AFAS Pocket inrichten voor HRM

Dit onderwerp heeft betrekking op HRM-onderdelen, zoals declaraties, verlof en verzuim. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Zie ook de video over het onderwerp HRM.

Als je verlof, verzuim of declaraties wilt gebruiken, moet je de relevante workflows inrichten. Hiervoor worden de meegeleverde workflows gebruikt. Je herkent meegeleverde typen dossieritems aan een negatieve code (bijvoorbeeld -5) en de toevoeging (Profit) in de naam.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Beheerder autoriseren

Je autoriseert de beheerder voor de functies en tabbladen die op deze pagina genoemd worden.

Beheerder autoriseren:

De standaard gebruikersgroep Functioneel applicatiebeheer heeft toegang tot alle functies en tabbladen voor het beheer van AFAS Pocket. Gebruik je een andere gebruikersgroep, volg dan de stappen hieronder.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep met de applicatie- of procesbeheerders van de Pocket app.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de tabbladen:

   

8. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Dossier insturen via ESS of MSS inrichten

Bij dossieritems met de bestemming Medewerker bepaal je zelf of de ESS- of MSS-pagina in beeld komt in Pocket.

• Bij ESS wordt bij de bestemming Medewerker altijd de huidige medewerker (instuurder) ingevuld. De instuurder kan geen andere medewerker selecteren.
• Bij MSS selecteert de instuurder de medewerker waarop het dossieritem betrekking heeft. Hierdoor kan bijvoorbeeld een manager een dossieritem insturen voor een andere medewerker.

Pocket bepaalt op basis van de onderstaande inrichting welke pagina (ESS of MSS) in beeld moet komen. Mocht dit niet goed gaan, dan kun je de toegekende autorisatie controleren via Algemeen / Beheer / Autorisatie-inzicht / Pagina-autorisatie InSite.

ESS inrichten:

1. Bij een eigen type dossieritem moet de bestemming Medewerker optioneel of verplicht zijn. Bij negatieve typen kun je dit niet zelf bepalen.

   Ook moet In InSite insturen aangevinkt zijn, je doet dit met de actie InSite aan/uit. Deze heeft ook nog een andere toepassing bij het inrichten van dossieritems voor InSite.

   

2. De medewerkers die ESS moeten gebruiken, mogen ALLEEN geautoriseerd zijn voor de ESS-aanmaakpagina van het type dossieritem, niet voor andere aanmaakpagina's die gekoppeld zijn aan een aanmaakprofiel.

MSS inrichten:

1. Bij een eigen type dossieritem moet de bestemming Medewerker optioneel of verplicht zijn. Bij negatieve typen kun je dit niet zelf bepalen.
2. In de eigenschappen van het type dossieritem, tabblad Instellingen, moet het veld Medewerker gegevensfilter toepassen bij insturen aangevinkt zijn.
3. De medewerkers die MSS mogen gebruiken, moeten geautoriseerd zijn voor een andere aanmaakpagina dan de ESS-aanmaakpagina. Dit kan een MSS-aanmaakpagina of een algemene aanmaakpagina zijn.
4. In Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Zoekweergaven, is een weergave gekoppeld in het veld Medewerkers (incl. autorisatie). Door het aanvinken van Medewerker gegevensfilter toepassen bij insturen wordt deze weergave gebruikt in Pocket bij het insturen van een dossieritem via MSS. De instuurder selecteert via deze weergave de medewerker die als bestemming moet worden vastgelegd.

Declaratieprofielen inrichten

Je kunt de declaratieprofielen zowel in InSite als in AFAS Pocket gebruiken. Nadat je de declaratieprofielen hebt aangemaakt, bepaal je welke declaratieprofielen in AFAS Pocket mogen gebruikt. Je medewerkers gebruiken deze profielen om declaraties in te sturen via AFAS Pocket.

Met een declaratieprofiel bepaal je zelf welke velden een gebruiker bij een nieuwe declaratie moet vullen, welke velden verplicht zijn, etc. Hiermee voorkom je fouten en zal het declaratieproces soepel verlopen.

