Project toevoegen
In een project vind je alle belangrijke onderdelen die bij een project komen kijken. Zoals: bestede uren, verkoopprijzen, uitgevoerde werkzaamheden, debiteur, voorcalculatie, betrokken team, etc. In de nacalculatie boek je de werkelijke kosten, waaronder de verbruikte uren. Ook die kun je via het project raadplegen.
Uiteindelijk zorgt een project voor informatie over kosten, bestede uren en opbrengsten. Alle projecten samen bieden je inzicht in het verloop van de werkzaamheden en je financiële situatie.
Project toevoegen:
- Ga naar:
- Projecten / Project / Project.
- Projecten / Project / Projectgroep, open de eigenschappen van een projectgroep, tabblad Projecten.
- CRM /Organisatie/persoon / Verkooprelatie, open de eigenschappen van de verkooprelatie, tabblad Projecten.
Ook via een forecast kun je een project toevoegen.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer een projectprofiel als je dit project wilt baseren op een projectprofiel.
Als het projectprofiel aanvullende gegevens bevat met fasen, voorcalculatie en/of factuurtermijnen, dan raadpleeg of wijzig je deze projectgegevens na het voltooien van de wizard.
- Klik op: Volgende.
- Vul de velden in.
- Selecteer het hoofdproject als dit project dat je toevoegt een deelproject is en wilt koppelen aan het hoofdproject.
- Selecteer de administratie van het project bij Administratie.
Profit neemt de administratie van de geselecteerde projectgroep over naar dit project, als de administratie bij de projectgroep is ingevuld. Op het project kun je afwijken van de administratie van de projectgroep.
Je mag de administratie wijzigen van een project, ook als er al nacalculatieregels op geboekt zijn. Behalve als OHW integratie in de instellingen aan staat dan mag je de administratie niet meer wijzigen als er op dat project is geboekt.
Je kunt een voorkeurwaarde instellen op het veld Administratie van een project met projectprofielen of veldinstellingen, zodat Profit deze voorkeurwaarde automatisch voorstelt als je een nieuw project aanmaakt.
- Selecteer bij Contactgegevens de verkooprelatie en eventueel de contactpersoon als je dit project voor een verkooprelatie toevoegt.
Je kunt eventueel alleen de organisatie selecteren als je daar nog geen verkooprelatie van hebt gemaakt. Een volledige verkooprelatie maken heeft de voorkeur omdat je dit nodig hebt bij het factureren.
- Vul evt. een Afwijkend OIN-nummer vast in het project als je één overheidsorganisatie als debiteur hebt met verschillende onderdelen die een ander OIN-nummer hebben. (Het OIN-nummer is het Overheidsidentificatienummer waarmee een overheidsorganisatie wordt geïdentificeerd bij het uitwisselen van berichten op basis van een Digikoppeling. Dit nummer moet worden opgenomen in het gebruikte PKIoverheid-certificaat. Je legt het OIN-nummer vast bij de Debiteur).
Let op:
Als je in een project gebruikmaakt van termijnfacturering en je wijzigt de verkooprelatie als er nog niet gefactureerde termijnen aanwezig zijn, dan krijg je de volgende melding: Er zijn niet gefactureerde termijnen voor het project. Wil je de verkooprelatie in deze termijnen wijzigen? Klik op Ja als je de debiteur wilt wijzigen. Dit heeft geen gevolgen voor de valuta van de aanneemsom en in de termijnen.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer eventueel bij Team een algemeen team als je aan dit project een team wilt koppelen.
Je kunt hier alleen een bestaand algemeen team selecteren. Als je een specifiek team wilt, voor één project, dan selecteer je een interne of externe projectleider. Profit maakt daarvan dan een specifiek team voor dit project. Ook kun je naderhand nog een specifiek team toevoegen via de eigenschappen van een project.
- Vink Nacalculatie boeken alleen toestaan voor teamleden aan als je wilt dat alleen teamleden kunnen boeken op dit project.
Profit neemt de gegevens bij Interne projectleider en Externe projectleider over uit de gegevens van het team als je een team hebt geselecteerd.
Als je geen team koppelt, dan kun je Interne projectleider en Externe projectleider invullen.
- Klik op: Volgende.
- Vul eventueel een waarde in bij Datum gereed planning en Werkelijke datum gereed.
Je kunt geen uren/kosten op het project boeken op de datum vóór de Begindatum en na de Werkelijke datum gereed.
- Klik op: Volgende.
- Vink Termijnfacturen aan als je bij dit project gebruikt wilt maken van termijnfacturering. Je kunt dit veld alleen aanvinken als Doorbelasten is aangevinkt.
Als je dit project baseert op een projectprofiel waaraan factuurtermijnen zijn gekoppeld, dan neemt Profit de termijnfacturen over als het veld Termijnfacturen is aangevinkt. Profit gebruikt de vastgelegde aanneemsom bij het voltooien van de wizard om in de factuurtermijnregels het bedrag te kunnen bepalen:
- Als je de aanneemsom invult, dan neemt Profit de factuurtermijnen over met de aanwezige percentages en herberekende bedragen (op basis van aanneemsom) op de factuurtermijnregels.
- Als je de aanneemsom niet invult, dan neemt Profit de factuurtermijnen over zonder bedragen. In dit geval bevatten de factuurtermijnen alleen de omschrijvingen van de termijnen.
- Selecteer eventueel een andere valuta. De aanneemsom wordt in de basisvaluta uitgerekend via de dagkoers van vandaag (systeemdatum). Dit geldt ook voor wijziging van de valuta in de boekingslay-out van de factuurtermijnen.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer eventueel een waarde bij de velden voor het verzamelen van de factuur.
- Vink Uitsluiten van verzamelfactuur aan als je de facturen van het project niet wilt laten opnemen in de verzamelfactuur over alle modules heen, maar apart factureren dus.
Voor meer informatie, zie beschrijving van de velden bij project instellen voor facturering en verzamelfactuur.
- Vink Prijzen v. def. voorcalc/onderh via project aan als je via de voorcalculatie projectprijzen wilt toevoegen.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer eventueel een rapport bij de verschillende facturen.
- Klik op: Volgende.
- Voeg eventueel een opmerking toe.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer een afbeelding, als je een afbeelding voor het project heeft.
- Klik op: Voltooien.
Zie ook