Draaiboek indienst/uitdienst

Bij de onboarding en offboarding van medewerkers zijn er tal van taken die moeten worden uitgevoerd. Deze taken moeten op vaste momenten plaatsvinden bij indienst- of uitdiensttreding. Bij indiensttreding kun je bijvoorbeeld denken aan taken zoals Inregelen laptop, Uitreiken toegangspas of Vastleggen contact in nood. Als je draaiboeken gebruikt, zal Profit automatisch workflows voor de vaste taken genereren, zodat je alle taken rond in- en uitdienst geborgd hebt.

Video

Beschrijving

Een draaiboek is een bundel taken rond indienst- of uitdiensttreding. Je kunt meerdere draaiboeken gebruiken, omdat de taken afhankelijk zijn van het type medewerker. Bij de indiensttreding van een productiemedewerker bijvoorbeeld, heb je andere taken dan bij een accountmanager. De productiemedewerker krijgt bijvoorbeeld veiligheidskleding, de accountmanager krijgt een leaseauto en visitekaartjes. Na de eenmalige inrichting worden de workflows op het juiste moment gegenereerd. Als je deze opzet wilt gebruiken, maak je aparte indienstprofielen aan voor accountmanagers, productiemedewerkers, etc. Per indienstprofiel koppel je het gewenste draaiboek.

Door de flexibele opzet van draaiboeken kun je de inrichting van aanmaakprofielen en workflows beperkt houden. Alle gegevens die je nodig hebt voor het genereren van workflows zitten namelijk in de draaiboeken.

Elke draaiboektaak heeft alle gegevens om een workflow te genereren: het aanmaakprofiel, de omschrijving, de toelichting, de bestemming en het tijdstip waarop de workflow gegenereerd moet worden. Aan het aanmaakprofiel is de workflow gekoppeld. Hierdoor hoef je niet voor elke taak een aparte workflow in te richten.

Voorbeeld:

Je hebt de workflow Facilitair. Bij indiensttreding moet de Facilitaire dienst een welkomstpakket klaarzetten (een dag vooraf), het bureau afnemen (een dag vooraf) en de badge uitreiken (eerste werkdag). Je gebruikt hiervoor één aanmaakprofiel en één workflow. Dit kan een workflow zijn bij het type dossieritem Draaiboektaak (Profit) of een eigen workflow (voor de voorwaarden, zie workflow inrichten).

Buddy toewijzen

Je kunt een buddy toewijzen aan een medewerker en deze buddy kan ook workflowtaken krijgen. Hiervoor is het volgende nodig:

• Je neemt de buddy op als bestemming in de workflow.
• In het draaiboek neem je taken op die door de buddy moeten worden uitgevoerd.
• Bij het indienstmelden via InSite selecteer je een buddy. Dit kan alleen als dit veld in het indienstprofiel is opgenomen. Voor een perfecte werking van de workflows is het aan te raden dit veld in het profiel als verplicht in te stellen.
• Je kunt een buddy ook vastleggen via HRM / Medewerker / Medewerker, tabblad Samenwerken.

Voorbereiding

De voorbereiding bestaat uit enkele eenmalige acties.

Autorisatie voor het inrichten van deze functionaliteit:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de te autoriseren gebruikersgroep.
3. Autoriseer de volgende functies:
   • Algemeen / Beheer / Management tool
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem
   • Algemeen / In & OutSite / Profiel
   • Algemeen / Beheer / Draaiboek
4. Autoriseer de volgende tabbladen en acties:
   • CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem
   • Algemeen / Beheer / Draaiboek
   • Autoriseer je de volgende tabbladen en acties. Deze heb je nodig voor Algemeen / Beheer / Draaiboek.
5. Breidt autorisatiefilters voor dossieritems uit met het type dossieritem Draaiboektaak (Profit).

Autorisatie voor het gebruiken van deze functionaliteit:

De pagina's voor het gebruik van de dossieritems/workflows zijn opgenomen in de meegeleverde functionaliteit Draaiboektaak raadplegen. Deze functionaliteit maakt standaard deel uit van de standaard autorisatierollen Medewerker (Profit) en Functioneel applicatiebeheer (Profit).

Type pagina activeren

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

• Draaiboektaken

Type pagina activeren

Geplande taak inrichten

Workflows worden automatisch gegenereerd op basis van een geplande taak, deze moet je eenmalig inrichten.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Plan de taak Genereren draaiboektaken in.

Vrije inrichting

Op basis van draaiboektaken ontstaan taken/workflows in InSite. Deze flows hebben standaard alleen basisgegevens zoals zoals omschrijving, begintijd en eindtijd. Als je meer gegevens bij een flow wilt opnemen, maak je hiervoor vrije velden aan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan velden zoals Welkomstpakket J/N, Badgenummer, Kamernummer, etc. In de profielen kun je voorkeurwaarden voor de vrije velden opgeven, velden verbergen, etc.

De vrije velden zijn beschikbaar in alle typen draaiboek (cursussessies, in- en uitdienst en periodeafsluiting financieel). Als je draaiboeken in zowel CRM, HRM als Financieel gebruikt, is het handig om een scheiding aan te brengen.