Koppel kostensoorten aan looncomponenten, zodat nacalculatieregels doorgezet kunnen worden naar payroll.

Declaratieprofielen inrichten:

1. Richt de gewenste declaratieprofielen in.
2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
3. Autorisatie gebruikers:
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Declaratie profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.

   Gebruikers zien in Pocket alleen de aanmaakpagina's (van instuurprofielen) waarvoor ze geautoriseerd zijn. Is een gebruiker bijvoorbeeld geautoriseerd voor de aanmaakpagina's van Reiskosten en Lunchkosten, dan ziet hij in Pocket de corresponderende keuzen en kan hij Reiskosten en Lunchkosten declareren.

   Hiermee kun je onderscheid maken tussen groepen gebruikers, door per gebruikersgroep een functionaliteit te gebruiken en te autoriseren. Je gebruikt voor consultants bijvoorbeeld een functionaliteit waarmee zij Reiskosten en Lunchkosten kunnen declareren. Voor sales personeel gebruik je een functionaliteit waarmee zij Reiskosten, Lunchkosten en Relatiegeschenken kunnen declareren.

4. Activeer de functionaliteit:
   1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
   2. Selecteer de gebruikersgroep.
   3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Declaraties.
5. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tab Declaratieprofielen.
6. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

   Let op:

   De Pocket-gebruikers moeten geautoriseerd zijn voor de corresponderende aanmaakpagina's in InSite. Dit doe je door deze pagina's toe te voegen aan de juiste functionaliteit.

Declaraties gebruiken, maar zonder declaratieprofielen:

1. Activeer de functionaliteit:
   1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
   2. Selecteer de gebruikersgroep.
   3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Declaraties.
2. Als je geen declaratieprofielen koppelt, dan kan een gebruiker in AFAS Pocket bij het declareren een keuze maken tussen Algemene kosten en Reiskosten.

Bonnetje van een declaratie herkennen met AI

Je kunt deze functionaliteit gebruiken vanaf Profit 4 in combinatie met Pocket-versie 2.21. Pocket-versie 2.21 is beschikbaar vanaf 7 november 2024.

Het declareren van onkosten met een bonnetje wordt nog makkelijker. Pocket kan de datum, de omschrijving en het bedrag namelijk herkennen en voor je invullen. Deze functionaliteit is beschikbaar als de beheerder van Pocket deze heeft geactiveerd.

Let op:

Je blijft zelf natuurlijk verantwoordelijk voor deze gegevens. Controleer de door AI herkende gegevens altijd voordat je de declaratie instuurt.

Voorwaarden:

Als je de onderstaande inrichting (communicatieprofiel en activering) voltooid hebt, dan worden bonnetjes bij declaraties gescand onder de volgende voorwaarden:

• Er is een bonnetje als bijlage bij de declaratie aanwezig. Pocket probeert de datum, de omschrijving en het bedrag te vullen in de Pocket app. Mocht dit bij bepaalde velden niet lukken, dan worden deze velden niet gevuld en vul je deze handmatig.

  Een gebruiker mag meerdere bonnetjes toevoegen als bijlage, de te declareren bedragen worden dan bij elkaar opgeteld. De laatstgevonden datum wordt als declaratiedatum gebruikt.

• Het scannen van bonnetjes werkt alleen bij declaratieprofielen, niet bij het standaardscherm voor declaraties waarbij geen declaratieprofiel wordt gebruikt.
• In het declaratieprofiel is het veld Declaratie met afstandsberekening niet aangevinkt en bij het veld Soort declaratie is Bedrag geselecteerd.

Communicatieprofiel deblokkeren:

Controleer of het communicatieprofiel AFAS Document Extraction Service (DES) gedeblokkeerd is.

Stappen om het communicatieprofiel te deblokkeren

Functionaliteit activeren:

Let op:

Na het inschakelen van de activering en de conversie van de omgeving worden InSite-sites opnieuw gepubliceerd.

