Facturen genereren met verzamelfacturen (Ordermanagement)
Bij het automatisch genereren kun je meerdere pakbonnen voor één verkooprelatie verzamelen op één factuur.
Het is vooralsnog niet mogelijk om facturen uit ordermanagement of facturen voor Bakkerijen, te verzamelen op één factuur met regels uit de andere Profit-modules.
De pakbonnen via de integratie met Profit Projecten kunnen wél verzameld worden via de verzamelfacturen-functie in Financieel.
|
Inhoud |
Beschrijving
Je kunt er bij het automatisch factureren voor zorgen dat pakbonnen gecombineerd worden op een factuur. Je krijgt dan een verzamelfactuur (binnen de module ordermanagement).
Let op:
Bij het handmatig toevoegen van een factuur (via Ordermanagement / Verkoopproces / Factuur / Nieuw) kun je geen facturen verzamelen.
Je richt dit in in het verkooprelatieprofiel via Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
Op het tabblad Verzamelen per onderdeel kun je voor het verzamelen bij Verzamelmethode orderman. kiezen uit een aantal manieren voor het verzamelen van de pakbonnen, namelijk:
- Per verkooprelatie
Profit verzamelt alle pakbonnen van een verkooprelatie die voldoen aan de voorwaarden op één factuur zonder rekening te houden met de pakbondatum of periode.
- Factuur op basis van verkooporder
Profit verzamelt de pakbonnen per verkooporder. Bij deelleveringen heb je meerdere pakbonnen, die Profit bij deze optie samen factureert. De factuur komt dan ook pas als alle pakbonnen klaar zijn.
- Factuur per opdrachtnummer/referentie verkooprelatie
- Niet verzamelen
Wat de verzamelperiode betreft kun je bij Verzamelperiode orderman. kiezen uit:
- Standaard
Als je Verzamelen op factuur aan hebt staan, verzamelt Profit alles wat nog niet gefactureerd is.
- Dagfactuur
Profit verzamelt de pakbonnen van een verkooprelatie per dag op één factuur op basis van de pakbondatum. Een verkooprelatie stuurt bijvoorbeeld 3 verkooporders in op één dag en wil dat alle orders van die dag op één factuur komen.
- Weekfactuur
Profit verzamelt de pakbonnen t/m de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.
Let op:
Profit verzamelt de pakbonnen voor de lopende week dus niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan worden de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week, niet meegenomen.
Voorbeeld: 'Verzamelen per week'
Je hebt voor een verkooprelatie pakbonnen aangemaakt. Deze factureert Profit de week erop.
- Dagfactuur hele week
Profit verzamelt de pakbonnen per dag op één factuur tot en met de afgeronde, afgelopen week op basis van de pakbondatum.
Let op:
Pakbonnen voor de lopende week factureert Profit niet, deze worden pas in de volgende week meegenomen. De week loopt altijd van maandag tot en met zondag. Factureer je op woensdag dan factureert Profit de pakbonnen van maandag, dinsdag en woensdag van de lopende week niet.
Voorbeeld: 'Verzamelen dagfactuur hele week'
Je hebt voor een verkooprelatie op verschillende dagen pakbonnen aangemaakt. Op woensdag 28 juli ga je factureren. Profit maakt facturen per dag. De pakbonnen van maandag 27 juli factureert Profit nog niet.
Let op:
De opties bij Verzamelperiode en de opties bij Verzamelmethode staan los van elkaar.
Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur - vooralsnog alleen binnen Ordermanagement.
Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat. Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.
Voorwaarden voor verzamelen op één factuur
Profit verzamelt niet alle pakbonnen/facturen automatisch op ordermanagement of projectfacturen. Ze worden alleen verzameld als ze identiek zijn op alle belangrijke punten.
De te verzamelen pakbonnen/facturen moeten identiek zijn voor wat betreft:
- Verzamelfactuur (bij allemaal aan- of uitgevinkt),
- Administratie
- Factureren aan
- verkooprelatie
- Creditorder (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
- valuta
- valutakoers
- btw-plicht
- dezelfde instelling bij het veld Inclusief btw;
- betaalvoorwaarde
- code centraal factureren (is altijd hetzelfde als je dat niet gebruikt)
- kortingsschaal
- % factuurkorting
- % betalingskorting
- % kredietbeperking
- dagboek factuur
- incasseren (bij allemaal aan- of uitgevinkt)
- bij gebruik van een G-rekening moet het percentage G-rekening overal gelijk zijn;
- % loonsom
- of het bij alle wel, of alle niet om retouren gaat
- dezelfde instelling bij Factureren aan
Als het veld Verzamelfactuur in de kop van de (verkooporder- en) pakbon staat, moet dit aan staan.
Niet verzameld worden (alleen bij bakkerijen):
- centrale facturen
- facturen met combinatiekorting
- EDI-orders.