Hoe structureer je dit als je draaiboeken gebruikt voor CRM, HRM en Financieel

Velden toevoegen in de Management tool:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Draaiboek.

   Let op:

   Je voegt de vrije velden altijd toe in het bestand Draaiboekregel, niet in Draaiboekregel per type.

3. Open het bestand Draaiboekregel en voeg de vrije velden toe.

   

4. Op het tabblad Tabbladen voeg je een Profit-tabblad toe. Dit tabblad wordt gebruikt in de draaiboekregels in een draaiboek in Algemeen / Beheer / Draaiboek.

   De vrije velden worden gekopieerd naar naar het bestand Draaiboekregel per type.

5. Open het bestand Draaiboekregel per type.
6. Ga naar het tabblad Tabbladen: Draaiboekregels per type (InSite) voeg een pagina-onderdeel toe voor de draaiboektaak in InSite.

   

   Het tabblad Tabbladen is hier niet relevant, dit is alleen nodig als je een draaiboek inricht voor een cursus in CRM.

Tabbladen InSite autoriseren:

Als je een tabblad voor InSite toevoegt, moet je dit autoriseren via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit. Open de functionaliteit die je gebruikt voor de autorisatie van draaiboeken en autoriseer het pagina-onderdeel.

Workflow inrichten

Je richt de workflows in van het meegeleverde type dossieritem Draaiboektaak (Profit) in. Dit type dossieritem geldt voor zowel CRM (voor cursussessies), als HRM (voor in- en uitdienst), als voor Financieel (voor periodeafsluiting). Je legt nu de workflows vast en in de volgende stap koppel je per profiel de juiste workflow.

Extra mogelijkheden:

Houd rekening met het volgende voordat de workflows van Draaiboektaak (Profit) gaat inrichten.

• Bij het genereren van draaiboektaken ben je niet beperkt tot (de workflows van) het type dossieritem Draaiboektaak (Profit). Je kunt in HRM-draaiboekregels namelijk ook profielen van eigen typen dossieritems met de bestemming Medewerker gebruiken. Het type dossieritem mag geen andere verplichte bestemmingen hebben.
• In draaiboekregels kun je ook een vervolgactie koppelen, deze wordt zichtbaar als een aparte knop in de workflow. Hierdoor kan de gebruiker van de workflow een andere workflow starten of bijvoorbeeld een overzicht raadplegen.

Workflow Draaiboektaak (Profit) inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Draaiboektaak (Profit).
3. De volgende bestemmingen zijn beschikbaar voor draaiboeken:
   • De bestemming Gebruikers draaiboektaak. Je kunt per draaiboektaak namelijk een gebruikersgroep koppelen. Dit zijn de gebruikers van de draaiboektaak. Je kunt in een workflow natuurlijk ook andere gebruikersgroepen koppelen, net zoals bij andere workflows.
   • Bestemming op basis van de buddy van de medewerker. Als je deze bestemming gebruikt, moet de buddy uiteraard bij de medewerker zijn vastgelegd. Met name bij nieuwe medewerkers zal dit standaard niet het geval zijn, dwing dit af door bij het in dienst melden het veld Buddy verplicht te maken. Je doet dit door het veld Buddy verplicht te maken in het indienstprofiel.

     Je kunt kiezen voor de buddy van de bestemming (de medewerker die in- of uitdienst gaat), de buddy van de instuurder of de buddy van de verantwoordelijke.

4. In de workflow kun je per taak aangeven of de gebruiker de taak mag wijzigen. Profit gaat hierbij uit van de instelling op de workflowtaak, niet van de instelling in het profiel.

Profiel inrichten

Je maakt profielen aan voor het genereren van workflows op basis van draaiboektaken. Je hebt hiervoor aanmaak- en beoordelingsprofielen nodig.

Let op:

Dit onderwerp heeft betrekking op profielen van het type Draaiboektaak, deze horen bij het meegeleverde type dossieritem Draaiboektaak (Profit).

Je kunt ook eigen typen dossieritem (met een positief nummer) gebruiken, mits deze minimaal de bestemming Medewerker hebben en geen andere verplichte bestemmingen. Als je deze typen dossieritem wilt gebruiken, moet je ook hiervoor aanmaak- en beoordeelprofielen aanmaken.

Na het inrichten van de profielen koppel je per draaiboekregel één profiel. Een draaiboek kan meerdere regels bevatten en aan elke regel koppel je een aanmaakprofiel. Stem de profielen af op de taken die je genereert, bijvoorbeeld Welkomstpakket uitreiken, Badge uitreiken, Rondleiding, etc.

In een aanmaakprofiel stel je in:

• Het beoordelingsprofiel
• De workflow die je wilt gebruiken.
• De context voor o.a. de vrije velden.

In een beoordelingsprofiel stel je in:

• De context voor o.a. de vrije velden.

Meegeleverde profielen inrichten:

Er zijn meegeleverde profielen voor dit onderdeel. Kijk of je deze profielen kunt gebruiken en richt deze in.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter op het type draaiboek om te kijken welke profielen worden meegeleverd.

