Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen

Je krijgt deze melding bij het verwerken van een declaratie in de Declaratiecockpit.

Oorzaak

Deze melding krijg je als de medewerker geen geldig contract heeft in de periode waarin de declaratie valt. Je krijgt de melding ook als het veld Soort medewerker in het contract van de medewerker een verkeerde waarde heeft. De melding komt vaak als je bezig bent met de jaarovergang Flex en je verwerkt een correctie van een voorgaand jaar in het nieuwe jaar.

Oplossing

Er zijn meerdere oplossingen mogelijk, afhankelijk van de situatie:

• Medewerker is nog in dienst
  Als de datum uit dienst niet is gevuld bij de medewerker, voeg je een nieuw contract toe.
• Medewerker is uit dienst gemeld
  Als de datum uit dienst wel is gevuld, voeg je bij de medewerker een nabetalingscontract toe. Gaat het om grote aantallen medewerkers, dan kun je de contracten importeren via HRM / Beheer / Import medewerker mutatie / Contract. Meer informatie lees je in het artikel Nabetaling na uitdiensttreding. Je kunt er ook voor kiezen de declaratie in het voorgaande jaar te verwerken. Meer informatie lees je in het artikel Hoe verloon ik correcties tijdens de jaarovergang?.

  Bij de jaarovergang wil je ervoor zorgen dat uren en/of correctie over het voorgaande jaar in de juiste periode worden meegenomen. Dit zorgt voor correcte loonstroken en jaaropgaven en is daarnaast veel duidelijker voor de medewerker.

  Je kunt correcties over het voorgaande jaar via een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan verwerken. Dit salarisverwerkingsplan kun je tegelijkertijd open hebben met een salarisverwerkingsplan in het actuele jaar. In het salarisverwerkingsplan van het actuele jaar geef je aan of je de declaraties over het voorgaande jaar wilt verwerken in het jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan of dat je ze wilt doorschuiven naar het actuele jaar. Hiermee verstrek je ook de loonstroken over de perioden van het voorgaande jaar.

  Procedure verwerken en accorderen

  Als je in periode 1 van het nieuwe jaar correcties hebt die je wilt verwerken in een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan van vorig jaar, dan verwerk en accordeer je deze ook nadat je de eerste periode van het nieuwe jaar hebt verwerkt en geaccordeerd.

  Dit proces herhaal je voor iedere volgende periode en aanvullende jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

  Voorbeeld:

  Voor onderstaande drie voorbeelden geldt: het actuele salarisverwerkingsplan heeft bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan.

  Na verwerken en accorderen van periode 1 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-1).

  Na verwerken en accorderen van periode 2 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-2).

  Na verwerken en accorderen van periode 3 2024 - je verwerkt ook het eerste jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan van vorig jaar (52-3).

  Enz.

  Declaraties meenemen of niet meenemen in dit salarisverwerkingsplan

  Bij declaratieverloning is het mogelijk om (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar door te schuiven naar het nieuwe jaar of te verlonen in een jaaroverschrijdende salarisverwerking.

  In de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan heb je op het tabblad Declaratieverloning bij Declaraties verlonen in de keuze uit:

  • Nog te bepalen (standaard waarde)
  • Dit salarisverwerkingsplan

    Je selecteert deze keuze als je vanaf een bepaalde periode (correctie) declaraties uit het voorgaande jaar wilt meenemen in de verwerking van het nieuwe jaar. De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het actuele jaar.

    Houd hier rekening mee:

    • De periode declaratie heeft betrekking op het voorgaande jaar. De datum van de nacalculatie bepaalt de kostprijs.
    • De Payroll periode waar deze declaraties allemaal in verwerkt worden is periode 1 van het actuele jaar.
    • De verwerkingsperiode is de actuele periode van het actuele jaar.
    • Declaraties uit het voorgaande jaar worden in dit salarisverwerkingsplan verwerkt met de wet en regelgeving van het huidige jaar.
  • Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan

    Je selecteert deze keuze als je de declaraties op het voorgaande jaar wilt verwerken in een jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan. Je maakt dan ook een apart jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan aan.

    Voorbeeld:

    Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2023?

    Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Jaaroverschrijdende salarisverwerkingsplan.

    En voeg een jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan toe voor het jaar 2023.

    Wil je de declaratie verwerken in het jaar 2024?

    Selecteer in het actuele salarisverwerkingsplan bij Declaraties verlonen in de waarde Dit salarisverwerkingsplan.

    De declaratie wordt dan doorgeschoven naar week 1 van het jaar 2024.

  Actueel contract

  In een jaar waarin je een medewerker verloont, moet de medewerker altijd een contract hebben. Bij correcties op een voorgaand jaar is er altijd een contract aanwezig. Als voor een medewerker in het actuele jaar geen contract aanwezig is, dan komt er bij declaratieverloning de volgende melding: 'Deze medewerker heeft geen geldig contract om deze declaratie te kunnen verlonen.'

  Meer informatie hierover, lees je hier.

  • Is de medewerker opnieuw indienst gemeld bij een andere werkgever dan kunnen declaraties alleen verwerkt worden via een Jaaroverschrijdend salarisverwerkingsplan voor het jaar waarop de declaratie betrekking heeft.

  Boekstukdatum

  Als bij declaratieverloning het salarisverwerkingsplan aan onderstaande eisen voldoet, dan kun je het veld Boekstukdatum wijzigen in de eigenschappen van het salarisverwerkingsplan:

  • Het gaat om een jaaroverschrijdende correctie.
  • Het salarisverwerkingsplan is nog niet geaccordeerd.
  • Het veld Omzet gejournaliseerd mag niet aan staan bij de verwerkte declaraties van dit salarisverwerkingsplan.

    Let op:

    Pas de boekstukdatum niet zomaar aan. Vul je de verkeerde datum, dan heeft dit als gevolg dat de bedragen in de verkeerde financiële periode worden geboekt.

  Reserveringen tijdens de jaarovergang

  De werking van het opbouwen, uitbetalen, overhevelen en herwaarderen van reserveringen is bij de jaarovergang niet anders dan gebruikelijk.

  In Profit wordt het saldo van de reserveringen jaaronafhankelijk bijgehouden. Als het uurloon in het nieuwe jaar wijzigt, dan worden de reserveringen in uren automatisch geherwaardeerd bij de eerstvolgende declaratie.

• Het veld Soort medewerker heeft een verkeerde waarde
  Controleer in het contract van de medewerker welke waarde in het veld Soort medewerker staat. Dit moet één van deze waarden zijn: Personeelslid, Ondernemer - met salaris, Stagiair - met salaris/stagevergoeding. Profit verloont alleen deze soorten medewerkers.