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Bonnentjes herkenning Pocket app - AFAS AI

Stappen om een activering in te schakelen

Wie is wie

Op AFAS Pocket kun je het onderdeel Wie is wie tonen, zodat de gebruikers makkelijk in contact kunnen komen met collega's. Hierbij zijn drie instellingen van belang:

• Het onderdeel wie is wie is wel/niet beschikbaar op AFAS Pocket.
• Als het onderdeel beschikbaar is, bepaal je welke velden getoond worden.
• Als het onderdeel beschikbaar is, kun je met een filter bepalen welke medewerkers te raadplegen zijn.

  Let op:

  Het tabblad met jarigen in Pocket wordt alleen getoond, als er vandaag daadwerkelijk jarige medewerkers zijn.

Wie is wie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Activeer de functionaliteit:
   1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
   2. Selecteer de gebruikersgroep.
   3. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Wie is wie en eventueel Wie is wie - Noodcontacten.
   4. Met de keuzen Wie is wie - Afdelingen en Wie is wie - Verjaardagen kun je apart autoriseren of in de wie is wie de afdelingen dan wel verjaardagen getoond moeten worden.
3. Ga naar Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabbblad Wie is wie.

   Let op:

   Het veld Geboortedatum zonder jaar moet aangevinkt zijn. Zo niet, dan kan Wie is Wie in Pocket niet worden gebruikt.

4. Vink de velden aan die je in AFAS Pocket wilt tonen. Houdt hierbij rekening met het privacybeleid van je organisatie. Houdt er ook rekening mee dat niet alle combinaties van velden logisch zijn, omdat velden in AFAS Pocket op een vaste volgorde achter elkaar getoond worden. Test dit zo snel mogelijk in Pocket nadat je de instellingen hebt aangepast.

   Voor de weergave van de naam kun je bijvoorbeeld het veld Volledige naam aanvinken en de andere naamvelden (roepnaam, voornaam, voorvoegsel, achternaam) uitvinken. Als je meer controle wilt over de weergave van de naam vink je Volledige naam uit en vink je de andere gewenste velden aan.

5. Stel het filter in als een gebruiker alleen specifieke medewerkers mag zien in AFAS Pocket.

   Het volgende geldt altijd: medewerkers worden alleen getoond als ze aan de volgende voorwaarden voldoen: de medewerker is in dienst, de medewerker is niet geblokkeerd en de medewerker heeft de status In dienst. Als je geen filter instelt, ziet de gebruiker in AFAS Pocket alle medewerkers die aan de voorwaarden voldoen.

   Als je de filtertag [werkgever] gebruikt, zie de AFAS Pocket-gebruiker alleen medewerkers van de werkgever bij wie hij zelf in dienst is. Hij ziet geen medewerkers van andere werkgevers.

6. Klik op Voorbeeld om de instellingen te controleren.

   Je ziet een weergave op basis van het filter. De weergave bevat alleen de aangevinkte velden.

Pocket App verversen:

Het kan nodig zijn dat gebruikers van Pocket App hun configuratie moeten verversen om de wijziging in Wie is wie door te voeren.

1. Open Pocket App op je Smartphone.
2. Ga naar Instellingen / Ververs configuratie.

Verlofprofielen inrichten

Gebruik verlofprofielen voor verlofaanvraag via AFAS Pocket. Hierdoor kun je per type aanvraag (vakantie, bezoek arts, bijzonder verlof, etc.) precies bepalen welke gegevens vastgelegd moeten worden. De medewerker selecteert in Pocket het gewenste verlofprofiel en ziet precies welke gegevens nodig zijn, niet meer en niet minder.

Als je geen verlofprofielen gebruikt, dan gebruik je een generiek scherm in Pocket om verlof aan te vragen. Het verlof wordt dan geboekt op het type samengesteld verlof dat je hebt gekoppeld in de instellingen.

