Periodeafsluiting financieel gebruiken
De financiële periodeafsluiting is een belangrijk proces met vaste stappen die je moet afhandelen voor én na het einde van de periode. Denk hierbij aan afletteren tussenrekeningen, onderhanden werk, btw-controles, aansluiten debiteuren/crediteuren, rekening-courantverhoudingen, beoordelen inkoopfacturen etc. Je kunt dit proces in Profit borgen met een periodeafsluiting. Deze bevat een draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten.
De inrichting bestaat uit het samenstellen van een periodeafsluitingsplan, waarin je alle vaste stappen opneemt (draaiboek, auditregels (van de Finance Auditor), workflows en overlopende posten). Op basis hiervan kun je voor elke relevante periode een periodeafsluitingsregel genereren en hiermee ga je aan de slag om de feitelijke periodeafsluiting uit te voeren.
|
Inhoud |
Voorbereiding
Periodeafsluiting aanmaken
Je kunt op basis van het periodeafsluitingsplan voor elke relevante periode een periodeafsluitingsregel aanmaken. Hiermee ga je de feitelijke periodeafsluiting uitvoeren.
Begin tijdig met het aanmaken van een periodeafsluitingsregel. Het periodeafsluitingsplan kan namelijk draaiboektaken bevatten die al voor het begin van de periode moeten starten. Als de eerste draaiboektaak bijvoorbeeld 10 dagen voor het begin van de periode moet starten, dan moet de periodeafsluitingsregel ook 10 dagen voor het begin van de periode bestaan.
Je kunt een periodeafsluitingsregel voor de periode na de laatst aangemaakte periodeafsluitingsregel aanmaken. Per ADMINISTRATIE mogen er maximaal twee periodeafsluitingsregels openstaan. Als er al twee periodeafsluitingsregels openstaan krijg je een foutmelding. Deze kun je oplossen door één van de twee openstaande periodeafsluitingen af te sluiten.
Periodeafsluitingsregel aanmaken:
- Ga naar: Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten.
- Klik op de actie: Periodeafsluiting aanmaken.
- Selecteer het periodeafsluitingsplan, dit bevat onder andere de administratie(s) waarvoor je een periodeafsluiting aanmaakt.
- Bij de eerste periodeafsluitingsregel voor een bepaalde periodeafsluiting vul je ook jaar en periode in. Bij de volgende periodeafsluitingsregel voor deze periodeafsluiting is dit niet nodig, omdat de periodeafsluitingen automatisch op elkaar aansluiten.
Voorbeeld:
Je begint met een nieuwe periodeafsluitingsregel voor de periodeafsluiting EnYoi Internet Services voor periode 2021-01 (januari 2021).
De volgende periodeafsluitingsregel voor de periodeafsluiting EnYoi Internet Services geldt automatisch voor 2021-02 (februari 2021), 2021-03 (maart 2021), etc.
- Klik op: Voltooien.
Per administratie per boekjaar/periode wordt een periodeafsluiting aangemaakt. Je ziet in de weergave de periodeafsluiting(en) staan met de status Open.
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 1. |
Je kunt met een geplande taak zorgen dat Profit automatisch de periodeafsluitingsregel aanmaakt. Daarmee voorkom je vertragingen in het proces en worden de taken en controles op het juiste moment gestart.
Periodeafsluiting uitvoeren
Na het aanmaken van de periodeafsluiting zijn op de verschillende tabbladen de diverse onderdelen zichtbaar en kun je de feitelijke periodeafsluiting uitvoeren. Hierbij ga je de overlopende posten journaliseren, de audit taken beoordelen en oplossen en draaiboektaken afhandelen. In InSite beschik je over een overzichtspagina voor de periodeafsluiting.
Als alle overlopende posten zijn gejournaliseerd, de audit taken opgelost en draaiboektaken afgehandeld kun je de periodeafsluiting afsluiten..
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 1. |
In het Periodeafsluitingsplan kun je in de Draaiboekregels bij een jaartaak nu aangeven in welke periode de taak uitgevoerd moet worden.
Periodeafsluiting uitvoeren/raadplegen in Profit:
- Ga naar: Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten.
