Sales Automation inrichten

Met Sales Automation leg je, via forecasts, verwachtingen vast van toekomstige verkopen en daardoor ook van de omzet. Leg ook de contactmomenten vast en richt signalen in om een vaste werkwijze van het salesproces te gebruiken. Ook kun je snel een offerte uitbrengen op basis van een voorcalculatie.

Dit ga je inrichten

Je richt forecasts in een vaste volgorde in. Je start met de autorisatie voor Sales Automation. Daarna activeer je de InSite-pagina’s voor forecasts. Vervolgens vul je de vrije tabellen en leg je forecaststatussen vast. Daarna richt je profielen en workflows in voor het aanmaken en beoordelen van forecasts. Tot slot richt je contactmomenten, signalen en de acties op de forecastpagina in.

Je gaat de inrichting uitbreiden met offertes, voorcalculaties en nacalculatie op forecasts. Deze onderdelen verbind je de forecast met vervolgprocessen in Profit. Als laatste stap zorg je dat de forecasts ook beschikbaar zijn in AFAS Pocket.

Stap 1: Forecast autoriseren

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens. In een template-omgeving wordt dit geautoriseerd uitgeleverd. Controleer de autorisatie.

Autorisatie inrichten:

Hieronder zie je welke onderdelen je autoriseert voor de applicatiebeheerder, zodat de applicatiebeheerder de inrichting kan doen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de te autoriseren groep.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • CRM / Sales Automation / Forecast
   • CRM / Sales Automation / Forecasthistorie
   • CRM / Sales Automation / Inrichting / Forecaststatus
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Zoek op 'forecast' en autoriseer de tabbladen en acties.

   

Stap 2: Forecast activeren InSite

Je kunt forecasts aanmaken en raadplegen via InSite. Via de pagina Mijn forecasts kan een medewerker alleen forecasts zien waarvoor hij zelf verantwoordelijk is. Ook kun je een overzichtpagina met alle forecasts toevoegen. In een template-omgeving worden deze pagina's standaard geactiveerd uitgeleverd.

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

• Forecasts

Type pagina activeren

Stap 3: Vrije tabellen vullen

Je voegt in deze vrije tabellen je eigen gegevens toe. Per vrije tabel bepaal je of gebruikers, tijdens het onderhouden van forecasts, de vrije tabel verder mogen uitbreiden.

Met Profit worden diverse vrije tabellen meegeleverd. Deze tabellen zijn al (gedeeltelijk) gevuld, maar je kunt zelf extra waarden aan deze tabellen toevoegen.

Voor dit onderdeel onderhoud je de volgende vrije tabel(len):

• Forecastgroep

  Indeling van forecasts in groepen, bijvoorbeeld op basis van omzetgrootte, branche/sector, productfamilie, etc. Je kunt eenvoudig filteren op deze tabel zodat je bijvoorbeeld snel een specifieke verkoopactie naar de juiste groep kunt mailen.

• Concurrent

  Door de concurren(ten) bij de forecasts vast te leggen krijg je inzicht in welke orders zij scoren, zodat je hier de strategie op kunt aanpassen.

• Actie bij contactmoment forecast

  Tijdens het vastleggen van het contactmoment geef je aan welke actie er is ondernomen. Je hebt bijvoorbeeld de contactpersoon gesproken of gemaild.

• Reden scoren forecast

  Bij het sluiten van de forecast geef je aan met welke reden de forecast wel of niet is gescoord. Zo heb je inzicht waar je wel of niet sterk in bent als organisatie.

 Vrije tabellen aanvullen

Stap 4: Forecaststatus vastleggen

De forecaststatus geeft aan in welk stadium een forecast zich bevindt, bijvoorbeeld Begin traject, Offerte uitgebracht, Akkoord volgt deze maand, etc.

Forecaststatus inrichten:

1. Ga naar: CRM / Sales Automation / Inrichting / Forecaststatus.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het veld Code in.
4. Vul de omschrijving in.
5. Vul Scoringskans in met een percentage.