Let op:

Het veld Voorkeur type verlof in de instellingen van AFAS Pocket heeft nog een andere werking. Dit veld wordt gebruikt voor het tonen van het verlofsaldo van de medewerker in de app. Als je hier een samengesteld type verlof hebt geselecteerd, dan zie je in Pocket alle gekoppelde typen verlof. Hierdoor krijgt de Pocket-gebruiker dus gedetailleerd inzicht in de verlofsaldi.

Vanaf Profit 3 in combinatie met Pocket-versie 2.19 (geplande release in de week van 12 augustus) kan een gebruiker ouderschapsverlof aanvragen via Pocket. Om dit mogelijk te maken koppel je een verlofprofiel voor ouderschapsverlof in de Pocket-instellingen.

Verlofprofielen inrichten:

1. Richt de gewenste verlofprofielen in. Voor de herkenbaarheid kun je hier dezelfde verlofprofielen gebruiken als in InSite.
2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
3. Autorisatie gebruikers:
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Verlofaanvraag profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
4. Autoriseer het onderdeel Verlof in de Autorisatie tool.
5. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Verlofprofielen.
6. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

   Let op:

   Een verlofprofiel kan een filter bevatten waardoor bijvoorbeeld ouderschapsverlof niet getoond wordt. Open het verlofprofiel en kijk of er een filter is ingesteld.

Na het inrichten kunnen de gebruikers verlofaanvragen insturen op basis van de profielen.

Verlof intrekken via Pocket:

Je kunt ook een verlofprofiel voor het intrekken van verlof koppelen. Als je dit doet, ziet de medewerker de knop Verlof intrekken bij de verlofboeking, als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:

• Er is een verlofprofiel voor intrekken verlof ingericht.
• Er is geen lopende verlofintrekking.
• Je kunt alleen een geaccordeerde verlofboeking intrekken.

Als je geen verlofprofiel koppelt voor het intrekken van verlof, dan is de knop Verlof intrekken niet beschikbaar.

Aandachtspunten:

• Geboorteverlof

  In AFAS Pocket is het niet nodig of mogelijk om een meerling of kind vast te leggen bij geboorteverlof. Bij het insturen van een verlofaanvraag vanuit Pocket voor een type verlof van het basistype Geboorteverlof of Aanvullend geboorteverlof (G, GBE (België)) bepaalt Profit aan welk kind of meerling de aanvraag gekoppeld moet worden. De velden zijn dus niet te zien, ook niet als ze aan staan in het profiel.

• Ouderschapsverlof

  Bij een aanvraag van ouderschapsverlof met basistype = BO, BOA, OO, OBE (België) moet er wél een kind worden gevuld. Dit veld is dan ook zichtbaar bij kiezen van deze typen. In Pocket wordt dit veld niet automatisch gevuld, in InSite wel.

Verlofsaldo

In AFAS Pocket zie je de verschillende verlofpotjes (zoals buitengewoon verlof, feesdagenverlof, etc.) in Pocket. Dit zijn de verlofpotjes van het type samengesteld verlof dat je hebt gekoppeld in de instellingen van Pocket (zie de beschrijving hieronder).

Je bepaalt met een filter welke verlofpotjes getoond worden in Pocket. Het type verlof op het tabblad Algemeen wordt hiervoor dus niet meer gebruikt (dit type verlof wordt alleen nog gebruikt voor het boeken van verlof als je géén verlofprofielen gekoppeld hebt).

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf Profit 3 in combinatie met Pocket-versie 2.19 (geplande release in de week van 12 augustus 2024).

De saldi van ouderschapsverlof worden ook getoond in AFAS Pocket. Als je geen filter actief hebt, dan worden de saldi automatisch zichtbaar. Als je wel een filter actief hebt, dan pas je het filter aan volgens onderstaande procedure. In het filter neem je het ouderschapsverlof op.

Een gebruiker kan bij het verlofsaldo snel wisselen tussen jaren in AFAS Pocket. Op deze manier kan de medewerker snel en eenvoudig zien wat het verlofsaldo voor het komende jaar is.

