Gewijzigde gegevens opvragen met een GetConnector

Je kunt via een GetConnector gegevens opvragen die op of na een bepaalde datum en tijd zijn toegevoegd of gewijzigd.

Beschrijving

Profit logt bij veel tabellen wanneer records zijn toegevoegd of gewijzigd, en door welke gebruiker. Dit wordt geregistreerd in de audit-velden. In de audit-velden zie je alleen de laatste wijziging, niet de voorgaande wijzigingen. Je kunt deze logging gebruiken om records te filteren.

Als je nieuwe records hebt toegevoegd met een UpdateConnector, krijg je een algemene melding terug die niet de code of het nummer van het nieuwe record bevat. Bij het toevoegen van een organisatie bijvoorbeeld, meldt de UpdateConnector niet het nummer van de nieuwe organisatie terug. Je kunt dit nummer wel opvragen door direct een GetConnector uit te voeren, zodat je direct vervolgacties kunt uitvoeren voor de nieuwe organisatie.

Je hebt in deze GetConnector twee filters nodig:

• Vast filter, dat bij elke aanroep altijd geldt.
• Variabel filter, met bijvoorbeeld de naam van de nieuwe organisatie. Als je de GetConnector aanroept, moet je de naam van de organisatie in het variabel filter meegeven.

Gewijzigde records ophalen via Audit-velden

Hieronder zie je eerst een voorbeeld met een vast (ingebouwd) filter en daarna een variabel filter (=per aanroep anders).

GetConnector met vast filter met Audit-velden:

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector.
2. Open de eigenschappen van de GetConnector.
3. Voeg de audit-velden uit de rubriek Logging toe aan de gegevensverzameling.

   

4. Klik op: Volgende. 
5. Gebruik een filter om het aantal records te beperken.

   Een strikt filter op de toevoeg-datum vergroot de effectiviteit van het filter. Zie de filtercriteria voor meer informatie. In dit voorbeeld wordt ook gefilterd op organisatie, om personen uit te sluiten. Bovendien wordt gefilterd op de gebruikersnaam van de CONNECTOR-gebruiker om ervoor te zorgen dat alleen nieuwe records die via een UpdateConnector zijn toegevoegd, voldoen aan het filter.

   

   Let op:

   Als je alle records van een bepaalde dag wilt opvragen, moet je het filtercriterium >=[Vandaag] gebruiken. Met de tag [Vandaag] filter je namelijk precies op het tijdstip 00:00 uur van de huidige dag.

6. Klik op: Volgende.
7. Klik op: Voorbeeld.

   Controleer het resultaat. Dit resultaat komt overeen met het resultaat als je de GetConnector nu zou uitvoeren.

8. Klik op: Sluiten.
9. Klik op: Voltooien.
10. Klik op: Voltooien.

GetConnector JSON-filter in AFAS Connect

Als er in korte tijd meerdere records zijn toegevoegd via de UpdateConnector, zal de GetConnector op basis van het vaste filter meerdere records opleveren. Je lost dit op door bij het uitvoeren van de GetConnector een variabel filter toe te passen op bijvoorbeeld datum.

GetConnector XML-filter in AFAS Connect

Als er in korte tijd meerdere records zijn toegevoegd via de UpdateConnector, zal de GetConnector op basis van het vaste filter meerdere records opleveren. Je lost dit op door bij het uitvoeren van de GetConnector een variabel filter toe te passen op bijvoorbeeld datum.

Nieuwe en gewijzigde financiële mutaties ophalen

Welke wijzigingen zie je terug met deze methode:

Je ziet deze wijzigingen terug in de connector:

• verwijderen van een regel
• wijziging/toevoegen Rekeningtype
• wijziging/toevoegen Rekening
• wijziging/toevoegen Bedrag debet
• wijziging/toevoegen Bedrag credit
• wijziging/toevoegen Boekingsdatum
• wijziging/toevoegen Jaar
• wijziging/toevoegen Periode
• wijziging/toevoegen Valutacode
• wijziging/toevoegen Valuta bedrag debet
• wijziging/toevoegen Valuta bedrag credit
• wijziging/toevoegen Aantal
• Bij aanpassen van de boekingsdatum komt zowel de oude als de nieuwe datum in de connector naar voren.
• Bij hernummeren van een debiteur, crediteur of grootboekrekening zie je de betreffende boekingen terug in de connector.

Welke wijzigingen zie je NIET terug met deze methode:

• Bij het hernummeren van een verbijzonderingscode of een project, komen de bijbehorende boekingen NIET in de connector terug!
• Bij afletteren of betalen van een factuur zie je de boekingsdatum van de factuur NIET terug in de connector.

Voorbereiding

Je maakt twee GetConnectoren aan op basis van gegevensverzamelingen, namelijk Financiële mutaties en Gewijzigde boekingsdagen mutaties.

1. Ga naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector.
2. Maak een GetConnector aan o.b.v. de gegevensverzamelng Financiële mutaties.

   Neem de volgende velden op (deze heb je nodig om een unieke regel te kunnen ophalen):

   • Nummer administratie
   • Nummer journaalpost
   • Volgnummer
   • (optioneel) Volgnummer verbijzondering. Dit is nodig als op een lager niveau is verbijzonderd, dan heb je aan de eerste drie velden niet genoeg.