Je ziet in de weergave per periodeafsluiting het aantal van de te journaliseren overlopende posten, (nog) te controleren finance auditregels, genegeerde auditregels en openstaande dossieritems.
- Open de periodeafsluitingsregel.
- Ga naar het tabblad: Finance audit-regels om de audit-controleregels die in deze periodeafsluiting zitten te raadplegen. Indien gewenst kun je nog een auditregel toevoegen.
- Ga naar het tabblad: Finance audit-resultaat en genereer de audit via de actie Genereren audit.
Het genereren van de audit gebeurt ook bij aanmaken periodeafsluiting en bij afsluiten periodeafsluiting
- Beoordeel het resultaat van de uitgevoerde auditregels op de gebruikelijke manier met dezelfde acties van de Finance Auditor.
De audits kunnen opgelost of genegeerd worden. Alle genegeerde auditresultaten binnen deze periodeafsluiting zie je terug op het tabblad Genegeerd auditresultaat.
Let op:
Mocht je in de weergave op dit tabblad geen regels zien wissel dan de weergave van Huidige administratie naar Alle administraties.
- Ga naar het tabblad: Draaiboekregels.
Je ziet de draaiboekregels voor deze periodeafsluiting. De geplande taak Genereren draaiboektaken zal automatisch workflowtaken genereren op het tijdstip dat is bepaald in de draaiboekregel.
Bijvoorbeeld:
- Met Nieuw kun je een losse draaiboekregel toevoegen die je alleen voor deze periodeafsluiting wilt gebruiken.
Bij een jaartaak kun je aangeven in welke periode de taak uitgevoerd moet worden. Als je in het veld Cyclus kiest voor Per jaar, dan verschijnt daaronder het veld Periode.
- Met de actie Toevoegen draaiboek kun je nieuwe draaiboekregels van een draaiboek toevoegen. Dit kan handig zijn als je aan het draaiboek regels hebt toegevoegd die nog niet in deze periodeafsluiting zitten, de ontbrekende regels worden dan ook toegevoegd.
- Met de actie Genereren draaiboektaken kun je tussentijds de draaiboektaken genereren en de bijhorende workflows worden gestart.
- Met Nieuw kun je een losse draaiboekregel toevoegen die je alleen voor deze periodeafsluiting wilt gebruiken.
- Ga naar het tabblad: Dossier om te dossieritems en workflow status van de workflows van de draaiboektaken te raadplegen. De workflows zelf lopen via InSite, zie hieronder de procedurebeschrijving hiervan.
- Met Nieuw kun je vanuit hier ook losse dossieritems toevoegen.
- Ga naar het tabblad: Overlopende posten.
Je boekt hier de overlopende posten. Open hiervoor de overlopende post en vul de bedragen in. Bevestig daarna de melding om de overlopende post te journaliseren. Je kunt deze ook achteraf, eventueel meerdere met multiselect, op dit tabblad journaliseren met de actie Genereren journaalposten.
Bij het journaliseren maakt Profit een boeking in de periode die je afsluit en boekt deze tegen in de volgende periode als je het veld Tegenboeken volgende periode aangevinkt.
Bij het tegenboeken van de volgende periode wordt in de laatste periode van een jaar rekening gehouden met correctieperioden. Profit kijkt bij een periodeafsluiting per periode, kwartaal of per half jaar of er een correctieperiode in het huidige boekjaar is voor de boeking, zodat deze boeking netjes binnen het boekjaar blijft.
Voorbeeld Je kunt op dit tabblad ook overlopende posten verwijderen als deze niet van toepassing is in deze periode en je kunt nieuwe aanmaken.
Als je een bijlage wilt koppelen bij de boeking van een overlopende post, dan kun je dat inrichten in de
boekingslay-out van overlopende posten. De bijlage wordt dan opgenomen op het tabblad Dossier van de periodeafsluiting. - Ga naar het tabblad: Financiële mutaties.
Je ziet na het boeken van de overlopende posten op dit tabblad de financiële mutaties (journaalposten). De journaalposten uit overlopende posten zijn niet te wijzigen.