In Pocket worden de verlofpotjes als volgt getoond:

Verlofsaldi inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Selecteer een type verlof in het veld Voorkeur type verlof. Dit veld wordt gebruikt als voorkeur als de Pocket-gebruiker verlof boekt, als je geen verlofprofielen hebt gekoppeld. Als je wel verlofprofielen gebruikt, dan kun je het veld Voorkeur type verlof niet wijzigen.Heb je verlofprofielen gekoppeld, dan selecteert de Pocket-gebruiker het gewenste verlofprofiel. Dit is de aanbevolen werkwijze.
3. Stel een filter in voor het tonen van verlofsaldi (verlofpotjes). Gebruik hiervoor een = filter, zoals in het onderstaande voorbeeld. Je kunt filteren op samengestelde typen verlof, waarbij in Pocket ook de typen verlof uit de samenstelling worden getoond. Daarnaast kun je filteren op typen verlof die buiten de samenstelling vallen, waardoor die ook in Pocket worden getoond.

   

   Als je geen filter instelt, dan worden alle voor de medewerker relevante typen verlof getoond in Pocket. Dit zijn alle typen verlof van de arbeidsvoorwaarde die geldt voor de medewerker.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerkermutatie profielen

Een medewerker kan via Pocket zijn persoonlijke gegevens, adres en bankrekening wijzigen.

Je richt dit in via de aanmaakprofielen voor deze functionaliteit. Als je de profielen koppelt, komt de corresponderende ESS-functionaliteit in Pocket beschikbaar. Als je een bepaald profiel niet koppelt, komt de functionaliteit niet beschikbaar in Pocket. Wil je bijvoorbeeld niet dat medewerkers hun bankrekeningnummer mogen wijzigen in Pocket, dan koppel je het aanmaakprofiel Salarisrekeningwijziging niet.

Inrichten:

1. Richt de gewenste profielen in (je kunt de InSite-profielen gebruiken, of aparte profielen). Het gaat om deze profielen:
   • Aanmaken medewerker adreswijziging
   • Aanmaken medewerker mutatie
   • Aanmaken medewerker salarisrekeningwijziging
2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
3. Autorisatie gebruikers:
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de aanmaakpagina's van de instuurprofielen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Medewerkermutatie profielen.

   Als je het tabblad niet ziet, dan pas je de autorisatie aan.

5. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt per type één profiel koppelen.

Na het inrichten kunnen de gebruikers via 'Mijn gegevens' hun persoonlijke gegevens aanpassen op basis van de profielen.

Verzuim en Ziektemanager

Het is mogelijk om als manager medewerkers ziek en beter te melden in AFAS Pocket.

Verzuim autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikersgroepen.
3. Selecteer een gebruikersgroep.
4. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Verzuim.

Verzuimprofielen koppelen:

Je kunt de verzuimprofielen van InSite ook gebruiken voor Pocket. Het betreft de profielen voor ziekmelden en zwangerschap, zowel voor ESS als MSS. Bepaal in de instellingen van Pocket welke profielen je wilt gebruiken.

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Verzuimprofielen.
2. Klik op Nieuw en koppel de gewenste profielen. Als je dit doet, kun je alleen deze profielen gebruiken in Pocket. Als je geen profielen koppelt, kun je in Pocket alleen standaardziekmeldingen toevoegen.

Ziekte manager inrichten:

Als je niet wilt dat de medewerker zichzelf ziek meldt, dan heb je de mogelijkheid om dit door de manager te laten doen. De manager kan dit als je dit hebt ingericht in de Autorisatie Tool. In AFAS Pocket ziet de manager het menu Ziekte manager. Als de manager deze opent, dan ziet de manager alle medewerker op basis van de filterautorisatie op medewerkers.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud gebruikersgroepen.
3. Selecteer een gebruikersgroep.
4. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Verzuim manager.
5. Sluit de Autorisatie tool.

   De manager krijgt de medewerkers te zien op basis van de filterautorisatie op medewerkers (Filtertype HRM-medewerkers).