   Neem het veld Boekingsdatum op, dit is nodig voor het filter.

3. Maak een GetConnector aan o.b.v. de gegevensverzameling Gewijzigde boekingsdagen mutaties.

   Hiermee haal je de gewijzigde gegevens op. Standaard bevat deze twee velden:

   • Datum_boeking: dit is de datum waarop mutaties zijn verwijderd of aangepast
   • Datum_gewijzigd: dit is de datum waarop de wijziging heeft plaatsgevonden

Initiële load

Haal alle regels op van je Financiële mutaties endpoint. Gebruik hiervoor filters of skip/take als dit meer data is dan je in 15 minuten kan ophalen.

Nieuwe en gewijzigde data ophalen

Wanneer er:

• nieuwe mutaties bijkomen
• mutaties aangepast worden
• mutaties verwijdert worden

zie je een nieuwe regel in de gegevensverzameling Gewijzigde boekingsdagen mutaties. Om je data bij te werken voer je de volgende stappen uit:

1. Request naar het endpoint van Gewijzigde boekingsdagen mutaties.
2. Sla de waarde in het veld Datum_gewijzigd op als filterwaarde voor de volgende aanroep. Het gaat hier om de hoogste waarde van de select. Die waarde moet je de volgende keer gebruiken als filter.
3. Het resultaat bevat boekingsdatums, verwijder alle mutaties van deze boekingsdatums uit je eigen dataset.
4. Haal per boekingsdatum de financiële mutaties op.
5. Herhaal dit bijvoorbeeld elke nacht.

Doordat je deze stappen uitvoert weet je zeker dat je correcte data heb voor bijvoorbeeld je datawarehouse.

Unieke key maken:

Het kan nodig zijn om een unieke key te maken op basis van de velden Nummer administratie, Nummer journaalpost, Volgnummer en (optioneel) Volgnummer verbijzondering. Je kunt deze velden dan 'aan elkaar plakken', maar gebruik hierbij altijd scheidingstekens. Hierdoor ontstaat bijvoorbeeld een key zoals 1-100-100-1.

Als je geen scheidingstekens gebruikt, kan het gebeuren dat de key niet uniek is. De key 1111 bijvoorbeeld, komt deze uit administratie 1, nummer journaalpost 11 en volgnummer 1? Of administratie 11, nummer journaalpost 1 en volgnummer 1?

Datums met wijzigingen nacalculatieregels ophalen

GetConnector voor het ophalen van datums waarop nacalculatieregels gewijzigd zijn.

Met deze GetConnector voorkom je dat je alle regels moet ophalen. Wanneer nacalculatieregels worden verwijderd zijn dit namelijk geen wijzigingen en hiervoor krijg je geen regels terug. Daarom gebruik je de GetConnector Gewijzigde_boekingsdagen_nacalculatie. Met deze GetConnector haal je de datum op waarop de nacalculatie is toegevoegd. Met deze waarde als filter roep je de nacalculatie GetConnector aan.

Met deze GetConnector haal je 2 velden op:

• Datum boeking: dit is het veld 'datum toegevoegd' in de nacalculatie gegevensverzameling
• Datum Gewijzigd: Dit is het moment waarop de wijziging heeft plaatsgevonden

Met dit endpoint kun je alle wijzigingen op de tabel nacalculatie ophalen:

• Nieuwe regels
• Gewijzigde regels
• Verwijderde regels

Werkwijze:

1. Roep de GetConnector Gewijzigde_boekingsdagen_nacalculatie aan met een groter dan filter op veld Datum Gewijzigd. De filterwaarde is de waarde van de laatste datum gewijzigd uit de vorige synchronisatie
2. Sla de hoogste waarde in het veld Datum Gewijzigd op (voor de volgende synchronisatie).
3. Loop door het resultaat en voor elke regel:
   • Verwijder in het datawarehouse alle nacalculatieregels waar de datum boeking overeenkomt met datum toegevoegd.
   • Roep je Nacalcalutie GetConnector aan met filter op het veld Datum toegevoegd en filterwaarde Datum boeking.

Gegevens ophalen via specifieke gegevensverzameling

Er zijn enkele gegevensverzamelingen voor het ophalen van gewijzigde gegevens via een GetConnector. De naam van deze gegevensverzamelingen begint altijd met 'Wijzigingen', bijvoorbeeld Wijzigingen dossier (Profit). Om deze gegevensverzamelingen te gebruiken, moet je eerst de logging inschakelen.

Logging inschakelen:

1. Bepaal welke gegevensverzameling je wilt gebruiken, zie de instructies hieronder.
2. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Logboek / Beheer.
3. Open de tabel waarop je de logging wilt instellen.
4. Vink aan dat je wilt loggen op Toevoegen, Verwijderen en Wijzigingen.
5. Ga naar het tabblad: Logvelden.
6. Schakel de logging in voor het veld Gewijzigd op.

Zie ook:

• Logboek

GetConnector toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector.
2. Maak een GetConnector aan op basis van een gegevensverzameling waarvan de naam begint met 'Wijzigingen'. Je krijgt ze in beeld met het filter @wijzigingen.