Je kunt nu ook projectboekingen maken bij de overlopende posten. Dit kan alleen, wanneer op de grootboekrekening staat ingesteld dat projectboekingen zijn toegestaan of verplicht zijn.
Controleer in de eigenschappen van de grootboekrekening de instellingen.
- Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening
- Ga naar het tabblad:Extra.
- In het veld Doorboeken Projecten selecteer je Geen Projectboeking, Projectboeking toegestaan of Projectboeking verplicht.
In het Periodeafsluitingsplan is een projectboeking altijd optioneel, ook al is bij de grootboekrekening aangegeven dat de projectboeking verplicht is. Op deze manier is het mogelijk om al een voorkeur vast te leggen, maar waarbij de specificatie vanuit het project pas bekend is bij de overlopende post in de periodeafsluitingsregel.
Bij de Periodeafsluitingsregels is een projectboeking optioneel of verplicht, afhankelijk van de instelling van de grootboekrekening. Bij een periodeafsluitingsregel is een projectboeking dus verplicht, als bij instelling van de grootboekrekening is aangegeven dat de projectboeking verplicht is.
Import overlopende posten
Je kunt overlopende posten ook importeren.
- Ga naar: Financieel / Beheer / Import periodeafsluiting / Import overlopende posten
- Selecteer de import actie je wilt uitvoeren
- Klik op: Volgende.
- Vul de importopties:
- Afhandeling debet/credit: standaard op Debet/credit in aparte kolommen
- Teken debet: vul dit veld, afhankelijk van het veld Afhandeling debet/credit
- Teken credit: vul dit veld, afhankelijk van het veld Afhandeling debet/credit
- Tegenrekening in dezelfde regel
Staat dit veld aan, dan komt het veld Tegenrekening beschikbaar en dupliceert Profit de importregel. Er wordt een extra, nieuwe overlopende postregel toegevoegd.
Periodeafsluiting uitvoeren/raadplegen in InSite:
De geplande taak Genereren draaiboektaken zal automatisch workflows genereren op het juiste moment. Bij elke draaiboektaak is immers aangeven of deze op basis van de begin- of einddatum van de periode moet worden gegenereerd. De werking verschilt niet van andere workflows in InSite.
Gebruik de actie Genereren draaiboektaken in de eigenschappen van de periodeafsluiting op het tabblad Draaiboekregels als je tussentijds workflows wilt genereren.
Je kunt workflows van het type Draaiboektaak (Profit) niet handmatig toevoegen. De workflows moeten altijd worden gegenereerd op basis van een draaiboek of een losse taak bij een sessie.
- Ga naar: InSite
- Ga naar: Mijn taken.
- Open de taak en handel deze af als je de taak hebt uitgevoerd.
In InSite beschik je over een overzichtspagina voor de periodeafsluiting. Hierin kun je alle periodeafsluitingen en de eigenschappen hiervan raadplegen. Uiteraard is hier filterautorisatie voor de administraties van toepassing. Als je niet geautoriseerd bent voor een administratie zie je deze dus niet.
Periodeafsluiting afsluiten
Je sluit de periodeafsluitingsregel af als de taken zijn uitgevoerd, waarbij alle overlopende posten zijn gejournaliseerd, de audit taken opgelost en draaiboektaken afgehandeld. Bij het afsluiten van de periodeafsluiting wordt automatisch de betreffende periode geblokkeerd voor de betreffende administratie(s), zodat er niet meer geboekt kan worden in deze periode.
Periodeafsluiting afsluiten:
- Ga naar: Financieel / Periodeafsluiting / Periode afsluiten.
- Selecteer de periodeafsluitingsregel.
- Klik op de actie: Periodeafsluiting afsluiten.
- Bevestig met Ja.
Je ziet in de weergave dat de periodeafsluiting nu de status Afgesloten heeft.
Je kunt een Periodeafsluitingsregel voor de volgende periode klaarzetten voordat de voorgaande periode is gesloten. Zo kun je alle regels voor het hele jaar tegelijkertijd aanmaken, zodat (draaiboek)taken op tijd kunnen beginnen