Delegatie aanmaken/intrekken bij medewerker (Delegatiemodel)

Je koppelt de delegaties per medewerker en hiervoor krijgt de medewerker "rechten" op bepaalde workflows t.a.v. medewerkers die onder een bepaalde organisatorische eenheid vallen.

Je koppelt de delegaties onder de medewerker/functieregel, dus de delegatie geldt vanaf de begindatum t/m de (eventuele) einddatum van de functieregel. Mocht er later een nieuwe functieregel ontstaan, dan worden veel gegevens van de oude functieregel automatisch gekopieerd. Dit geldt ook voor de delegaties van de functieregel.

Profit

Je kunt bij elke medewerker een delegatie aanmaken of verwijderen.

Delegatie aanmaken:

1. Ga naar HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open een medewerker, tabblad Functie.
3. Open de functie, tabblad Delegatie.
4. Voeg de delegatieregels toe.

   Elke delegatieregel bevat een delegatie en een organisatorische eenheid waarvoor deze geldt.

   Met een delegatie neemt een medewerker een takenpakket van een leidinggevende over, kijk daarom altijd wat de organisatorische eenheid is van de leidinggevende. Deze moet je koppelen in de delegatieregel bij de medewerker.

   In het veld Delegatie verantwoordelijke selecteer je de medewerker die verantwoordelijk is voor de delegatie en die de delegatie mag intrekken.

   Een manager kan delegaties op de eigen organisatorische eenheid altijd intrekken (via InSite). Een manager die de delegatie verantwoordelijke is van een delegatie, kan de delegatie ook intrekken (ook als manager van een andere organisatorische eenheid).

   Voorbeeld:

   Cas de Graaf is Manager Opleidingen. Hij mag delegaties op deze organisatorische eenheid intrekken. Delegaties op een andere organisatorische eenheid, zoals Consultancy, kan hij niet intrekken.

   Aan Monica Bello is een Delegatie toegekend op de organisatorische eenheid Consultancy. Cas de Graaf is aangesteld als Delegatie verantwoordelijke. Hierdoor kan Cas deze delegatie intrekken, alhoewel hij niet de manager is van Consultancy.

Delegatie verwijderen:

Hiervoor heb je de volgende mogelijkheden. Door het verwijderen van de delegatie wordt ook de (automatisch toegekende) autorisatie ingetrokken. Let op dat je zelf eventueel handmatig toegekende autorisatie weer intrekt.

• Verwijder de delegatie uit de functieregel.
• Is er sprake van een functieregel die gemuteerd wordt op basis van contract? Voeg dan een nieuwe contractregel toe nadat je de delegatie hebt verwijderd uit de functieregel.

InSite

Een leidinggevende kan voor zijn eigen organisatorische eenheid een delegatie aanmaken of intrekken. Voor het toevoegen of intrekken van een delegatie wordt een workflow gestart.

Delegatie aanmaken:

1. Ga naar de pagina Delegatie profielkeuze.
2. Als er meerdere profielen zijn, selecteer je het profiel. Als er maar één profiel is, wordt deze stap overgeslagen.
3. Klik op de medewerker voor wie je een delegatie wilt aanmaken op je eigen organisatorische eenheid. Je ziet alle medewerkers, filterautorisatie is niet van toepassing.
4. Selecteer de delegatie.

   

5. Selecteer de Delegatie verantwoordelijke, zie de uitleg hierboven.

Delegatie intrekken:

1. Ga naar de pagina Delegatie intrekken delegatiekeuze.
2. Als er meerdere profielen zijn, selecteer je het profiel. Als er maar één profiel is, wordt deze stap overgeslagen.

   Klik op de delegatie die je wilt intrekken. Je ziet delegaties van je eigen organisatorische eenheid en delegaties waarbij je de delegatieverantwoordelijke bent.

Het intrekken van een delegatie kan nu ook gevolgen hebben voor toekomstige delegaties. Als je een lopende delegatie intrekt terwijl er een toekomstige functieregel is met een combinatie van dezelfde delegatie + organisatorische eenheid, dan wordt deze delegatie ook in de toekomstige functieregel verwijderd.

Je hebt meer mogelijkheden om delegaties in te trekken. Je ziet namelijk als leidinggevende alle delegaties die onder je verantwoording vallen:

• Een leidinggevende ziet alle delegaties van zijn eigen medewerkers. Dit zijn medewerkers die volgens het organigram onder hem vallen, dus medewerkers op onderliggende organisatorische eenheden.
• Een leidinggevende ziet alle delegaties die aanwezig zijn op onderliggende organisatorische eenheden.

Delegaties raadplegen

Er zijn verschillende manieren om vastgelegde delegaties te raadplegen.

Profit:

• Je ziet alle delegaties in HRM / Medewerker / Overzicht / Delegatie.
• Je kunt de delegaties zichtbaar maken in het organigram.

• Je ziet de delegaties ook in het organigram in de eigenschappen van een organisatorische eenheid of medewerker.

InSite:

• Je ziet de delegaties van een medewerker op de medewerker stamkaart, op het pagina-onderdeel Medewerker delegaties.
• Je ziet je eigen delegaties op je medewerkers stamkaart (ESS), als hierop het onderdeel Mijn delegaties is geplaatst.
• Je ziet alle lopende delegaties van alle medewerkers op het overzicht Delegaties (ongeautoriseerd).

De nieuwe pagina Delegatieportaal is gericht op leidinggevenden die delegaties aanmaken en intrekken en die inzicht willen hebben in lopende delegaties. De overzichten worden onder de afbeelding toegelicht.

• Delegaties van mijn medewerkers

  Een leidinggevende ziet alle medewerkers die op basis van het organigram onder zijn verantwoording vallen EN die een lopende delegatie hebben. Dit kan een lopende delegatie zijn op een onderliggende organisatorische eenheid of op een organisatorische eenheid op een andere plek in het organigram. Met dit overzicht kan de leidinggevende dus van zijn eigen medewerkers zien of ze een extra takenpakket hebben op basis van delegaties.

  Dit zijn medewerkers op de organigramlaag van de leidinggevende en alle onderliggende organigramlagen.

• Delegaties op mijn organisatorische eenheden

  Een leidinggevende ziet alle de lopende delegaties die op basis van het organigram onder zijn verantwoording vallen. Dit zijn lopende delegaties op zijn eigen organisatorische eenheid of onderliggende organisatorische eenheden. Met dit overzicht kan de leidinggevende dus zien welke workflows ten aanzien van zijn eigen medewerkers kunnen worden afgehandeld op basis van delegaties.

Met de term 'leidinggevende' wordt bedoeld, een medewerker die zich op een organisatorische eenheid bevindt op basis van zijn functie of formatieverdeling. Hierbij wordt ook rekening gehouden met meerdere dienstverbanden. Als een leidinggevende door meerdere dienstverbanden dus op meerdere organisatorische eenheden werkt, zie je dit ook terug in de overzichten.

De bovenstaande portalpagina is gebaseerd op het onderstaande organigram.

• Beatrijs Boot is ingelogd en ziet delegaties de delegaties van haar eigen medewerkers, namelijk Boris de Jong, Jean Verplancke en Viola de Lier. Jean is haar directe collega op dezelfde organisatorische eenheid en Boris en Viola vallen ook onder haar.
• Beatrijs ziet bij de delegaties op haar organisatorische eenheden Viola en Gerard. Viola valt ook onder Beatrijs, Gerard niet. Toch wordt ook Gerard getoond, want het gaat hier om delegaties op organisatorische eenheden waarvoor Beatrijs verantwoordelijk is.