Registratie van digitale handtekeningen

Je ondertekent de bijlagen bij een dossieritem via de workflow. Na afloop van dit proces bevat het dossieritem van elk ondertekend document de meest recente versie met alle digitale handtekeningen. Je kunt de handtekeningen altijd raadplegen door een document te openen. Daarnaast worden alle ondertekenacties gelogd in het document SignServiceLog.pdf en ook dit document wordt bij als bijlage bij het dossieritem opgeslagen.

Digitaal ondertekende documenten worden - vanaf het moment dat de eerste digitale handtekening van kracht is - verzegeld opgeslagen. Als een digitaal ondertekend document gewijzigd wordt, wordt het zegel verbroken en vervalt de digitale handtekening. Dit is direct inzichtelijk voor diegene die het document kan raadplegen.

Digitaal ondertekende documenten raadplegen via InSite of OutSite:

1. Open het dossieritem met de digitaal ondertekende documenten.

   Je ziet de ondertekende documenten (altijd in PDF-formaat) en het log-document SignServiceLog.pdf.

   

2. In een digitaal ondertekend document zie je bovenaan de zogenaamde 'stempels' van alle handtekeningen.

   De beheerder kan de positie van de handtekening zelf bepalen. De handtekening kan op de eerste of laatste pagina van het PDF-document staan. Ook de plaats op de pagina bepaal je zelf. Deze positie geldt voor de hele Profit-omgeving.

   

3. Als je het document opent in Adobe Reader zie je een apart paneel met detailinformatie over de digitale ondertekening. Niet alle PDF-leesprogramma's ondersteunen het tonen van deze informatie.
4. In het document SignServiceLog.pdf zie je de volledige 'audit trail' van het ondertekenproces.

   

5. In Adobe Reader zie je de handtekeningen ook in het paneel Digitale handtekening.

   

Dossieritem raadplegen via Profit:

1. Open het dossieritem.
2. Op het tabblad Bijlage zie je alle bijlagen, inclusief het log-bestand.
3. Op het tabblad Workflowhistorie zie je de uitgevoerde workflowacties.