Offerte workflow

Met deze muterende workflow kun je offertes bij een forecast intern laten beoordelen en extern door de klant, de contactpersoon van de verkooprelatie. Na akkoord door de klant en digitale ondertekening kan de offerte afgehandeld worden en de voorcalculatie definitief worden gemaakt.

Het type dossieritem is Offerte (Profit) (-134).

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden drie statussen gebruikt: In behandeling, Goedgekeurd en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status In behandeling. Het is mogelijk om de status van de forecast te updaten vanuit een workflow actie door een waarde toe te kennen.

Bij de actie Ter beoordeling klant is het berichtsjabloon Workflowtaak: Beoordelen offerte (Profit) gekoppeld.

De statustabel Status offerte wordt gebruikt in deze workflow.

Condities

De workflow wordt conditioneel afgehandeld waarbij voor het afhandelen wordt bepaald of een forecast wel of niet aanwezig is. Als forecast/voorcalculatie aanwezig is dan handel je de worfklow af en kun je de voorcalculatie definitief maken.

Speciale acties

Er zijn drie speciale acties te gebruiken. Bijlage(n) ondertekenen, Voorcalculatie definitief maken en Wijzig resultaat forecast. Deze laatste biedt de mogelijkheid tot afsluiten van forecast met een resultaat, reden en datum.

Waarom welke stappen?

De workflow Offerte gaat langs een beoordelaar, deze kan de offerte goedkeuren of terugsturen naar de verantwoordelijke. Bij terug naar verantwoordelijke kan de verantwoordelijke de offerte aanpassen en dan opnieuw insturen of laten vervallen. Bij vervallen wijzigt de status van de offerte van in behandeling naar afgekeurd.

Bij goedkeuren wordt de offerte gemaild naar de klant ter beoordeling, dit is naar de contactpersoon van de verkooprelatie. Deze kan vervolgens de offerte goedkeuren of afkeuren. Bij afkeuren door klant kan de verantwoordelijke de offerte aanpassen en vervolgens laten vervallen of opnieuw laten beoordelen door de klant. Bij goedkeuren en ondertekening door de klant wordt de offerte definitief gemaakt en kan de voorcalculatie definitief worden gemaakt.