   Het is mogelijk om het scoringspercentage leeg te laten. Dan kun je in een forecast na het selecteren van de status ook nog een scoringskans invullen.

6. Selecteer een kleur.
7. Vul het veld Volgnummer in.

   Je geeft een volgnummer op voor het tonen en wijzigen van de forecaststatus in InSite.

8. Selecteer een waarde bij Resultaat.

   Bij het wijzigen van de forecaststatus, wijzigt het resultaat van de forecast mee als dit veld gevuld is. Wanneer je een status wijzigt waarbij dit veld niet gevuld is, dan wijzigt Resultaat niet.

   

9. Klik op: Voltooien.

Stap 5: Profiel inrichten

Gebruik profielen om het aanmaken en beoordelen van forecasts te sturen. Je kunt verschillende profielen maken voor verschillende typen salestrajecten. Profit levert een standaardprofiel mee.

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Forecast bij Type.

   De velden Type en Soort zijn automatisch gevuld.

4. Klik op: Voltooien.
5. Open de eigenschappen van het profiel.
6. Richt de context Forecast in.
7. Bepaal welke velden gebruikers invullen bij het aanmaken.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 6: Contactmoment op forecast inrichten

Je legt contactmomenten met prospects vast op de forecast in InSite om het verkoopproces goed te volgen. Je kunt verschillende workflows en profielen gebruiken voor verschillende typen contactmomenten, zoals een gespreksverslag of terugbelverzoek. Een signaal voegt automatisch een dossieritem toe van het type Contactmoment forecast. Dit dossieritem start de workflow voor opvolging naar de forecastverantwoordelijke. Controleer eerst de workflow om daarna de profielen in te richten voor het vastleggen van contactmomenten.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Contactmoment forecast (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. Open een meegeleverde workflow om deze te bekijken of maak een nieuwe workflow aan gebaseerd op de standaard workflows:
   • Contactmoment forecast (Profit)
   • Contactmoment met AI
   • Volgend contactmoment (Profit)

Profiel inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Open de bestaande profielen voor Contactmoment forecast of voeg een nieuwe toe via de knop Nieuw.
3. Loop de volgende velden na in het aanmaakprofiel voor contactmoment forecast:
   1. Workflow
   2. Beoordelingsprofiel
   3. Profiel signaal contactmoment

      Je selecteert het profiel waarmee je het volgende contactmoment via de workflow wilt vastleggen vanuit het signaal.

   4. De context voor Contactmoment forecast en Forecast

      Je richt de contexten in voor het contactmoment en de forecast.

4. Klik op: Opslaan en sluiten.
5. Loop de volgende velden na in het beoordelingsprofiel voor contactmoment forecast:
   1. Aanpassen bij beoordelen toegestaan
   2. De context voor Contactmoment forecast en Forecast
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 7: Signalen inrichten

Je kunt signalen inrichten op contactmoment en op andere aspecten van forecasts. Gebruik de meegeleverde signalen als basis, dan kun je snel aan de slag.

Stap 8: Bron vastleggen

Het brongegeven is de aanleiding waardoor je met de klant in contact bent gekomen, zoals reclame in print media, reclame via internet, sponsorschap, cold calling, etc. Door de bron vast te leggen bij een forecast, kun je kijken welke promotieactiviteiten het meest effectief zijn.

Bron vastleggen:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Brongegevens.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul het veld Bron.
4. Vul de omschrijving in.
5. Klik op: Voltooien.

Stap 9: Offerte op forecast inrichten

Je kunt een offerte opstellen op basis van de voorcalculatie bij een forecast en deze beoordelen en verstrekken via een workflow.

Type pagina activeren:

De functionaliteit van dit onderdeel kan alleen gebruikt worden als je het corresponderende type pagina activeert in de eigenschappen van de site. Je bepaalt per site of je de functionaliteit gebruikt of niet.

Naam van het te activeren type pagina:

• Offertes

Type pagina activeren

Autorisatie:

Gebruikers/contactpersonen moeten geautoriseerd zijn voor de volgende functionaliteiten.

