Medewerker contract wijzigen

Met deze muterende workflow ben je als manager in staat om de contractwijziging voor je medewerker vast te leggen. Daarna wordt er bij het genereren van het document Wijzigen contract workflowmutatie een document aangemaakt, dat digitaal ondertekend wordt door de leidinggevende en de medewerker.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden zes statussen gebruikt: Beoordelen, ter ondertekening, Ondertekend, Akkoord, Afgekeurd en Opnieuw beoordelen. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status Personeelsadministratie.

Hieronder zie je per actie of taak de inrichting of mogelijke inrichting:

• Actie: Akkoord, genereer de Overeenkomst:

  Voor deze actie koppel je het document rechts in het menu Bijlage. Vink hiervoor Document als bijlage genereren aan en koppel daarna het document.

  Je ziet dat alleen de workflowdocumenten gekoppeld kunnen worden die behoort bij deze mutatie. Dit geeft gelijk aan dat als je een eigen document wilt bouwen voor jouw organisatie, je dus het correcte basisdocument moet kopiëren. De reden dat dit zo werkt, is omdat we het document genereren op de mutatie van de workflow. Deze technische tabel is per mutatieworkflow uniek.

• Taak: Controleer de arbeidsovereenkomst

  Rechts in het menu Dossieritem vink je voor deze taak Dossieritem aanpassen aan. Vink hierna Bijlage aanpassen aan. Dit zorgt ervoor dat je het Word-document kunt bewerken (middels het potloodje). Bedenk dus goed wie je deze rechten geeft. Hier kun je heel simpel een persoonlijke noot toevoegen. Waarmee je de brief persoonlijker kunt maken!

• Actie: Document akkoord voor ondertekening

  Voor deze actie vink je rechts in het menu Bijlage het veld Alle DOCX- bijlage converteren naar PDF aan. Hiermee worden alle DOCX-bijlagen in één PDF gebundeld. Na deze conversie is aanpassing van het document niet meer mogelijk. Het is wel mogelijk om te gaan controleren en eventueel te gaan ondertekenen.

• Speciale actie: Akkoord & ondertekenen

  Laat je document digitaal ondertekenen in de muterende workflow, nog voor de mutatie wordt doorgevoerd in Profit. Nog een controlestap én direct dossiervorming. Meer informatie hierover, vind je hier.

  Digitaal ondertekenen is een optie. Je kunt het document genereren in de workflow ook gebruiken zonder deze digitaal te ondertekenen.

• Speciale actie: (Conditioneel) Mutatie registeren

  Bij deze laatste stap in de workflow wordt de medewerker geregistreerd in Profit.

  Meer informatie hierover, vind je hier.

• Speciale actie: Niet akkoord (= Afkeuren contracverlening)

  Rechts in het menu Opties selecteer je bij het veld Reactie geven de waarde Verplicht in InSite. Hierdoor zorg je er voor dat de beoordelaar die hem terugkrijgt weet waarom de workflow is afgekeurd.

• Taak: Aanpassen (die volgt op de speciale actie Afkeuren)

  Rechts in het menu Dossieritem vink je voor deze taak Dossieritem aanpassen aan. Vink hierna Bijlage aanpassen aan. Dit zorgt ervoor dat je gegenereerde bijlagen kunt verwijderen. Denk aan een getekende PDF. Is het document nog een Word-document, hoef je het document niet te verwijderen. De vervolgstap zorgt ervoor dat het document wordt herzien.

  Let op: Aanvullende inrichting buiten de workflow:

  • Het is belangrijk dat in de eigenschappen van het beoordelingsprofiel het veld Aanpassen bij beoordelen toegestaan niet is aangevinkt. Als dit veld is aangevinkt, kan de mutatie oneindig aangepast worden terwijl het document niet meer gewijzigd wordt.
  • Zorg ervoor dat in de gekoppelde context van het aanmaakprofiel het veld Bijlage zichtbaar is. Hierdoor kun je een bijlage verwijderen in de taak Aanpassen na de speciale actie Afkeuren.
• Speciale actie: Opnieuw insturen

Voor deze actie selecteer je rechts in het menu Vervolg de taak Taak Beoordelen bij het veld Vervolgtaak. Dit zorgt ervoor dat het document opnieuw gegeneerd wordt en je de stappen weer gaat vervolgen zoals gewenst.

Condities

Er worden taken conditioneel afgehandeld. Als het document niet akkoord is kun je het aanpassen, na de aanpassing wordt deze automatisch opnieuw aangeboden voor een beoordeling. Na de handtekening van de medewerker wordt de mutatie automatisch doorgevoerd in profit.

Speciale acties

Er zijn enkele speciale acties: Opnieuw insturen contractwijziging, Registreren contractwijziging en Afkeuren contractwijziging. Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.

Voor de speciale actie Ondertekende bijlage(n) verwijderen geldt het volgende: Als het ondertekende document niet akkoord is. Kun je het getekende document (de bijlage) verwijderen. Na deze speciale actie gaat deze opnieuw het beoordeelproces in en wordt het document opnieuw gegenereerd. Zorg ervoor dat de vervolgtaak naar Aanpassen mutatie gaat, waar het document opnieuw wordt gegenereerd!

Waarom welke stappen?

De workflow komt langs personeelszaken om de registratie te controleren. Doordat de medewerker of de leidinggevende zelf de gegevens invoert is er bewust voor gekozen om na akkoord door de personeelsadministratie geen bevestiging meer te vragen.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Geen.