Persoon

Als je een persoon toevoegt stel je eerst vast om wat voor type persoon het gaat. Een medewerker kun je direct via Profit HRM vastleggen, een fiscale cliënt via fiscaal en een inkoop- of verkooprelatie via Ordermanagement. Er ontstaat automatisch een gekoppelde persoon. Je kunt personen ook als zodanig vastleggen via CRM, dan heb je nog geen koppeling naar een medewerker, inkoop- of verkooprelatie of fiscale cliënt.

Let op:

Dit onderwerp heeft betrekking op het aanmaken van personen via Profit en InSite. Je kunt personen ook wijzigen via Profit en InSite.

Een persoon die een medewerker is of gebruiker is, kun je niet wijzigen via InSite. Een medewerker kun je wel wijzigen via de stamkaart medewerker in InSite, maar niet via de eigenschappen van een persoon in InSite. Een gebruiker kun je niet wijzigen via InSite.

Video

Beschrijving

Je kunt organisaties en personen op twee manieren toevoegen:

1. via organisatie (of persoon) waarbij je de type-gegevens later toevoegt
2. via het juiste type organisatie of persoon

De eerste manier start bij de functie Organisatie of Persoon. Op deze manier voeg je organisaties en personen toe, zonder gebruik te maken van een van de specifieke typen. De doelgroep van mogelijke nieuwe klanten, bestaat uit dit soort organisaties zonder type.

Je kunt zowel in InSite als in Profit organisaties en personen toevoegen.

Je benadert deze organisaties en personen bijvoorbeeld in het kader van marketingacties, maar je gebruikt deze nog niet in andere processen in Profit. Zodra je aan een organisatie een offerte toevoegt, zet je de organisatie om naar een verkooprelatie. Dit betekent dat je op het moment dat een organisatie 'zonder type' om een offerte vraagt, je extra gegevens moet invullen. Op dat moment wordt de organisatie een verkooprelatie met de status Prospect.

De tweede manier om een organisatie of persoon toe te voegen, start bij het specifieke type. Als je een Verkooprelatie of Inkooprelatie toevoegt, voegt Profit automatisch een organisatie toe. Als je een Medewerker toevoegt, voegt Profit automatisch een persoon toe.

Voorbeeld: 

Een nieuwe klant heeft iets bij je gekocht. Een klant is een verkooprelatie en die voeg je toe via menufunctie Verkooprelatie in Profit Ordermanagement of Profit Financieel. Je vult via de wizard eerst de organisatiegegevens in en vervolgens de aanvullende gegevens van het type Verkooprelatie.

Een contactpersoon bij een organisatie voeg je toe bij een organisatie. Als je een contactpersoon toevoegt, wordt deze als persoon geregistreerd.

Afhankelijk van het type persoon dat je toevoegt, moet je specifieke velden invullen. Je kunt instellen dat je deze velden direct wilt invullen bij het toevoegen van een persoon (zie Instellingen organisatie en personen). Als je ze niet in de wizard toont, dan kun je deze later alsnog via de eigenschappen invullen.

Uitbetaalde bedragen aan derden (UBD)

Als je een persoon toevoegt en te maken hebt met de UBD-aangifte, is het wenselijk om zowel de persoonsgegevens als de handelsnaam en KVK-gegevens van de ZZP'er vast te leggen. Deze UBD-gegevens kun je vastleggen bij de persoon op het tabblad Bedrijfsgegevens. Om dit tabblad te zien bij de persoon moet in Profit zijn geactiveerd en je moet geautoriseerd zijn voor het tabblad Bedrijfsgegevens. Wil je ook de uitbetalingen in Profit vastleggen en de UBD-aangifte in Profit doen, lees hier meer informatie over.

Persoon toevoegen in Profit

Personen voeg je toe in de module waarbij ze horen zodat je meteen de juiste informatie vastlegt. Voordat je een persoon toevoegt moet je dus eerst vaststellen wat voor type persoon het is. Als je een verkooprelatie toevoegt doe je dat in Profit Ordermanagement een debiteur leg je vast in Profit Financieel, je legt dan in één keer de persoon en de verkooprelatie vast. Hetzelfde geldt voor de inkooprelatie. Als je niet weet wat voor type persoon het is voeg je de persoon toe in Profit CRM. Als je in Profit CRM een persoon toevoegt leg je alleen de algemene gegevens vast. Bij het direct toevoegen van bijvoorbeeld een medewerker in Profit HRM vul je eerst de algemene persoonsgegevens in en daarna automatische in dezelfde wizard de specifieke medewerkergegevens.

