Digitaal ondertekenen

Met de AFAS Signing Service kun je documenten digitaal ondertekenen via de workflow. AFAS maakt hierbij gebruik van een eSeal-certificaat in combinatie met een beveiligd proces en een zogenaamde 'Hardware Security Module' (HSM), waardoor een rechtsgeldige, digitale handtekening ontstaat.

Let op:

Op de AFAS Klantportal vind je een toelichting op de juridische onderbouwing.

Dit is een snelle en trefzekere manier om je digitale documenten voorzien zijn van een rechtsgeldige digitale handtekening die een grote bewijskracht biedt. Elke digitale handtekening wordt opgenomen in het digitale document en dit document wordt vervolgens digitaal verzegeld. Als een digitaal ondertekend document op welke wijze dan ook gewijzigd wordt, wordt het zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.

Inhoud

Beschrijving

Voorbeelden van documenten die je digitaal kunt ondertekenen:

  • Arbeidscontract, leasecontract auto, geheimhoudingsbeding, Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), loonbelastingverklaring.
  • Offerte en order
  • Adviesdocument en vaststellingsovereenkomst.
  • Verhuurcontract

Voorwaarden:

  • Je kunt documenten alleen digitaal ondertekenen via de workflow (de workflow moet hiervoor ingericht zijn).
  • Je kunt alleen DOCX- en PDF-documenten digitaal ondertekenen. Dit kunnen documenten zijn die via Profit gegenereerd worden, of externe documenten.
  • Versleutelde (encrypted) documenten kunnen niet digitaal ondertekend worden.

Ondertekenproces

Het ondertekenproces begint met het insturen van een dossieritem met bijlagen. Alleen DOCX- of PDF-bijlagen kunnen digitaal worden ondertekend, maar het dossieritem kan ook andere bijlagen bevatten. Als je een DOCX-document digitaal ondertekent, wordt dit vervangen door een PDF-document. Het DOCX-document vervalt.

Het dossieritem komt bij de eerste ondertekenaar terecht en deze bepaalt welke bijlagen ondertekend moeten worden. De eerste ondertekenaar ondertekent de bijlagen. Hierdoor worden de bijlagen voorzien van een digitale 'stempel' die de gegevens van de ondertekenaar, het tijdstip, de wijze van ondertekenen, etc. bevat. Vervolgens gaat de workflow door naar de tweede ondertekenaar die de documenten ook weer kan ondertekenen en de workflow weer kan doorzetten. De tweede ondertekenaar kan niet bepalen welke documenten ondertekend moeten worden, dit kan alleen de eerste ondertekenaar doen.

Medewerkers ondertekenen documenten via InSite of AFAS Pocket en contactpersonen ondertekenen documenten via OutSite. Bij ondertekening ontvangt de ondertekenaar een SMS-code om over te nemen in InSite. Bij elke geldige handtekening worden de relevante documenten bijgewerkt en er wordt ook een log-file bijgehouden met alle handelingen.

Let op:

De bovenstaande afbeelding is een voorbeeld van een ondertekenproces waarbij een medewerker en een externe partij betrokken zijn. Je kunt je eigen ondertekenproces via de workfloweditor zelf inrichten.

Bijvoorbeeld: Bij een geheimhoudingsovereenkomst met een medewerker verloopt het hele proces via InSite. Je hebt twee ondertekenaars, een manager PZ en de betrokken medewerker. Maar een ondertekenproces met meer dan twee ondertekenaars is ook mogelijk. Je bepaalt het allemaal zelf in de workflow editor.

Weergave handtekening

Standaard staat de handtekening bovenaan op de eerste pagina van het PDF-document. De beheerder kan echter een andere positie voor de handtekening kiezen. De handtekening kan op de eerste of laatste pagina van het PDF-document staan. Ook de plaats op de pagina bepaal je zelf. Deze positie geldt voor de hele Profit-omgeving.

Telefoonnummers

Bij het digitaal ondertekenen worden SMS-berichten gebruikt, de telefoonnummers hiervoor moeten correct in Profit zijn vastgelegd bij de persoon. Profit gebruikt het eerste geldige/bruikbare telefoonnummer, de andere telefoonnummers worden niet gebruikt.

  1. Mobiel werk
  2. Mobiel privé
  3. Telefoonnr. werk
  4. Telefoonnr. privé

Bij ondertekening via InSite wordt het telefoonnummer als volgt getoond in de logging: +3161234**** (hiermee wordt voorkomen dat het telefoonnummer van bijvoorbeeld managers of directieleden bekend word, terwijl dit niet gewenst is). Bij ondertekening via OutSite wordt wel het volledige telefoonnummer getoond. Als je volledig inzicht wil hebben in de gebruikte telefoonnummers, neem je contact op met AFAS.

Veelgestelde vragen

Werkwijze