   

Eigen profielen inrichten:

Dit zijn de stappen om zelf profielen aan te maken en in te richten. Bij een aanmaakprofiel moet je altijd een beoordelingsprofiel koppelen, daarom begin je met het aanmaken van een beoordelingsprofiel.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Voeg een beoordelingsprofiel toe van het type Draaiboektaak.

   

3. Richt de context in.
4. Voeg een aanmaakprofiel toe van het type Draaiboektaak.
5. Koppel de workflow en het beoordelingsprofiel.

   

6. Maak de contexten aan en koppel deze aan het profiel. In de context kun je ook instellingen vastleggen voor de vrije velden die je voor het draaiboek hebt aangemaakt.

Profielen autoriseren:

Bij elk nieuw profiel ontstaan ook een nieuwe InSite-pagina, controleer of deze correct geautoriseerd is.

Controleer ook of pagina-onderdelen uit de vrije inrichting correct geautoriseerd zijn.

Draaiboek aanmaken

Je maakt de draaiboeken eenmalig aan. Per indienst-/uitdienstprofiel kun je één draaiboek koppelen. Bij een indienstmelding of uitdienstmelding via InSite zullen workflows worden aangemaakt op basis van de taken in het draaiboek.

Je kunt draaiboeken en draaiboektaken blokkeren, hierdoor worden deze niet gebruikt voor het genereren van workflows.

Draaiboek aanmaken:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Draaiboek.
2. Maak een draaiboek aan van het type Medewerker indienst of Medewerker uitdienst.
3. Maak de draaiboektaken aan.

   Elke draaiboektaak leidt tot één workflow bij het indienst- of uitdienstmelden, als hierbij het draaiboek wordt gebruikt. De omschrijving van de workflow is de omschrijving van de draaiboektaak + naam en geboortenaam van de medewerker.

4. Koppel een aanmaakprofiel aan de draaiboekregel. Bij het genereren van taken ontstaat er een dossieritem op basis van dit aanmaakprofiel. Je hebt hier de volgende mogelijkheden:
   • Aanmaakprofiel dat gekoppeld is aan het type dossieritem Draaiboektaak (Profit).
   • Aanmaakprofiel dat gekoppeld is aan een eigen type dossieritem met de bestemming Medewerker. Het type dossieritem mag geen andere verplichte bestemmingen hebben.
5. Je kunt per draaiboektaak een gebruikersgroep koppelen. Om de draaiboektaak in de workflow naar de Leden van deze gebruikersgroep te sturen, moet je in de workflowtaak de bestemming Gebruikers draaiboektaak selecteren. Je kunt in een workflow natuurlijk ook andere gebruikersgroepen koppelen, net zoals bij andere workflows.
6. Koppel eventueel een vervolgtaak, dit wordt een aparte actie in de workflow.
7. Bepaal of het moment waarop de taak gegenereerd wordt, afhankelijk moet zijn van de datum indienst, de datum uitdienst of de laatste werkdag. Met de andere velden bepaal je hoeveel tijd voor of na dit moment de workflow gegenereerd moet worden.

   Let op:

   Als je Laatste werkdag selecteert, maak dan het veld Laatste werkdag in het uitdienstprofiel verplicht.

Draaiboek koppelen aan indienst- of uitdienstprofiel

Koppel per indienst- of uitdienstprofiel het juiste draaiboek.

Profielen inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open het indienst- of uitdienstprofiel.
3. Ga naar het tabblad: Draaiboek.
4. Koppel het draaiboek. Bij een indienstprofiel kun je aparte draaiboeken koppelen voor indienst- en herindiensttreding.

   

Draaiboek gebruiken

De geplande taak Genereren draaiboektaken zal automatisch workflows genereren op het juiste moment. Bij elke draaiboektaak is immers aangeven of deze op basis van de begin- of einddatum van de sessie moet worden gegenereerd. De werking verschilt niet van andere workflows in InSite.

De inrichting bepaalt welke workflows bij indiensttreding, herindiensttreding en uitdiensttreding gegenereerd worden. Er zijn geen uitzonderingen mogelijk op een draaiboek: als het draaiboek van toepassing is, worden alle workflows op het juiste moment gegenereerd.

Aandachtspunten:

• Het aangemaakte dossieritem wordt gekoppeld aan de klaargezette draaiboekregel, zodat een draaiboekregel maar één keer gegenereerd wordt. Eenmaal gegenereerde dossieritems worden niet bijgewerkt of verwijderd als de datum in- of uitdienst verandert.
• Je kunt workflows van het type Draaiboektaak (Profit) niet handmatig toevoegen.
• Als je in de inrichting van het draaiboek een draaiboekregel toevoegt, terwijl de betreffende peildatum al voorbij is bij een bepaalde medewerker, dan zal Profit geen workflow aanmaken voor de betreffende medewerker.

  Voorbeeld:

  Je hebt een extra draaiboekregel toegevoegd die afhankelijk is van de datum in dienst.

  Bij een medewerker is het draaiboek echter al gedraaid op basis van de datum in dienst. Daarom zal er geen nieuwe workflow bij deze medewerker ontstaan op basis van de nieuwe draaiboekregel.