Werkbon inrichten
Voordat je werkbonnen kunt gebruiken, moet je dit onderdeel inrichten.
|
Inhoud |
Activering
Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.
Naam van de in te schakelen activering:
- Werkbon
Stappen om een activering in te schakelen
Autorisatie
Voordat je de werkbon kunt gebruiken, moet je dit eerst autoriseren. Als je de standaard gebruikersgroepen gebruikt, zijn deze onderdelen geautoriseerd voor Profit en InSite.
Autorisatie inrichten:
Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de te autoriseren groep.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
- Projecten / Werkbon / Werkbon
- Projecten / Beheer / Import project / Werkbon
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- De autorisatie van tabbladen en acties van Project / Project / Project geldt ook voor werkbonnen.
- Bij Project / Project / Project autoriseer je het tabblad Werkbon.
- Autoriseer ook de tabbladen bij Project / Werkbon.
- Ga naar het tabblad: InSite.
- Autoriseer de juiste autorisatierol, bijvoorbeeld de meegeleverde autorisatierol Werkbonnen (Profit). Als je deze autorisatierol niet wilt gebruiken, maak je zelf een autorisatierol met de autorisatierol Werkbonnen (Profit) als uitgangspunt.
Autorisatie Pocket inrichten:
- Activeer het onderdeel werkbonnen bij de juiste gebruikersgroepen.
- Richt de autorisatie per team in.
Zie verder: Autorisatie Pocket
Workflow en dossier
Je kunt een workflow gebruiken voor nieuwe werkbonnen in InSite. Richt dan de workflow in en koppel deze in elk projectprofiel dat je gebruikt voor werkbonnen.
Workflow werkbon inrichten:
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Open het type dossieritem Werkbon (Profit), typenummer -137, en richt de workflow in.
Dossiervorming per werkbon inrichten:
Bij het afhandelen van een werkbon via Pocket kan een medewerker direct een nieuw dossieritem aanmaken. Hierbij kan de medewerker kiezen uit dossieritems met de bestemming werkbon. Schakel deze bestemming in bij de gewenste dossieritems.
- Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
- Open het type dossieritem dat de medewerker mag aanmaken vanuit de werkbon.
- Ga naar het tabblad: Bestemming extra.
- Schakel de bestemming Project in.
Dossiervorming via AFAS Pocket inrichten:
Een medewerker kan in Pocket een werkbon openen en een dossieritem op de werkbon insturen. Hiervoor moet je de bovenstaande stappen volgen.
Voor AFAS Pocket zijn er aanvullende stappen om een type dossieritem beschikbaar te stellen, namelijk het aanmaken van een profiel en het profiel koppelen in de instellingen van AFAS Pocket. Zie verder Dossier in AFAS Pocket inrichten.
Projectprofiel
Een projectprofiel bepaalt de velden die je bij een werkbon kunt vullen en de workflow. Voor werkbonnen gebruik je projectprofielen van het type Werkbon. Je kunt projectprofielen gebruiken in Profit, InSite én Pocket.
Bij het aanmaken van een nieuwe werkbon begin je altijd met de keuze voor een profiel. Je voegt zelf profielen toe voor specifieke werkzaamheden, zoals regulier onderhoud, reparaties, controles, etc.
In de stappen hieronder zie je hoe je projectprofielen aanmaakt en voor InSite en Pocket beschikbaar stelt.
Projectprofiel toevoegen:
- Ga naar: Projecten / Beheer / Inrichting / Projectprofiel.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer Werkbon bij Type project.
- Selecteer de workflow en de contexten.
Let op:
Het aanmaken en wijzigingen van werkbonnen in InSite loopt via de workflow, als je een workflow koppelt. Selecteer dan ook een context voor het beoordelen via de workflow.
In Profit en Pocket wordt de workflow niet gebruikt bij het aanmaken en wijzigen van werkbonnen. De workflow die je gekoppeld hebt en de context Workflow van het projectprofiel worden genegeerd in Profit en Pocket.
Voor het gebruik van contexten, zie Contexten bij projectprofielen.
Als een veld zichtbaar is o.b.v. de context, wordt dit op een tabblad in Pocket getoond. Raadpleeg
deze tabel om te zien op welk Pocket-tabblad een veld getoond wordt.