Afhankelijk van het type voeg je een Persoon toe via:

• Verkooprelatie: Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie
• Sollicitant: HRM / Werving en selectie / Sollicitant (of zie Toelichting Sollicitant)
• Medewerker: HRM / Medewerker / Medewerker (of zie Toelichting Nieuwe medewerker)

Deze specifieke aanvullende velden kun je direct tonen bij het toevoegen van een persoon. Als je de aanvullende velden niet in de wizard ziet, kun je ze na het toevoegen van de persoon, invullen in de eigenschappen.

Bij het toevoegen van een persoon, ongeacht op welke manier dat gebeurt, wordt altijd een regel aangemaakt voor de persoon in de Opt-In tabel. In deze tabel kun je nakijken of de persoon toestemming heeft gegeven voor het versturen van e-mailing.

Let op:

Bij een persoon (en bij het aanmaken van een persoon) is het geslacht niet verplicht. Dit geldt ook voor sollicitanten en pro forma medewerkers.

Bij een medewerker is het geslacht wel verplicht, in verband met de aanlevering van gegevens aan externe instanties. Als je een proforma medewerker omzet in een echte medewerker of een sollicitant in dienst neemt, dan moet je het geslacht alsnog selecteren als dit nog niet is gevuld.

Persoon toevoegen:

1. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
2. Klik op: Nieuw. 
3. Selecteer Persoon.
4. Klik op: Volgende. 

   Je vult nu de algemene persoonsgegevens in.

5. Vul bij het veld Naam de uitgebreide persoonsnaam met aanhef in.

   Let op: 

   Houd de volgende invulmethode aan: de heer of mevrouw, voorletters met punten, voorvoegsel met kleine letters, achternaam met hoofdletter.

   In de tabel Titel moeten de velden de heer en mevouw dan wel aanwezig zijn bij een titel. Als je daar bijvoorbeeld alleen dhr en mevr in de tabel hebt staan gaat het invullen van de invoervelden niet goed.

   Op deze manier verdeelt Profit de invoer direct over de invoervelden, nadat je op de Tab-knop of Enter drukt. Als je dit goed doet, bespaar je veel tijd.

   Dus: 'mevrouw G. van Enter-Hovink' of 'de heer C. Ansink'.

Voorbeeld: Snelinvoer persoon België

In België is het voorvoegsel onderdeel van de achternaam, terwijl dit in Nederland niet zo is. Daarom zullen in een Nederlandse omgeving het voorvoegsel en de achternaam apart worden opgeslagen, en in een Belgische omgeving worden deze samengevoegd. Als je België (functionaliteit) activeert, dan is sprake van een Belgische omgeving.

Als je bijvoorbeeld de persoon 'Coen van den Kadrie' toevoegt, wordt de achternaam 'van den Kadrie'. Als het voorvoegsel met een hoofdletter begint, bijvoorbeeld Karin Van der Meijden, wordt de achternaam 'Van der Meijden'.

1. Druk op Tab en de naamvelden worden gevuld.
2. Controleer de velden Voorletters, Voornaam, Voorvoegsel, Achternaam en Roepnaam en pas deze eventueel aan.
3. Vink Geboortenaam en/of partnernaam aan om de geboortenaam te registreren.

   Let op: 

   Voor Medewerkers en Cliënten IB  is dit verplicht.