Let op:
Als je gebruik maakt van EDI-facturering is het niet mogelijk om meerdere pakbonnen op één factuur te verzamelen. De pakbonnen leiden dan altijd één op één tot een factuur. Er wordt in dat geval geen rekening gehouden met de instelling voor het verzamelen van facturen in het verkooprelatieprofiel. Als je hebt aangegeven dat de pakbonnen verzameld moeten worden op één factuur en de oorspronkelijke order is binnengekomen via EDI, worden alleen de pakbonnen die van dezelfde EDI-order afkomstig zijn verzameld op dezelfde factuur.
Facturen verzamelen per week
Bij het automatisch genereren kun je meerdere pakbonnen voor één verkooprelatie die gemaakt zijn in een bepaalde week, verzamelen op één factuur.
Met de verzamelmethode Weekfactuur wordt een controle uitgevoerd op de datum van de pakbonnen. De weekfacturen hebben altijd betrekking op een standaard werkweek (van maandag t/m zondag). Bij het genereren van facturen worden alleen de pakbonnen meegenomen die in een volledige week vóór de systeemdatum liggen.
Voorbeeld:
Op maandag 6 april wordt het factureringsproces uitgevoerd.
De pakbonnen van de week van maandag 30 maart tot en met zondag 5 april beschouwt Profit als factureerbaar. Pakbonnen van 6 april worden in dit geval nog niet gefactureerd, deze pakbonnen komen pas op 13 april in aanmerking voor facturering.
Voorbeeld: pakbon met oudere datum:
Tijdens facturering van 6 april vindt Profit een pakbon van 20 maart, deze pakbon wordt nu niet meegenomen in het factureringsproces. Profit genereert voor deze pakbon een aparte factuur, namelijk een aanvullende weekfactuur voor de week van 18 tot en met 24 maart.
Facturen van één week per verkooprelatie verzamelen instellen in het verkooprelatieprofiel:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
- Voeg een nieuw verkooprelatieprofiel toe.
Of open de eigenschappen van een bestaand verkooprelatieprofiel en ga naar het tabblad Verzamelen per onderdeel.
- Selecteer bij Verzamelmethode orderman. de optie Per verkooprelatie.
- Selecteer bij Verzamelperiode orderman. de optie Weekfactuur.
- Vink Verzamelen op factuur aan.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Voltooi, als je nu een nieuw verkooprelatieprofiel toevoegt, de wizard.
Pakbonnen van één order verzamelen op factuur
Bij het automatisch genereren van facturen kun je meerdere pakbonnen die gemaakt zijn voor dezelfde verkooporder, laten verzamelen op één factuur. Er worden bij deze instelling, Factuur op basis van verkooporder, ook geen pakbonregels van een andere order van die verkooprelatie op de factuur getoond.
Profit genereert de factuur op het moment dat de verkooporder de status Geleverd of Handmatig afgehandeld heeft.
Voorbeeld:
Je kunt bijvoorbeeld een tekort aan voorraad hebben waardoor een verkooporder in meerdere keren uitgeleverd wordt. Je kunt dan toch de verschillende leveringen in één keer factureren.
Profit genereert bij deze instelling de factuur dus niet bij de status Deellevering. Profit zoekt naar de verkooporder en gaat alle onderliggende pakbonnen verzamelen op een factuur. Als nog niet alle pakbonnen zijn gegenereerd maakt Profit de factuur dus nog niet. Dan krijg je bij het automatisch genereren van facturen wel de pakbon in de wizard te zien, maar geen factuur hiervan, na genereren. Als dit niet gewenst is of vragen oplevert kun je beter Per verkooprelatie selecteren als verzamelmethode voor ordermanagementfacturen in het verkooprelatieprofiel. Daarbij verzamelt Profit de facturen ook als de verkooporder de status Deellevering heeft.
Pakbonnen van één verkooporder verzamelen op factuur instellen:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
- Voeg een nieuw verkooprelatieprofiel toe.
Of open de eigenschappen van een bestaand verkooprelatieprofiel en ga naar het tabblad Verzamelen per onderdeel.
- Selecteer bij Verzamelmethode orderman. de optie Factuur op basis van verkooporder.
- Vink Verzamelen op factuur aan.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Voltooi, als je nu een nieuw verkooprelatieprofiel toevoegt, de wizard.
Facturen en pakbonnen verzamelen per project
Bij het automatisch genereren heb je de mogelijkheid meerdere pakbonnen/facturen voor één verkooprelatie te verzamelen per project. Deze verzamelmethode per project is alleen relevant als je werkt met integratie van Projecten met Ordermanagement, waarbij je voor- of nacalculatieregels vastlegt in Profit Projecten en factureert via Profit Ordermanagement. Ook bij abonnementsfacturen in het projectdossier is dit van belang.
Facturen en pakbonnen verzamelen per project:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
- Voeg een nieuw verkooprelatieprofiel toe.
Of open de eigenschappen van een bestaand verkooprelatieprofiel
- Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.
- Vink Verzamelen op factuur aan.
Nu wordt ook het veld voor het verzamelen per project actief.
- Vink Verzamelen per project aan.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
- Voltooi, als je nu een nieuw verkooprelatieprofiel toevoegt, de wizard.
Zie ook