Verzuim met attest (België)

Het is mogelijk om als manager medewerkers ziek en beter te melden in AFAS Pocket. Zie ook de toelichting bij de algemene functionaliteit van verzuim in Pocket.

Als je een Belgische licentie hebt, kun je ook het ziekte-attest gebruiken in Pocket. De Pocket gebruiker kan een attest toevoegen en wijzigen, of een nieuw attest toevoegen als een attest verlopen is.

Verzuim inrichten:

1. Richt de verzuimprofielen in. Voor het attest gaat het alleen om ESS-functionaliteit.
2. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
3. Ga naar het tabblad Gebruikersgroep.
4. Selecteer een gebruikersgroep.
5. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Verzuim of Verzuim (België) aan. Het ziekte-attest valt onder Verzuim (België).
6. Sluit de Autorisatie tool.

Familie

Medewerkers kunnen hun eigen familieleden raadplegen via Pocket en nieuwe familieleden aanmaken, wijzigen en verwijderen. Ook kan de medewerker aangeven welke familieleden de contactpersonen in noodgevallen zijn.

Profielen:

1. Voor het aanmaken van familieleden maak je de gewenste aanmaakprofielen aan (je kunt de InSite-aanmaakprofielen voor familie gebruiken).
2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Familieprofielen.
4. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

Autorisatie:

1. Autorisatie gebruikers:
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Aanmaken mijn familielid profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina's van de aanmaakprofielen en de pagina's voor het wijzigen en verwijderen van familielieden. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Autoriseer de volgende onderdelen in de Autorisatie tool.
   • Familie
   • Wie is wie - Noodcontacten

     Activeer dit onderdeel als het mogelijk moet zijn dat medewerkers via Wie is wie de noodcontacten van een collega kunnen raadplegen.

     Het noodcontact kan een andere medewerker zijn. In die situatie is ook de autorisatie op medewerker van kracht. Als een medewerker bijvoorbeeld alleen collega's van zijn eigen organisatorische eenheid kan raadplegen, zullen bij de noodcontacten van de medewerker geen eventuele collega's van andere afdeling getoond worden.

Thuiswerken

Steeds meer medewerkers werken structureel één of meerdere dagen per week thuis. De medewerker kan de thuiswerkdagen vastleggen in Pocket. Het vastleggen van de thuiswerkdagen geeft je inzicht in de bezetting op de afdelingen.

Naast het inzicht in de bezetting heeft het thuiswerken ook financiële gevolgen. De vastlegging van de thuiswerkdagen is gekoppeld aan de juiste vergoeding in de Profit CAO.

Profielen:

1. Voor het aanmaken van thuiswerkdagen maak je de gewenste aanmaakprofielen aan (je kunt de InSite-aanmaakprofielen voor thuiswerkdagen gebruiken).
2. Na het toevoegen of wijzigen van profielen ververs je de configuratie.
3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Thuiswerkdagenprofielen.
4. Klik op Nieuw en vink de gewenste profielen aan. Je kunt hier alleen aanmaakprofielen kiezen.

Autorisatie:

1. Autorisatie gebruikers:
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina Aanmaken mijn thuiswerkdagen profielkeuze ESS. Zo niet, dan verschijnt in Pocket de melding Instuurprofiel niet geautoriseerd.
   • Gebruikers moeten toegang hebben tot de pagina's van de aanmaakprofielen en de pagina's voor het wijzigen en verwijderen van thuiswerkdagen. Voeg de aanmaakpagina's toe aan de juiste functionaliteit(en) via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Autoriseer de volgende onderdelen in de Autorisatie tool.
   • Thuiswerkdagen

Bezetting

Als gebruikers rechten hebben op het bezettingsoverzicht, dan wordt dit getoond in het hoofdmenu van Pocket. Ook kan het bezettingsoverzicht worden getoond bij een verlofaanvraag.

Als het bezettingsoverzicht niet getoond mag worden, trek je de autorisatie in.

Gebruikers autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep.
4. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer het onderdeel Bezetting.