• Offerte (InSite)
• Offertedocument (OutSite)

Workflow inrichten:

Via de workflow kun je de offerte intern beoordelen en dan naar de klant sturen. Dit laatste kan op twee manieren:

• De workflow gaat naar de contactpersoon naar de klant. De klant moet hiervoor toegang hebben tot de OutSite-portal van je organisatie. De klant kan de offerte digitaal ondertekenen en weer terugzetten. Deze oplossing is geïmplementeerd in de meegeleverde workflow.
• Je stuurt de klant een e-mailbericht met het offertedocument/-rapport. Deze oplossing is niet geïmplementeerd in de meegeleverde workflow.

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Offerte (Profit).
3. Richt de workflow in. Je kunt de standaardworkflow niet wijzigen, wel kun je deze kopiëren en de kopie aanpassen.

Speciale acties:

• Voorcalculatie definitief maken (niet bij de activering Bouw)
• Wijzigen resultaat forecast:
• De gebruiker kan de forecast afsluiten met resultaat, reden en datum.

InSite-pagina Forecast aanpassen:

Er zijn drie acties beschikbaar op de pagina. Als deze acties niet op de pagina staan, voeg je deze toe:

• Aanmaken voorcalculatie, deze moet verwijzen naar Selecteren boekingslay-out voorcalculatie forecast.
• Opstellen offerte, deze moet verwijzen naar Offerte InSite (Profit) Forecast.
• Aanmaken contactmoment, deze moet verwijzen naar Aanmaken contactmoment forecast.

Een makkelijke manier om deze acties in beeld te krijgen is teruggaan naar de AFAS-versie van de pagina.

Boekingslay-out instellen:

De boekingslay-out Offerte InSite (Profit) wordt standaard meegeleverd. Je kunt deze kopiëren en aanpassen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Maak een kopie van de boekingslay-out Offerte InSite (Profit).
3. Richt de boekingslay-out in.
4. Ga naar het tabblad Algemene instellingen.
   • Offertedocument

     Bepaal of je document aanmaakt op basis van een document of rapport.

   • Workflow

     Selecteer de workflow die je wilt gebruiken voor het beoordelen en verstrekken van de opgestelde offerte.

5. Door het kopiëren van de boekingslay-out ontstaan twee nieuwe InSite-pagina's die je moet autoriseren, namelijk [naam] Forecast en [naam] Voorcalculatie.

   Voorbeeld:

   Je hebt de boekingslay-out Offerte EnYoi toegevoegd.

   Hierdoor ontstaan de InSite-pagina's Offerte EnYoi Forecast en Offerte EnYoi Voorcalculatie.

6. Na het kopiëren van de boekingslay-out moet je de bijbehorende InSite-pagina ook koppelen op de Tonen-pagina van een forecast, aan de knop Opstellen offerte (of voeg deze knop toe).

Rapport of document inrichten:

In de boekingslay-out heb je bepaald of je een document of rapport wilt gebruiken.

• Je kunt het document Document Dossier offerte (Profit) kopiëren en de kopie aanpassen via Algemeen / Uitvoer / Beheer / Document.
• Rapport Voorcalculatie - Offerte (Profit)

Stap 10: Pocket inrichten

Je kunt de salesmedewerkers toegang geven tot forecasts in AFAS Pocket. De gebruiker opent eigen forecasts of alle forecasts, bekijkt KPI's en legt contactmomenten of dossieritems vast. Om dit in te richten, autoriseer je eerst de gebruikers en stel je de profielen en weergaven in.

Forecast in Pocket autoriseren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep die je wilt autoriseren.
3. Ga naar het tabblad: Pocket.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer Sales-forecast.
6. Klik op: Selecteren.
7. Sluit de autorisatie tool af en start de omgeving opnieuw op.

Forecast in Pocket instellen:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Forecastinstellingen.

   Hier kun je de weergaven voor Mijn forecasts en Alle forecasts selecteren. Je ziet een voorbeeld via de knop Toon.

3. Ga naar het tabblad: Forecastprofielen.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer het profiel voor het aanmaken contactmoment.
6. Klik op: Voltooien.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.