Documenten inrichten (Documentgenerator)

Profit kan automatisch documenten/brieven genereren, o.a. bij het aanmaken van dossieritems of als stap in de workflow. Je kunt hierbij denken aan een arbeidscontract, contractverlening, leaseauto-overeenkomst, geheimhoudingsovereenkomst, etc. Als je de workflow gebruikt, kun je deze documenten omzetten naar PDF en digitaal ondertekenen.

Een aan te maken document/brief is altijd gebaseerd op een documentlay-out, deze moet je zelf inrichten. De documentlay-out bevat verwijzingen naar velden in Profit, zodat je een document/brief met de juiste gegevens kunt genereren. Je kunt je eigen documentlay-outs toevoegen en zo een 'bibliotheek' maken voor documenten/brieven die je vaak moet genereren.

Het genereren van een Word-document gebeurt op de servers van AFAS Online, hiervoor heb je het PCC niet nodig. Voor het aanpassen van een Word-bijlage bij een dossieritem heb je het PCC wel nodig. Het aanpassen van een Word-document is niet altijd mogelijk, dit is afhankelijk van het type dossieritem dan wel de workflow.

Alle mogelijkheden

Let op:

Bij de inrichting begin je met het opzetten van je document. De eerste stap is het kopiëren van een meegeleverde documentlay-out. Niet elke documentlay-out is geschikt voor elke methode. Als je een documentlay-out gekopieerd hebt, test dan eerst of je de gewenste samenvoegdocumenten kunt genereren, voordat je het document verder opstelt en opmaakt.

In de onderstaande tabel zie je alle manieren waarop je een samenvoegdocument kunt aanmaken. Als je een document aanmaakt, dan wordt dit direct opgeslagen als dossieritem. Dit geldt voor alle methoden die in de tabel staan, behalve voor de eerste methode (documenten genereren via uitvoerfunctie).

Een ander belangrijk onderscheid:

• Document zelf kiezen

  Je kiest zelf welk document je wilt genereren, dit is alleen mogelijk bij de eerste twee methoden (documenten genereren via de uitvoerfunctie en document genereren via dossieritem (uitgaande post)). Als je een flinke bibliotheek met benodigde documenten hebt opgebouwd, dan is dit een snelle methode om een willekeurig document te genereren.

• Document is gekoppeld in de inrichting

  De documentlay-out is gekoppeld in de inrichting van type dossieritem, profiel, workflow of muterende workflow). Hierdoor genereert Profit de documenten altijd automatisch met de juiste gegevens, bijvoorbeeld de gegevens van een organisatie of medewerker. De gebruiker heeft hier geen invloed op, wel kan de gebruiker de documenten eventueel nog wijzigen of verwijderen (als dit toegestaan is). Door deze opzet kun je het genereren van documenten verder automatiseren en je medewerkers ontzorgen.

Extra mogelijkheden

Je hebt de volgende extra mogelijkheden als een dossieritem in een workflow zit. Deze mogelijkheden moeten in de workflow editor ingericht zijn, dan kun je ze tijdens het uitvoeren van de workflow gebruiken.

• Word-documenten omzetten naar een PDF-bestand.
• Word-documenten, PDF-bestanden en andere bestanden e-mailen. Er ontstaat één e-mail met de bestanden als bijlage.
• Word-documenten en PDF-bestanden digitaal ondertekenen.

Voorbereiding

• PCC installeren

  Het PCC moet gekoppeld zijn aan de omgeving waarin je de Documentgenerator wilt gebruiken.

  De app connector AFAS Temporary Office Access moet gedeblokkeerd zijn.

• Ondersteuning Microsoft Word controleren

  Op je werkstation of terminal server moet een ondersteunde versie van Microsoft Word geïnstalleerd zijn.

• Instellingen in Word controleren
• Documenten autoriseren

Werkwijze

Hieronder zie je de onderwerpen voor de basisinrichting van documentlay-outs. Voor specifieke toepassingen kunnen extra aandachtspunten gelden. Kijk in de bovenstaande tabel welke situatie voor jou geldt en check de betreffende helppagina.

• Documentlay-out aanmaken, bewerken en opslaan
• Gegevensverzameling documentlay-out gebruiken
• Documentlay-out die in gebruik is deblokkeren

Zie ook

• Onderwijsdocumenten
• Verzuimdocumenten
• Documenlay-out verwijderen of blokkeren
• Documentlay-out exporteren naar andere omgeving en daar importeren