Rapportage Informatie voor Derden inrichten (Iv3-rapportage) (Overheid)

De Iv3-rapportage is een financiële analyse waarmee overheidsorganisaties bij het CBS verantwoorden hoe ze er financieel voorstaan. Deze gegevens zijn onder andere van belang bij de verdeling van het gemeentefonds en het provinciefonds.

De Iv3-rapportage is vanaf nu mogelijk in Profit.

Iv3 (Informatie voor Derden) moet worden aangeleverd door gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen (dit zijn allerlei vormen van samenwerkingsverbanden van gemeenten waaronder waterschappen, veiligheidsregio's). Iv3 bevat gegevens uit de begroting, kwartaalcijfers en jaarrekening.

Om van deze functionaliteit gebruikt maken moet je Rapportage Informatie voor Derden activeren.

Als beheerder kun je definiëren hoe de koppeling eruit ziet met je grootboekrekeningen en kostenplaatsen. Je kunt deze Iv3-indeling ook importeren.

Daarna kun je een volledige Iv3-analyse uit Profit halen. Onze visie is altijd om zaken aan te passen bij de bron. Als er iets niet goed is geboekt pas je dat niet aan in Excel, maar in de administratie, waarna je een nieuwe Iv3-analyse met de wijziging verwerkt.

Rapportage Informatie voor Derden (Iv3) activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Rapportage Informatie voor Derden (Iv3)

Stappen om een activering in te schakelen

Rapportage Informatie voor Derden (Iv3) in administratie instellingen

Je stelt per administratie in welke grondslagen je gaat gebruiken.

Iv3-inrichting in de Administratie-instellingen vastleggen:

1. Open de administratie waarvoor je de Iv3 instellingen wilt vastleggen.
2. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie.
3. Ga naar het tabblad: Iv3-indeling.
4. Selecteer het type overheid.
5. Selecteer de grondslagen voor categorie, taakveld en balans.

   Je kunt Grootboekrekening of Verbijzonderingsas 1, 2, 3, 4, 5 selecteren (mits ingericht op het tabblad Verbijzonderen bij de instellingen in Financieel).

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Iv3-indeling per jaar bij grootboekrekening en verbijzonderingscode vastleggen

Je kunt in de eigenschappen per grootboekrekening en/of verbijzonderingscode per jaar de Iv3-indelingsregels vastleggen om de Iv3-indeling per jaar te kunnen bepalen. Nadat je deze Iv3-indeling hebt toegevoegd kun je de grondslagen voor de Iv3-indeling niet meer wijzigen.

Je kunt de Iv3-indeling per jaar ook importeren via een import of de UpdateConnector Iv3-indeling per jaar.

Iv3-indeling per jaar bij grootboekrekening vastleggen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
3. Ga naar het tabblad: Iv3-indeling.
4. Klik op: Nieuw.

   Deze actie en de velden die je kunt invullen is afhankelijk van de grondslagen voor de Iv3-indeling die je hebt vastgelegd in de administratie instellingen.

   1. Selecteer de administratie bij Administratie.
   2. Vul het jaar in.
   3. Vul het betreffende veld in.

   

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Iv3-indeling per jaar bij verbijzonderingscode (kostenplaats) vastleggen:

1. Ga naar: Financieel / Verbijzondering / Code verbijzondering.
2. Open de eigenschappen van de verbijzonderingscode.
3. Ga naar het tabblad: Iv3-indeling.
4. Klik op: Nieuw.

   Deze actie en de velden die je vervolgens kunt invullen is afhankelijk van de grondslagen voor de Iv3-indeling die je hebt vastgelegd in de administratie instellingen.

   1. Selecteer de administratie bij Administratie.
   2. Vul het jaar in.
   3. Vul het betreffende veld in.

      

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Iv3-analyse uitvoeren en raadplegen

Je voert de Iv3-rapportage als analyse uit in Profit of InSite en daarna raadpleeg je de analyse in Excel.

Bij het uitvoeren van een analyse kun je deze alleen raadplegen. Als je wijzigingen doorvoert in Excel, zal Profit deze niet in de analyse opslaan.

In het Excelbestand worden alle financiële Iv3-getallen op de juiste plaats gevuld. Controleer deze en vul verdere nodige gegevens in. Het vervolgens insturen en verwerken van dit Excelbestand doe je via het CBS. Met de hulpmiddelen die het CBS verstrekt kun je het Excel-bestand omzetten naar een JSON. Verdere informatie kun je bij het CBS opvragen.

Ook is een gegevensverzameling Iv3-indeling en Iv3-indeling per jaar beschikbaar die je kunt gebruiken in getconnectoren, analyses, rapporten en documenten.

Iv3 -analyse uitvoeren en raadplegen in Profit

1. Ga naar: 
   • Algemeen / Uitvoer / Analyse.
   • Financieel / Uitvoer / Analyse
2. Dubbelklik op de analyse:
   • Iv3 Gemeentschappelijke regeling 2024 (Profit)
   • Iv3 Gemeente 2024 (Profit)
   • Iv3 Provincie 2024 (Profit)
3. Selecteer een veld en stel het filter in. Je leest meer over analyse uitvoeren en filter instellen in dit onderwerp.
4. Klik op Voltooien om de analyse te genereren.

Open de analyse op één van de volgende manieren.

Analyse openen met één muisklik op een notificatie

Analyse openen via Profit

Analyse openen via InSite

Let op:

Je opent het bestand altijd op je eigen systeem en daarom wordt het bestand ook lokaal opgeslagen in de map Downloads. Controleer na gebruik of het bestand uit de map Downloads verwijderd is, dit is met name belangrijk bij vertrouwelijke informatie.

Als je de analyse niet kunt openen of als er meldingen optreden, raadpleeg je de voorbereidingen en de veelgestelde vragen.

Toelichting Iv3 Excel-bestand

Vanuit de 4 gegevensverzamelingen zijn de velden voor Taak, Categorie, Balanscode en Type categorie (L of B) toegevoegd en in de draaitabellen gebruikt. De gegevenverzamelingsbladen en de bladen waar de draaitabellen op staan zijn verborgen. Waar deze codes worden ingevuld hangt af van de gekozen inrichting in Profit (Financieel / Beheer / Instellingen administratie).

De bladen 5, 6 en 7 worden volledig gevuld vanuit de verschillende draaitabellen en senario instellingen op tabblad 4.

De overige tabbladen moeten worden gevuld conform de richtlijnen en toelichtingen vanuit het CBS.

Voor blad 5 en 6 zijn 4 draaitabellen beschikbaar. Twee voor de realisatie en twee voor de begroting.Voor blad 7 zijn 2 draaitabellen beschikbaar. 1 vanuit het grootboek en 1 vanuit de verbijzondering.

Iv3-analyse uitvoeren en raadplegen in Insite:

Je kunt de Iv3-analyse ook raadplegen via het InSite.

1. Start InSite.
2. Klik op: Communication Center.

   

3. Open de analyse in het overzicht Mijn te starten analyses.

   

Zie Ook

• Introductie van AFAS ERP software voor gemeentes en provincies