Pagina's autoriseren voor InSite:
Bij elk nieuw projectprofiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's, controleer of deze correct geautoriseerd zijn. Als je bepaalde profielen niet in InSite wilt gebruiken, zorg er via de autorisatie voor dat deze niet bereikbaar zijn.
- Controleer in Algemeen / In & OutSite / Pagina, eigenschappen pagina, tabblad Pagina-autorisatie of de pagina's correct geautoriseerd zijn.
- Controleer in InSite of de pagina-onderdelen, waar de velden uit de context van het projectprofiel op staan, wel zijn toegevoegd op de Aanmaken-pagina. De context werkt namelijk pas als de schermsturing de velden kan vullen (ook al zijn ze onzichtbaar gemaakt en weg-geautoriseerd).
Pagina's inschaken voor Pocket:
In Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen, tabblad Projectprofielen bepaal je welke projectprofielen in Pocket gebruikt mogen. Zie verder Projecten en werkbonnen inrichten in Pocket.
AFAS Pocket
Deze pagina bevat alleen onderdelen ten aanzien van werkbonnen. Dit is een aanvulling op de inrichting van Projecten in Pocket.
Je regelt in de inrichting o.a. welke werkbonnen bij de Pocket-gebruiker in beeld komen. Dit is van de volgende zaken afhankelijk:
- Filterautorisatie op project, deze geldt ook voor werkbonnen.
- De gebruiker ziet alleen werkbonnen van teams waarvan hij lid is.
- De gebruiker ziet alleen werkbonnen op basis van de gekoppelde weergave, zie de uitleg hieronder.
Pocket inrichten:
- Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
- Ga naar het tabblad: Projectprofielen.
- Koppel de projectprofielen voor werkbonnen, alleen deze projectprofielen kunnen gebruikt worden bij het aanmaken van een nieuwe werkbon in Pocket.
- Ga naar het tabblad Projectinstellingen.
- Koppel een weergave voor werkbonnen.
Let op:
Je kunt een eigen weergave maken. In een weergave in Pocket wordt het projectnummer/werkbonnummer altijd getoond, gevolgd door de eerste vier velden van de weergave. Het is wel mogelijk om te zoeken o.b.v. de overige velden in de weergave. De performance is beter als je het aantal velden in de weergaven beperkt.
In deze weergave kun je filteren op de status van een werkbon. Dit is een goede manier om alleen bepaalde werkbonnen te tonen in Pocket, bijvoorbeeld alleen werkbonnen met de status Realisatie.
Je kunt de statussen van werkbonnen raadplegen via Projecten / Beheer / Inrichting / Projectstatus. Deze functie toont statussen van projecten en van werkbonnen. Filter in de weergave op Type project = Werkbon om alleen de werkbonstatussen te zien.
Je kunt geen statussen voor werkbonnen toevoegen. Als je een nieuwe status toevoegt, wordt dit altijd een projectstatus, deze kun je niet gebruiken voor werkbonnen.
Handtekening tonen op factuur:
Bij het gereedmelden via Pocket kun je een handtekening (laten) zetten, deze kan op de factuur worden afgedrukt. Om dit te bereiken pas je de factuurlay-out aan en plaats je het veld Handtekening1 op de factuurlay-out.
Import werkbonnen
Je kunt werkbonnen ook importeren.
Zie ook:
OHW bij werkbonnen
Je kunt OHW-methode 1 'Op basis van Gereed project' gebruiken voor werkbonnen.
Dit gebruik je bijvoorbeeld als je projecten al helemaal hebt ingericht voor OHW en je wilt ook werkbonnen nog op de balans zien. Dit is niet verplicht, werkbonnen zijn kortlopend en hoeven niet op de balans.
Bij het toevoegen van een werkbon via Profit, import, UpdateConnector en InSite staat de OHW-methode standaard uit (0 - Geen OHW) als je niets instelt. In je projectprofielen met de contexten 'Werkbon (Profit)' en 'Workflowcontext werkbon (Profit)' kun je bij het veld Methode onderhanden werk hier van afwijken, voor Profit, InSite en Pocket. Let op: Andere methodes dan methode 1 zijn instelbaar in de context maar werken niet in de werkbon.
Stel in je imports en UpdateConnector voor werkbonnen de waarde 1 in voor het veld Methode onderhanden werk, als je geen 0 (Geen OHW) wilt. In de Management tool kun je dit veld niet instellen.
|
Direct naar |