4. Vink Adres vastleggen aan als je een adres wilt vastleggen. Hierdoor verschijnen de adresvelden.
5. Vul de telefoon- en e-mailvelden waar mogelijk. Je kunt hier ook de gegevens van het werk noteren.
6. Vul eventueel de sociale netwerk-velden in.
7. Vink eventueel Vul aanvullende velden persoon in aan, als dat mogelijk is.
8. Dit veld is alleen zichtbaar als aanvullende velden standaard niet getoond worden. Dit hangt af van de instellingen in Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen, tabblad Organisatie/persoon.
9. Klik op: Volgende. 
10. Vul de gegevens in, je vindt hier onder andere de titulatuur/correspondentie-velden.
    • Geslacht. Bij Geslacht kan je kiezen voor M - Man, V - Vrouw, X- Non-binair en O - Onbekend. Houd er rekening mee dat bij het toevoegen van een nieuwe medewerker het niet mogelijk is om geslacht Onbekend te selecteren. Kies in dit geval voor X - Non-binair. In de loonaangifte wordt dan geslacht Onbekend getoond.
    • Titel/aanhef: Kies de aanhef waarmee de persoon aangesproken/aangeschreven zal worden. Standaard wordt de Algemene aanhef ('de heer' en mevrouw) voorgesteld. Je kunt hier ook een aanhef op grond van een titel selecteren.
    • Tweede titel: Bij een dubbele titel kun je bovendien dit veld gebruiken.
    • Correspondentie: Vink dit veld alleen aan als de persoon correspondentie wenst te ontvangen.
    • Voorkeurmedium: De manier waarop je bij voorkeur met deze persoon communiceert.
11. Klik op: Volgende. 
12. Vink Persoon toegang geven tot afgeschermde deel van de portal(s) aan als je de persoon toegang wilt geven tot een afgeschermd deel van OutSite, bijvoorbeeld om zijn eigen dossier in te zien als verkooprelatie. Vul dan ook het e-mailadres in. In de volgende stap vink je de rollen van de persoon aan, deze bepalen de mogelijkheden/autorisatie van de persoon op de portal.
13. Klik op: Voltooien. 

Persoon toevoegen in InSite

Je maakt een persoon aan in InSite. Zie ook de algemene toelichting en de toelichting bij het aanmaken van personen in Profit.

Er is één profiel voor het aanmaken van personen, het profiel bepaalt de veldinstellingen (welke velden je moet invullen en de voorkeurwaarde per veld).

Raadpleeg ook de inrichting van dit onderdeel.

Let op:

Bij een persoon (en bij het aanmaken van een persoon) is het geslacht niet verplicht. Dit geldt ook voor sollicitanten en pro forma medewerkers.

Bij een medewerker is het geslacht wel verplicht, in verband met de aanlevering van gegevens aan externe instanties. Als je een proforma medewerker omzet in een echte medewerker of een sollicitant in dienst neemt, dan moet je het geslacht alsnog selecteren als dit nog niet is gevuld.

Persoon toevoegen in InSite:

1. Open de site.
2. Voeg de persoon toe.
3. Vul de naam zo uitgebreid mogelijk in.

   

4. Druk op Tab en de naamsvelden worden ingevuld.

   

5. Vul de rest van de velden in en klik op Aanmaken.
6. Controleer de eigenschappen van de persoon en vul deze eventueel aan.

Controle dubbele invoer in InSite

Bij het aanmaken van een persoon/contactpersoon in InSite vindt een controle plaats. Dit voorkomt dat dezelfde persoon ongewenst dubbel aangemaakt wordt. Op de volgende velden wordt gecontroleerd:

Bij het aanmaken van een organisatie wordt op andere velden gecontroleerd. Zie hier welke velden dit zijn.

Wanneer er zich een match voordoet op bovengenoemde velden, verschijnt bovenin het scherm de volgende melding: Deze persoon bestaat mogelijk al. Wanneer je besluit om toch onderin op Aanmaken te klikken, verschijnt opnieuw een waarschuwing:

Je hebt nu twee opties:

• Toon resultaten
  Er verschijnt nu een lijst met de personen die een match vormen met wat er zojuist is ingevuld. De sterkste match staat bovenin. Wanneer je op één van deze personen klikt, kom je bij de stamgegevens van deze persoon.
• Toch aanmaken
  Wanneer je kiest voor deze optie, negeer je de melding en maak je de organisatie aan als nieuw persoon/contactpersoon.

Zie ook

• Controle dubbele invoer organisatie of persoon
• Organisaties en personen blokkeren
• Organisaties of personen wijzigen