, Brits Engels, Duits, Frans en Belgisch Nederlands (Vlaams)). Vanaf Profit 8 worden ook de volgende talen ondersteund: Spaans, Italiaans, Portugees, Pools en Papiamento.

Dit geldt voor veldlabels (die uit de gegevensverzameling komen) en voor teksten die je zelf hebt toegevoegd.

Als een gebruiker een rapport raadpleegt, dan worden de labels getoond in de gebruikerstaal van de ingelogde gebruiker. De gegevens uit Profit worden ook vertaald getoond, voor zover er vertalingen aanwezig zijn.

Bij het toevoegen van tekstvakken of tekstblokken kun je direct vertalingen invullen. Hieronder lees je hoe je een taal kunt toevoegen en talen centraal kunt beheren.

Let op:

Rapporten kunnen nu alleen gegenereerd worden in de hierboven genoemde talen. Dit betekent dat je bijvoorbeeld het nieuwe rapport Loonstrook (Profit) niet kunt gebruiken als je ook Roemeense medewerkers hebt. In die situatie blijf het het rapport gebruiken dat met de oude RapportGenerator gemaakt is, niet het rapport dat met de nieuwe RapportGenerator gemaakt is.

Vertalingen beheren:

1. Open de rapporteigenschappen.
2. Open de rubriek Vertalingen.
3. Voeg eventueel talen toe.
4. Klik op: Open vertaaltabel.
5. Veel teksten worden standaard al vertaald, voeg ontbrekende vertalingen zelf toe.

   

   Test je vertalingen door een voorbeeld op te vragen. Bovenaan het voorbeeld staat een knop om van taal te wisselen.

   

Watermerk

Een watermerk is een tekst en/of afbeelding die op elke pagina van het rapport getoond wordt. Je kunt een watermerk bijvoorbeeld gebruiken om de tekst Concept af te drukken op conceptfacturen. Een andere toepassing: bij briefpapier kun je op elke pagina bijvoorbeeld een afbeelding afdrukken.

Watermerk toevoegen:

1. Open de rapporteigenschappen.
2. Open de rubriek Watermerk.
3. Als je de gegevens bij Tekst invult, krijg je een tekst als watermerk. Als je de gegevens bij Afbeelding invult, krijg je een afbeelding als watermerk. Als je zowel een tekst als een afbeelding toevoegt, dan worden tekst én afbeelding getoond op het rapport.
4. Een tekst stel je als volgt in:
   • Bij Bron heb je twee keuzen. Je kunt een vaste tekst gebruiken, deze is dan op elk rapport hetzelfde. Je kunt ook kiezen voor een veld en vervolgens selecteer je het veld. Hierdoor krijgt het watermerk de tekst van het veld.
   • Bepaal de opmaak via Richting, Grootte en Tekstkleur. Vraag een afdrukvoorbeeld op en experimenteer met de instellingen, tot het watermerk goed wordt weergegeven.
   • Het veld Zichtbaar, zie onderaan deze pagina.
   • Bepaal of het watermerk voor of achter de tekst getoond wordt.

     Als je Voor de inhoud aanvinkt, dan wordt de tekst bovenop het rapport afgedrukt. Bij een transparantie van 0% is de rapporttekst zelf dan niet meer zichtbaar. Selecteer een hogere transparantie als de rapporttekst wel zichtbaar moet zijn.

5. Een afbeelding stel je als volgt in:
   • Selecteer de afbeelding, daarna worden de overige instellingen zichtbaar.
   • Bepaal Formaat en Uitlijning. Vraag een afdrukvoorbeeld op en experimenteer met de instellingen, tot het watermerk goed wordt weergegeven.
   • Het veld Zichtbaar, zie onderaan deze pagina.
   • Bepaal of het watermerk voor of achter de tekst getoond wordt.

     Als je Voor de inhoud aanvinkt, dan wordt de tekst bovenop het rapport afgedrukt. Bij een transparantie van 0% is de rapporttekst dan niet meer zichtbaar. Selecteer een hogere transparantie als de rapporttekst wel zichtbaar moet zijn.

Zichtbaarheid van het watermerk

Bij het veld Zichtbaar bepaal je of het watermerk getoond wordt. Selecteer Nooit om het watermerk (tijdelijk) uit te schakelen. Je kunt hier ook instellen dat het watermerk alleen onder een conditie getoond wordt.

Een watermerk (afbeelding of tekst) geldt voor het hele rapport. Bij het toepassen van een conditie kun je het watermerk voor het hele rapport tonen of niet tonen.

Bij een conditie kijk je altijd naar een bepaald veld, een conditie is bijvoorbeeld Conceptfactuur = Ja. Als aan de conditie voldaan wordt, dan wordt op elke pagina de tekst 'Concept' afgedrukt. Een conceptfactuur zal echter vaak bestaan uit meerdere factuurregels en deze regels bevatten allemaal het veld Conceptfactuur. De conditie kijkt altijd naar de laatste regel van het rapport, in dit geval de laatste factuurregel:

• Als in de laatste factuurregel het veld Conceptfactuur op Ja staat, dan wordt de tekst Concept op alle pagina's afgedrukt.
• Als in de laatste factuurregel het veld Conceptfactuur op Nee staat, dan wordt de tekst Concept nergens afgedrukt.

Voorbeeld:

Hieronder zie je een afdrukvoorbeeld van een rapport met een watermerk en de gebruikte instellingen:

Barcode of QR-code tonen

Je kunt een barcode of QR-code tonen in een rapport. De barcode of QR-code kan op elk uitgevoerd rapport hetzelfde zijn, of je kunt deze baseren op een veld uit de gegevensverzameling. Dit veld kan ook een vrij veld zijn.

Voorbeeld:

Je hebt bij de medewerker het vrije veld Barcode EnYoi aangemaakt. Per medewerker heb je dit veld gevuld met een unieke waarde.

In het rapport Medewerker stamkaart voeg je de barcode toe en je koppelt deze aan het vrije veld Barcode EnYoi. Hierdoor zal op elke stamkaart de barcode van de medewerker verschijnen.

Barcode of QR-code in het rapport plaatsen:

1. Voeg de barcode of QR-code toe via de menubalk:

   

2. Klik op de barcode of QR-code om deze te selecteren.
3. Bepaal de instellingen. Je kunt bij Inhoud kiezen voor:
   • Vaste waarde

     Elke barcode of QR-code is hetzelfde. Geef de numerieke code op van de barcode of QR-code.

   • Veld

     Verwijs naar een veld in de gegevensverzameling. Hierdoor kan de barcode of QR-code verschillen per debiteur, medewerker, cursus, etc.

OR-streepjes

Je kunt OMR-streepjes afdrukken op rapporten. Dit kan nodig zijn voor machines die uitgeprinte rapporten verwerken/envelopperen.

Er woren enkele OMR-definities meegeleverd. Stuur een indicent in als de gewenste definitie niet aanwezig is.

1. Open de rapporteigenschappen.
2. Open de rubriek Markeringsherkenning (OMR).
3. Selecteer de OMR-definitie en bepaal in welke sectie je de markeringen wilt plaatsen.

Als je de OMR-definitie niet meer wilt toepassen, dan maak je het veld Definitie leeg.